starszy inspektor/starsza inspektorka

Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

starszy inspektor/starsza inspektorka do spraw kancelaryjnych i organizacyjno-kadrowych w Delegaturze w Chełmie w Biurze Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu

20-914 Lublin ul. Spokojna 4

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• zapewnia właściwe funkcjonowanie sekretariatu. Przyjmuje i rejestruje w systemie EZD korespondencję wpływającą do Delegatury, przedkłada Dyrektorowi Delegatury w celu jej dekretacji i podpisania złożonych pism. Doręcza poszczególnym stanowiskom pracy korespondencję zgodnie z dekretacją Dyrektora w systemie EZD oraz wysyła korespondencję przygotowaną przez pracowników Delegatury, w celu zapewnienia jej ewidencji oraz prawidłowego obiegu dokumentów. Prowadzi kalendarz spotkań i narad służbowych Dyrektora oraz wyjść służbowych. Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne do Dyrektora, jak też do pracowników Delegatury, udziela informacji interesantom, zarówno w zakresie organizacji pracy Delegatury, jak też kieruje do odpowiednich stanowisk merytorycznych Delegatury, w celu zapewnienia właściwej obsługi klienta w Delegaturze,
• prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników Delegatury (praca zdalna, urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, bezpłatne, szkoleniowe oraz związane z rodzicielstwem, delegacje, wyjścia w celu załatwienia spraw osobistych i ich odpracowywanie, przebywanie pracowników na terenie Delegatury poza obowiązującymi godzinami pracy), sporządza i weryfikuje listy obecności oraz wylicza efektywny czas pracy. W zakresie spraw kadrowych współdziała z Biurem Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu i innymi komórkami Urzędu (sprawy osobowe pracowników, sprawy socjalne pracowników oraz emerytów). W zakresie bhp wydaje skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne pracownikom Delegatury, prowadzi ewidencję w tym zakresie – w celu zapewnienia realizacji ustawowych zadań pracodawcy względem zatrudnionych pracowników,
• prowadzi sprawy organizacyjne Delegatury – sporządza informacje i analizy, współdziała w sprawach organizacyjnych z Wydziałami Urzędu w celu zapewnienia prawidłowego procesu komunikacji wewnętrznej pomiędzy Urzędem w Lublinie a Delegaturą,
• prowadzi sprawy związane z organizacją, nadzorem i przebiegiem: staży dla bezrobotnych (przygotowanie wniosków stażowych, opracowanie programów staży i przygotowanie umów zleceń jako zobowiązań po stażu) oraz praktyk zawodowych studentów i uczniów, w celu wypełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z umów stażowych zawieranych z urzędami pracy, uczelniami wyższymi oraz fundacjami/stowarzyszeniami, kierującymi osoby do nabycia umiejętności praktycznych do wykonywania pracy lub zawodu przez wykonywanie zadań w miejscu pracy, bez nawiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą, a stażystą, a także wypełnienia zobowiązań wynikających z umów o organizację praktyk.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania
zadań:

• praca praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera z oprogramowaniem oraz urządzeń biurowych,


• praca w siedzibie Delegatury Urzędu / możliwe również wyjazdy służbowe (w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych),


• praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,


• większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym;


• praca w sekretariacie;


• brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do budynku, do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób niepełnosprawnych, windy i drzwi o odpowiedniej szerokości;


• brak oznaczeń dla osób niewidomych;


• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.

• List motywacyjny winien być opatrzony numerem ogłoszenia i wraz z kompletem wymaganych dokumentów złożony w zaklejonej kopercie, a numer oferty powinien być zamieszczony także na kopercie.


• Oferty kandydatów nie podlegają uzupełnieniu. Brak w ofertach kandydatów któregokolwiek z dokumentów, o których mowa w dokumentach niezbędnych będzie skutkował, iż takie oferty nie będą brane pod uwagę podczas dalszej części postępowania konkursowego.


• O zachowaniu terminu decyduje data wpływu dokumentów do LUW w Lublinie.


• Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia (prosimy o skorzystanie ze wzorów oświadczeń zamieszczonych na stronie internetowej LUW w Lublinie).


• Lista kandydatów zaproszonych do dalszego postępowania kwalifikacyjnego, termin i miejsce postępowania (nie później niż 7 dni przed podjęciem czynności) oraz wyniki postępowania opublikowane zostaną na stronie: w załącznikach do oferty.


• Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane.


• Po zakończeniu naboru oferty osób, które nie zostały wskazane do zatrudnienia, będą komisyjnie zniszczone.


• Więcej informacji i wzór oświadczeń na stronie: w załącznikach do oferty.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
w administracji lub w pracy biurowej

pozostałe wymagania niezbędne:

• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Znajomość ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, o służbie cywilnej, Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks pracy – Dział IV, V, VI; VII, VIII, o pracownikach urzędów państwowych, o ochronie danych osobowych
• Znajomość zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Wykształcenie wyższe
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze sekretariatu lub/i w obsłudze klienta lub/i w obszarze zarządzania dokumentacją
• Umiejętności redakcyjne: pisania przystępnych i zwięzłych tekstów o charakterze urzędowym
• Umiejętność stosowania zasad etykiety urzędniczej
• Umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidzianych i stresowych
• Znajomość protokołu dyplomatycznego, etykiety i zasad savoir-vivre
• Dyspozycyjność
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność działania pod presją czasu
• Asertywność oraz umiejętność przekonywania
• Umiejętność analitycznego myślenia
• Biegła znajomość obsługi i oprogramowania biurowego, a w szczególności znajomość pakietu biurowego Microsoft Office w zakresie obsługi edytora tekstów MS WORD, arkusza kalkulacyjnego MS Excel, obsługi poczty elektronicznej

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy (świadectwo pracy lub zaświadczenie od pracodawcy)
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – w stosunku do danych osobowych podanych z własnej inicjatywy w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-19
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie
Biuro Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu
Sekretariat pok. 105
20-914 Lublin, ul. Spokojna 4