Sekretarka / Sekretarz (K/M)

Sekretarka / Sekretarz (K/M)

Miejsce pracy: Pionki

Twój zakres obowiązków

• kompleksowa organizacja pracy sekretariatu i bieżącej działalności biura,
• zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów pomiędzy spółkami, zarządami oraz poszczególnymi działami,
• obsługa połączeń telefonicznych oraz poczty elektronicznej,
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• odbieranie, rejestrowanie, nadawanie i monitorowanie przesyłek krajowych oraz zagranicznych,
• obsługa korespondencji wewnętrznej pomiędzy spółkami i jednostkami organizacyjnymi grupy,
• przyjmowanie gości, interesantów, klientów i kontrahentów,
• dbanie o profesjonalny wizerunek firmy w kontaktach osobistych, telefonicznych i mailowych,
• udzielanie podstawowych informacji oraz kierowanie spraw do właściwych osób, działów lub spółek,
• przygotowywanie sal i pomieszczeń do spotkań zarządów, zespołów i gości zewnętrznych,
• obsługa spotkań, w tym przygotowywanie poczęstunków oraz serwisu kawowo-herbacianego,
• organizacja cateringu, rezerwacja hoteli oraz wsparcie w organizacji wizyt gości,
• organizacja zebrań, spotkań służbowych, delegacji oraz wyjazdów służbowych pracowników i członków zarządów,
• współpraca z działami finansowym, księgowym, prawnym i administracyjnym w zakresie bieżącej obsługi dokumentów i informacji,
• sporządzanie prostej dokumentacji, pism, zestawień, prezentacji i raportów,
• koordynowanie obiegu faktur i innych dokumentów kosztowych,
• prowadzenie podstawowych rejestrów i ewidencji administracyjnych,
• organizowanie zaopatrzenia biura w materiały biurowe, artykuły spożywcze i środki czystości,
• dbanie o wyposażenie biura oraz utrzymanie go w należytym stanie,
• dbanie o estetykę, porządek i właściwą organizację przestrzeni biurowej,
• obsługa urządzeń biurowych, w tym komputera, drukarki, bindownicy i laminatora, oraz drobnego sprzętu AGD,
• zgłaszanie usterek urządzeń i wyposażenia do właściwych osób lub serwisów zewnętrznych,
• współpraca z dostawcami usług administracyjnych i biurowych,
• wspieranie pracowników w przestrzeganiu zasad organizacyjnych obowiązujących w firmie,
• wykonywanie innych bieżących zadań administracyjnych związanych z obsługą spółki holdingowej i podmiotów należących do grupy.

Nasze wymagania

• gotowość do pracy w pełnym wymiarze czasu pracy,
• bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i odpowiedzialność,
• umiejętność koordynowania wielu spraw jednocześnie i właściwego ustalania priorytetów,
• komunikatywność, otwartość i pozytywne nastawienie do ludzi,
• wysoka kultura osobista i profesjonalizm w kontaktach z członkami zarządów, pracownikami, klientami i kontrahentami,
• umiejętność zachowania dyskrecji i poufności w związku z dostępem do dokumentów oraz informacji dotyczących różnych spółek,
• umiejętność działania dynamicznie, sprawnie i z inicjatywą,
• dokładność, zaangażowanie i dbałość o szczegóły,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint,
• komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie na poziomie minimum B1,
• czynne prawo jazdy kat. B.

Mile widziane

• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

To oferujemy

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• pracę w stabilnej spółce wspierającej firmy działające w różnych branżach,
• możliwość zdobycia szerokiego doświadczenia w centrum usług wspólnych,
• bezpośrednią współpracę z zarządami, kadrą menedżerską oraz specjalistami z obszarów finansowych, księgowych, prawnych i administracyjnych,
• ciekawą i różnorodną pracę, w której każdy dzień przynosi nowe zadania i kontakty,
• możliwość poznania zasad funkcjonowania wielu spółek o różnych profilach działalności,
• możliwość rozwoju zawodowego, podnoszenia kwalifikacji, a w przyszłości również awansu,
• możliwość nauki języka angielskiego lub niemieckiego,
• przyjazną atmosferę pracy i wspierający zespół,
• bardzo dobre warunki pracy w biurze,
• niezbędne narzędzia pracy,
• ubezpieczenie grupowe na życie i zdrowie.

Benefity

• ubezpieczenie na życie
• zniżki na firmowe produkty i usługi
• kawa / herbata
• parking dla pracowników
• kurs języków obcych (angielski, niemiecki)

Krzyżanowski Partners Sp. z o.o.

Krzyżanowski Partners Sp. z o.o. jest spółką holdingową oraz centrum usług wspólnych, świadczącym kompleksowe wsparcie na rzecz wielu firm prowadzących działalność w różnych branżach.

Zapewniamy obsługę spółek między innymi w obszarze finansowym, księgowym, prawnym, administracyjnym i organizacyjnym. Wspieramy zarządy oraz zespoły poszczególnych spółek, dbając o sprawny przepływ informacji, dokumentów i procesów w całej grupie.

Aktualnie poszukujemy osoby, która zadba o sprawne funkcjonowanie sekretariatu, profesjonalną obsługę gości i kontrahentów oraz codzienne wsparcie organizacyjne biura.

Jeżeli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, komunikatywną, lubisz kontakt z ludźmi i dobrze czujesz się w roli osoby, która koordynuje wiele różnorodnych spraw — ta oferta może być właśnie dla Ciebie.

Dołącz do zespołu, który wspiera funkcjonowanie wielu spółek i ma realny wpływ na sprawną organizację pracy całej grupy.