Specjalista / Specjalistka ds. administracji

Specjalista / Specjalistka ds. administracji

Twój zakres obowiązków

• Kompleksowa obsługa administracyjna biura i bieżące wsparcie organizacji.
• Koordynowanie obiegu dokumentów, korespondencji oraz informacji pomiędzy działami firmy.
• Obsługa firmowej skrzynki e-mail, połączeń telefonicznych oraz współpraca z firmami kurierskimi i operatorem pocztowym.
• Weryfikacja, ewidencjonowanie i koordynowanie obiegu faktur oraz monitorowanie statusu płatności.
• Wyjaśnianie niezgodności dotyczących faktur i dokumentów kosztowych.
• Prowadzenie dokumentacji oraz nadzór nad umowami, w tym monitorowanie terminów ich obowiązywania.
• Kompleksowa obsługa floty samochodowej, w tym współpraca z leasingodawcami, serwisami i dostawcami usług flotowych.
• Przygotowywanie, wydawanie i ewidencjonowanie przepustek, identyfikatorów oraz kart dostępu.
• Bieżąca współpraca z firmą ochroniarską w zakresie spraw administracyjnych.
• Organizacja i obsługa spotkań służbowych, przygotowywanie sal konferencyjnych oraz koordynacja wizyt gości.
• Organizacja podróży służbowych, noclegów, transportu i innych usług wspierających działalność firmy.
• Koordynowanie wysyłek krajowych i zagranicznych oraz obsługa przesyłek przychodzących.
• Organizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych i usług cateringowych.
• Przygotowywanie raportów, zestawień i dokumentacji na potrzeby przełożonych.
• Współpraca z dostawcami usług oraz innymi działami firmy w zakresie realizowanych procesów administracyjnych.
• Realizacja bieżących zadań administracyjnych wynikających z potrzeb organizacji i poleceń przełożonego.

Nasze wymagania

• Bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów.
• Samodzielności, odpowiedzialności i terminowości.
• Dokładności oraz dbałości o prawidłowy obieg i kompletność dokumentacji.
• Umiejętności koordynowania kilku procesów jednocześnie.
• Komunikatywności i umiejętności współpracy z różnymi działami oraz podmiotami zewnętrznymi.
• Dyskrecji i odpowiedzialnego podejścia do informacji oraz dokumentów służbowych.
• Dobrej znajomości pakietu MS Office / Google Workspace.
• Doświadczenie na podobnym stanowisku będzie dodatkowym atutem.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się organizacji.
• Koleżeńską atmosferę w pracy
• Możliwość zdobywania i rozwijania doświadczenia w obszarze administracji.
• Współpracę z różnymi działami firmy i zewnętrznymi dostawcami
• Możliwość korzystania z grupowego ubezpieczenia na życie
• Prywatny pakiet medyczny LUX MED