Specjalista ds. współpracy z kontrahentami

Zakres obowiązków

1. Nawiązywanie i utrzymywanie profesjonalnych relacji z obecnymi oraz potencjalnymi kontrahentami firmy.
2. Bieżący kontakt telefoniczny i mailowy z kontrahentami oraz udzielanie informacji dotyczących oferowanych produktów i usług.
3. Rozpoznawanie potrzeb kontrahentów i przekazywanie ich właściwym pracownikom lub działom firmy.
4. Przygotowywanie ofert handlowych, zapytań ofertowych, zamówień, umów oraz innych dokumentów związanych ze współpracą.
5. Koordynowanie realizacji zamówień, dostaw i usług oraz monitorowanie uzgodnionych terminów.
6. Uzgadnianie z kontrahentami warunków współpracy, terminów realizacji, zakresu usług i wymaganej dokumentacji – w granicach udzielonych upoważnień.
7. Monitorowanie przebiegu realizacji umów oraz informowanie przełożonego o opóźnieniach, problemach i ryzykach.
8. Przyjmowanie zgłoszeń, pytań, uwag i reklamacji kontrahentów oraz koordynowanie procesu ich wyjaśniania.
9. Współpraca z działami handlowym, technicznym, serwisowym, księgowym i administracyjnym w zakresie obsługi kontrahentów.
10. Prowadzenie i aktualizowanie danych kontrahentów, historii kontaktów, ofert, zamówień i ustaleń w wykorzystywanych systemach informatycznych.
11. Kontrolowanie kompletności dokumentów związanych z realizacją dostaw i usług, w tym zamówień, protokołów, faktur oraz potwierdzeń odbioru.
12. Monitorowanie terminów obowiązywania umów, ofert, gwarancji, licencji, przeglądów oraz innych zobowiązań wynikających ze współpracy.
13. Przypominanie kontrahentom o wymaganych dokumentach, płatnościach, potwierdzeniach i uzgodnieniach.
14. Przygotowywanie zestawień, raportów i informacji dotyczących współpracy z kontrahentami.
15. Uczestniczenie w spotkaniach, prezentacjach i negocjacjach prowadzonych z kontrahentami oraz sporządzanie notatek i podsumowań ustaleń.
16. Dbanie o wysoki standard obsługi oraz pozytywny wizerunek firmy w kontaktach zewnętrznych.
17. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych, poufności informacji oraz wewnętrznych procedur firmy.
18. Archiwizowanie dokumentacji i korespondencji związanej ze współpracą z kontrahentami.
19. Zgłaszanie przełożonemu sytuacji mogących prowadzić do powstania strat, sporów, opóźnień lub niewykonania zobowiązań.
20. Wykonywanie innych poleceń przełożonego związanych z zajmowanym stanowiskiem i bieżącą działalnością firmy.

Odpowiedzialność pracownika Pracownik odpowiada w szczególności za:

• terminowość i rzetelność obsługi kontrahentów;
• prawidłowe przekazywanie informacji;
• kompletność i aktualność prowadzonej dokumentacji;
• monitorowanie realizacji uzgodnionych działań;
• zachowanie poufności informacji handlowych i organizacyjnych;
• właściwe zabezpieczenie danych kontrahentów;
• niezwłoczne zgłaszanie problemów i ryzyk przełożonemu;
• działanie w granicach przyznanych uprawnień i pełnomocnictw.

Wymagania umiejętność obsługi komputera; wykształcenie wyższe; roczne doświadczenie na stanowisku administracyjnym; zaangażowanie w wykonywaną pracę; dobra organizacja pracy własnej; komunikatywność, otwartość; obsługa programów MS Office; znajomość podstaw księgowości będzie dodatkowym atutem;