(Junior) Admin Operations Specialist

Cześć! Jesteśmy LiveKid i specjalizujemy się w tworzeniu oprogramowania dla przedszkoli i żłobków. ?? Z naszego rozwiązania korzystają placówki nie tylko w Polsce, ale również daleko, daleko na świecie, na przykład w Meksyku. ?? Nie jesteśmy jednak typową firmą IT, ale o tym być może już słyszałeś! Śmiało podejmujemy trudne tematy, ponieważ to pozwala nam na tworzenie kreatywnych i innowacyjnych rozwiązań. Głęboko wierzymy w naszą misję i wiemy, że to co robimy, realnie przyczynia się do pozytywnych zmian w edukacji.

Brzmi ciekawie? To świetnie, bo tak się składa, że aktualnie poszukujemy osoby, która wcieli się w rolę (Junior) Admin Operations Specialist i pomoże nam zadbać o nasz zespół oraz zadba o to, aby procesy biurowo-administracyjne wewnątrz firmy działały bez szwanku! ? Jeśli więc lubisz pracę z ludźmi, a jednocześnie masz dryg do ogarniania tematów: śmiało czytaj dalej!

➡️ Dlaczego Cię potrzebujemy?

Jako (Junior) Admin Operations Specialist w LiveKid będziesz odpowiedzialny/a za szereg tematów związanych z szeroko pojętym życiem naszego biura i funkcjonowaniem firmy.

No dobra, ale czym konkretnie będziesz się zajmować?

• Obsługą tematów biurowych: począwszy od zamówień nowych biurek i materiałów biurowych, przez dbanie o to, abyśmy zawsze mieli kawę, mleko i cukierki! ?

• Tworzeniem i administrowaniem dokumentacji firmowej: będziesz przygotowywać umowy dla naszych pracowników i dbać o aktualność ich danych (np. kontrola przedłużeń legitymacji studenckich). Dodatkowo będziesz przygotowywać i monitorować protokoły (np. przekazanie sprzętu firmowego, niezbędne zgody i oświadczenia (np. RODO oraz związane z wewnętrznymi procedurami). 

• Koordynacją i wdrażaniem nowych osób w tematy firmowe: będziesz TĄ najważniejszą osobą, która wita każdego LiveKid’owca w jego pierwszy dzień w biurze ? Dodatkowo będziesz dbać o poprawność dokumentów, omówienie tematów organizacyjnych i nadanie dostępu do wewnętrznych systemów.

• Administracją benefitami: a konkretnie rozliczaniem płatności, odpowiadaniem na pytania naszych LiveKid’owców, administrowaniem ich pakietami i dostępami, a także wyszukiwaniem najlepszych ofert i dostawców. 

• Odbiorem i nadawaniem przesyłek oraz paczek: w praktyce oznacza to, że czasem trzeba będzie cierpliwie odczekać w kolejce na Poczcie, a czasem szybko nakleić 10 etykiet na paczki. Gwarantujemy: z wszystkimi firmami i kurierami będziesz za pan brat! ✉️

• Koordynacją urządzeń IT: zaopiekujesz się inwentaryzacją komputerów, koordynacją wymian i napraw oraz prostych zadaniach IT (nadawanie dostępu, zamówienie sprzętów IT, konfiguracja kont). 

• Pomocą w organizacji eventów integracyjnych: tworzenie list uczestników, wyszukiwanie najlepszych ofert oraz sprawdzanie nowych knajp i usług są u nas na porządku dziennym. Wspominaliśmy już, że lubimy jeść i się integrować? ?

• Współpracą z działem HR/People&Culture: czasem będzie to oznaczać pomoc w przygotowaniu raportu lub zestawienia, czasem udział w akcji EB, a czasem pomoc w przygotowaniu lub wsparciu podczas procesu rekrutacji. Ciekawych możliwości będzie sporo, liczymy na Twoją elastyczność! ?

• Wsparciem w tematach, o których sami jeszcze nie mamy zielonego pojęcia! ? LiveKid rozwija się szybko i dynamicznie, dlatego z pewnością pojawią się dodatkowe projekty i tematy, w których będziemy prosić Cię o wsparcie. Nie chcemy ściemniać: elastyczność i transparencja u nas to podstawa!

➡️ Jakie umiejętności i doświadczenie są dla nas ważne?

Wymagane:

• Będziesz bardzo dużo pracować z ludźmi (LiveKid’owcami, managerami, kontrahentami): musisz to lubić! Umiejętność komunikacji, poszukiwanie kompromisów i teamwork są najważniejszą umiejętnością w tej roli. 

• Dyskrecja, poufność, dokładność, terminowość: w pracy z dokumentami, umowami i fakturami to absolutna konieczność. ?✉️

• Samodzielność, odpowiedzialność i umiejętność doskonałej organizacji: zdecydowana większość Twoich zadań będzie bazować na terminach, deadlinach i samodzielnym monitorowaniu zadań i zależy nam na tym, abyś pilnował/a tego samodzielnie. 

• Umiejętność przełączania się między kontekstami i zadaniami oraz elastyczność: wiele sytuacji musimy rozpatrywać indywidualnie, nie mamy na nie procedur, a plany dnia często ulegają zmianom - dobrze, abyś umiał/a się w tym odnaleźć.

• Dryg i chęć automatyzacji i upraszczania swoich zadań.

• Znajomość języka angielskiego (min. B2)

Mile widziane:

• Wcześniejsze doświadczenie na podobnym stanowisku

• Znajomość obsługi programów i narzędzi biurowych, m.in. Google Workspace (wcześniej G Suite), Slack, Notion, Trello, Calamari etc.

• Znajomość języka hiszpańskiego.

➡️ Nasze wartości

Wartości, którymi się kierujemy to: Ownership, Growth mindset, Get it done oraz Transparency. No i super (pewnie sobie myślisz), ale co to właściwie znaczy?

? Ownership oznacza, że każdy potrafi wziąć odpowiedzialność za swoje działania i decyzje. 

? Growth mindset to przekonanie, że zawsze jest coś nowego do nauczenia się i rozwijania swoich umiejętności. 

? Get it done mówi o tym, że zawsze stawiamy sobie ambitne cele i robimy wszystko, co w naszej mocy, aby je osiągnąć.

? Transparency to kluczowa wartość, która pozwala nam na budowanie zaufania i otwartości w relacjach z klientami oraz w naszym zespole.

? Teamwork and Communications wszyscy gramy do jednej bramki, szacunek, którym się wzajemnie darzymy jest niezbędny podczas realizacji celów.

➡️ Co zyskasz dołączając do LiveKid?

• Wynagrodzenie podstawowe na umowie zlecenia: 5.000 - 7.000 PLN brutto miesięcznie (lub odpowiednik na umowie B2B). 

• Możliwość współpracy na HO 1 dzień w tygodniu (po wdrożeniu).

• Mnóstwo możliwości do wykorzystania swoich umiejętności oraz przejęcia ownership’u nad LiveKid’owymi projektami! 

• Jeżeli czujesz, że musisz trochę zmienić klimat to niezależnie od typu umowy mamy dla Ciebie 21 płatnych dni wolnych w ciągu roku. ?

• Przestrzeń do rozwoju, wdrażania swoich pomysłów i przeprowadzania automatyzacji. Nowym, dobrym pomysłom mówimy TAK! ?

• Pracę w jednym z najszybciej rozwijających się startupów w Polsce.

• Dofinansowanie prywatnej opieki medycznej, karty sportowej (FitProfit) oraz nauki angielskiego.

• Liczne imprezy integracyjne: w biurze, na mieście, wyjazdowe… No będzie się działo! ?

• Pracę w postindustrialnym biurze w centrum Starego Podgórza z genialną atmosferą i dużą ilością kawy. ☕