Specjalista/specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań.
Osoba zajmująca stanowisko wykonuje czynności o charakterze:
- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,
- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.
Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin
na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej.

Praca na stanowisku wiąże się z: permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatelki/obywatele, przedsiębiorstwa) oraz z wysiłkiem fizyczym.

Na stanowisku pracy jest dostęp do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska opisane jest pod adresem

• Prowadzi ewidencję komputerową pism przychodzących i wychodzących, zgodnie z rzeczowym wykazem akt.
• Nadzoruje komputerowe stanowisko zastrzeżone oraz prowadzi rejestr spraw zastrzeżonych.
• Sporządza kserokopie i ewidencjonuje korespondencję przekazywaną poza Biuro PRM.
• Współpracuje z Kancelarią Ogólną KPRM, w celu przekazywania wysłanej korespondencji oraz przyjmowania korespondencji jawnej i zastrzeżonej dla zapewnienia właściwego obiegu dokumentów.
• Rozdziela korespondencję zgodnie z dekretacją oraz udostępnia pracownikom Biura PRM przedakta spraw.
• Przechowuje akta spraw załatwionych, zakłada teczki aktowe i przekazuje je do Archiwum RM.
• Udziela pracownikom Kancelarii, ministerstw i urzędów centralnych oraz innym interesantom informacji w ramach posiadanego upoważnienia.
• Przygotowuje do przekazania Kancelarii Ogólnej KPRM przesyłki za potwierdzeniem odbioru oraz kurierskie.

WYMAGANIA:

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych w zakresie obsługi kancelaryjnej
• Wiedza z zakresu: organizacji i funkcjonowania administracji publicznej, w szczególności ustawy o służbie cywilnej
• Posiadanie umiejętności z zakresu: pakietu Microsoft Office (Word, Excel)
• Posiadanie kompetencji miękkich: organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, orientacja na klienta/interesanta, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, rzetelność, współpraca, kreatywność, komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe magisterskie
• doświadczenia zawodowego
• Znajomość programu komputerowego do elektronicznego obiegu dokumentów EZD oraz obsługi kancelaryjnej korespondencji niejawnej
• Znajomość języka angielskiego na poziomie odpowiadającym B1

OFERUJEMY:

• Ruchomy czas rozpoczęcia pracy pomiędzy 7.00 a 9.30
• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna)
• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• „Trzynaste” wynagrodzenie
• Nagrody za szczególne osiągnięcia na zasadach określonych w ustawie o służbie cywilnej
• Nagrody jubileuszowe na zasadach określonych w ustawie o służbie cywilnej
• Dodatki zadaniowe na zasadach określonych w ustawie o służbie cywilnej
• Dodatki służby cywilnej na zasadach określonych w ustawie o służbie cywilnej
• Odprawy emerytalne/rentowe na zasadach określonych w ustawie o służbie cywilnej
• Możliwość rozwoju i współpracy z ekspertami
• Bogaty pakiet szkoleń, możliwość refundacji kosztów nauki języka, studiów
• Dofinansowanie do zajęć sportowo-rekreacyjnych lub kart sportowych
• Dofinansowanie do biletów na wydarzenia kulturalne
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dofinansowanie do przedszkola
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Dofinansowanie do szczepień ochronnych
• Zniżki na wypoczynek w ośrodkach wypoczynkowych
• Możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny, oraz grupowego ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Możliwość skorzystania z niskooprocentowanej pożyczki
• Wsparcie finansowe w trudnej sytuacji życiowej
• Możliwość angażowania się w organizowane akcje wolontariackie
• Biblioteka Rządowa
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Stołówka pracownicza, automaty z ciepłymi/zimnymi napojami, automat z przekąskami
• Bankomat
• Strefa aktywności i strefa relaksu
• Dobra lokalizacja
• Dobra/przyjazna atmosfera pracy