Specjalista ds. administracji i wsparcia projektów

Specjalista ds. administracji i wsparcia projektów

Miejsce pracy: Poznań

Twój zakres obowiązków

• Kompleksowa organizacja i koordynacja codziennego funkcjonowania biura.
• Wsparcie administracyjne Zarządu oraz zespołu firmy.
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą oraz prawidłowym obiegiem dokumentów.
• Organizacja spotkań, kalendarzy oraz podróży służbowych.
• Współpraca z dostawcami usług biurowych i partnerami zewnętrznymi.
• Przygotowywanie dokumentów, zestawień i raportów na potrzeby bieżącej działalności firmy.
• Wsparcie w zakresie obiegu faktur, umów oraz dokumentacji administracyjnej.
• Wsparcie administracyjne Project Managerów w rozwoju i realizacji projektów farm wiatrowych, fotowoltaicznych oraz magazynów energii (BESS).
• Przygotowywanie i wystawianie zamówień (Purchase Orders) oraz prowadzenie związanej z nimi dokumentacji.
• Koordynacja i porządkowanie dokumentacji projektowej, w tym umów, zamówień, ofert oraz korespondencji z dostawcami.
• Monitorowanie terminów, postępów realizacji uzgodnionych działań oraz wspieranie zespołu projektowego w bieżących zadaniach.
• Kontakt z dostawcami, podwykonawcami i partnerami zaangażowanymi w realizację projektów.
• Przygotowywanie zestawień, raportów i dokumentów wspierających zarządzanie projektami.
• Wsparcie w organizacji spotkań projektowych oraz koordynacja działań wynikających z dokonanych ustaleń.

Nasze wymagania

• Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku administracyjnym, Office Assistant, Office Coordinator, Project Assistant lub podobnym.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2, umożliwiająca swobodną komunikację mailową i bieżącą współpracę w międzynarodowym środowisku.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel, Word i Outlook.
• Doskonała organizacja pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów.
• Umiejętność równoczesnego koordynowania wielu zadań oraz skutecznego zarządzania terminami.
• Dokładność, odpowiedzialność i terminowość w realizacji powierzonych obowiązków.
• Proaktywne podejście do rozwiązywania problemów oraz gotowość do podejmowania nowych wyzwań.
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Umiejętność pracy z dokumentacją oraz zachowania poufności informacji.
• Wykształcenie wyższe
• Prawo jazdy kat. B.

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy w międzynarodowym środowisku.
• Doświadczenie w branży energetycznej, budowlanej lub deweloperskiej.
• Doświadczenie w administracyjnym wsparciu projektów inwestycyjnych.
• Znajomość procesów zakupowych, przygotowywania zamówień oraz obsługi dokumentacji kontraktowej.
• Doświadczenie w korzystaniu z systemów zarządzania dokumentacją, takich jak Microsoft SharePoint, oraz narzędzi wspierających zarządzanie projektami.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w rozwijającej się firmie z sektora odnawialnych źródeł energii (dostępna opcja B2B)
• Pracę w międzynarodowym środowisku oraz bezpośrednią współpracę z Zarządem i doświadczonym zespołem Project Managerów.
• Samodzielne i różnorodne zadania, łączące organizację biura ze wsparciem projektów inwestycyjnych.
• Możliwość realnego wpływu na organizację i usprawnianie procesów administracyjnych w firmie.
• Możliwość rozwoju zawodowego i stopniowego poszerzania zakresu odpowiedzialności.
• Zdobywanie doświadczenia przy realizacji dużych projektów energetycznych w Polsce.
• Przyjazną atmosferę pracy w profesjonalnym i zaangażowanym zespole.

O nas

Mithra Energy (jak i spółki z Grupy Mithra) jest firmą działającą na polskim rynku energii odnawialnej, specjalizującą się w rozwoju projektów farm wiatrowych, fotowoltaicznych oraz wielkoskalowych magazynów energii (BESS).

Posiadamy ponad 10 lat międzynarodowego doświadczenia w sektorze energetycznym i rozwijamy portfolio projektów wspierających transformację energetyczną w Polsce.

W związku z dalszym rozwojem naszej działalności poszukujemy osoby na stanowisko Office & Project Assistant.

Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i zaangażowanej, która będzie wspierać zarówno codzienne funkcjonowanie biura, jak i pracę naszego zespołu projektowego.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez MITHRA II sp. z o.o. z siedzibą w: Rynek 29/4, 63-700 Krotoszyn (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.