Specjalistka / Specjalista ds. Administracji

Specjalistka / Specjalista ds. Administracji

Miejsce pracy: Lublin

Twój zakres obowiązków

Zarządzanie dokumentacją i korespondencją:

● Przyjmowanie, rejestrowanie oraz dystrybucja korespondencji przychodzącej i wychodzącej

● Prowadzenie rejestrów, w tym m.in. umów, zarządzeń i pełnomocnictw

● Sporządzanie pism, umów, raportów, zestawień oraz innych dokumentów biurowych

Organizacja pracy biura:

● Obsługa urządzeń biurowych (telefon, faks, kserokopiarka)

● Zapewnienie bieżącego zaopatrzenia biura w materiały i artykuły biurowe

● Organizacja spotkań, konferencji i szkoleń, w tym rezerwacje i koordynacja logistyczna

● Organizacja podróży służbowych, w tym rezerwacja transportu, noclegów, wynajmu samochodów oraz zakup ubezpieczenia

Wsparcie finansowe i zakupowe:

● Przygotowywanie oraz rozliczanie zamówień, rachunków i delegacji

● Udział w procesach zakupowych, w tym rozeznanie rynku i przygotowywanie wniosków zakupowych

● Wsparcie w prowadzeniu dokumentacji księgowej i formalno-rachunkowej

Wsparcie kadry zarządzającej i innych działów:

● Prowadzenie kalendarzy spotkań zarządu i kadry kierowniczej

● Wsparcie administracyjne w realizacji projektów

● Prowadzenie ewidencji danych i dokumentacji

● Kontakt z kontrahentami, klientami oraz podwykonawcami

Nadzór i optymalizacja procesów administracyjnych:

● Wdrażanie i aktualizacja procedur oraz regulacji wewnętrznych

● Nadzór nad pracami porządkowymi i konserwacyjnymi w biurze

Wsparcie procesów rekrutacyjnych:

● Publikowanie ogłoszeń o pracę

● Wstępna selekcja aplikacji oraz przekazywanie CV do odpowiednich działów

● Organizacja i koordynacja spotkań rekrutacyjnych

Pozostałe obowiązki:

● Realizacja bieżących zadań administracyjnych, takich jak wysyłka korespondencji czy rezerwacja sal konferencyjnych

● Wykonywanie innych zadań zleconych związanych z funkcjonowaniem biura

Nasze wymagania

Wykształcenie:

● Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów

Doświadczenie zawodowe:

● Mile widziane doświadczenie zawodowe, preferowane w branży motoryzacyjnej, technologicznej lub pokrewnej

● Dodatkowym atutem będzie doświadczenie w pracy z komponentami elektronicznymi

Znajomość języków obcych:

● Znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie na poziomie min. B1

● Znajomość dodatkowego języka obcego (np. niemieckiego) będzie dodatkowym atutem

Umiejętności techniczne:

● Praktyczna znajomość pakietu MS Office, w szczególności programu Excel

● Podstawowa wiedza z zakresu systemów ADAS lub gotowość do jej zdobycia

Umiejętności interpersonalne:

● Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne

● Umiejętność budowania i utrzymywania relacji z klientami, dostawcami oraz współpracownikami

● Umiejętność rozwiązywania problemów oraz efektywnej pracy pod presją czasu

Umiejętności organizacyjne:

● Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie

● Samodzielność, odpowiedzialność oraz zaangażowanie w realizację powierzonych zadań

Osobowość i cechy charakteru:

● Zorientowanie na realizację celów i zadań

● Skrupulatność, terminowość, rzetelność, odpowiedzialność

● Proaktywność i umiejętność pracy w dynamicznym środowisku

● Umiejętność pracy w zespole i otwartość na współpracę z różnymi działami

Benefity

• prywatna opieka medyczna
• elastyczny czas pracy
• owoce
• spotkania integracyjne
• kawa / herbata
• napoje

AUTONOMY NOW SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Jesteśmy polską firmą technologiczną, która produkuje zaawansowane systemy autonomiczne dla autobusów miejskich oparte na sztucznej inteligencji – ADAS (Advanced Driver Assistance Systems) zwiększające bezpieczeństwo na drodze. Istniejemy na rynku już ponad 5 lat, stale poszerzając bazę klientów, wśród których są już między innymi firmy polskie, czeskie, tureckie.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez AUTONOMY NOW SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w: ul. Szpitalna 8a, 00-031 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.