Invoicing Specialist Shared Service Center

Invoicing Specialist Shared Service Center

Miejsce pracy: Gdynia

Your responsibilities

You will take ownership of invoicing activities within the growing Shared Service Center (SSC) in Poland, ensuring complete, accurate, and timely billing for Saybolt and Core Laboratories operations across multiple locations. Beyond day-to-day invoice preparation, this role will help shape how the SSC operates, how stakeholders experience the service, and how scalable billing processes are built for the future. As the center continues to develop, you will influence practical ways of working, service standards, controls, and stakeholder relationships. Because billing timeliness directly affects customer satisfaction, revenue recognition, and cash flow reliability, this requires active workload management, disciplined follow-up, strong data quality, and close cooperation with Operations, Commercial, and Finance teams to support the long-term success of the SSC.

• Create and maintain work orders, job records, billing information, and customer data in ERP or designated systems, ensuring information is complete, accurate, and up to date.

• Prepare and issue customer invoices based on completed services, approved billing triggers, customer requirements, contracts, price lists, and supporting documentation.

• Monitor assigned workload with a strong focus on timeliness, process invoices within expected deadlines, and follow up with Operations or other stakeholders when required information is missing or unclear.

• Validate invoice accuracy against job files, inspection reports, laboratory results, price lists, contracts, and customer-specific billing rules before submission.

• Maintain billing documentation, audit trails, and supporting records to ensure traceability, compliance, and consistent data quality.

• Identify, investigate, and resolve billing discrepancies, invoice disputes, pricing issues, scope questions, or documentation gaps, escalating only when further support or approval is required.

• Partner with Operations, Commercial, Finance, and local branch teams to resolve billing questions, remove blockers, and keep invoicing activities moving forward.

• Contribute to the development of the SSC invoicing model through process documentation, training materials, billing controls, and continuous improvement initiatives that create consistent, scalable ways of working.

Our requirements

• 2–4 years of experience in invoicing, billing operations, order administration, shared services, or a comparable high-volume transactional role.

• Experience working with ERP systems to manage billing data, track open items, and maintain visibility over assigned work.

• Strong attention to detail and the ability to maintain accurate records while working with multiple invoices, jobs, customers, and deadlines.

• Proactive working style, with the confidence to clarify discrepancies, request missing details, and drive open items toward completion.

• Strong written and spoken English; additional European languages are an advantage.

• Experience in shared services, industrial services, inspection, oilfield services, logistics, or contract-based billing is preferred.

Optional

• Strong sense of ownership, with the ability to take responsibility for billing issues from identification through resolution.

• Structured and service-oriented way of working, with clear communication and disciplined follow-up.

• Ability to coordinate with multiple stakeholders, prioritize competing tasks, and manage workload in line with invoicing deadlines.

• Commitment to strengthening a developing SSC environment by sharing feedback, identifying improvement opportunities, and supporting practical solutions as the center grows.

• Awareness of the impact that timely, accurate invoicing has on revenue recognition, cash flow, customer satisfaction, and operational performance.

Benefits

• private medical care
• coffee / tea
• holiday funds

About Us

Saybolt, part of Core Laboratories, has provided independent inspection, [JR2.1]monitoring, verification, and analytical services since 1898. From its early origins in the petroleum industry, Saybolt has developed into a multidisciplinary international service provider with offices and laboratories strategically located around the world. Headquartered in Rotterdam, the Netherlands, Saybolt serves major oil and chemical companies, traders, shippers, buyers, governmental institutions, and international organizations.

Saybolt provides accurate, reliable, and timely information that helps customers manage risk, maintain standards, and support the dependable trading of energy products in global markets. The Invoicing Specialist applies those same principles to billing by taking ownership of accurate and consistent invoicing for completed operational services. This makes the role a key contributor to daily execution and to the continued development of the SSC, building stakeholder trust, reinforcing billing controls, identifying process improvements, and supporting a service model that can be applied across the organization. The impact is directly reflected in customer satisfaction, correct revenue recognition, cash flow reliability, and the SSC’s growth into a broader global model.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez SAYBOLT POLAND sp. z o.o. z siedzibą w: Podlaska 1, 81-325 Gdynia (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.