Administrator / Administratorka ds. Zakupu i Sprzedaży Samochodów Używanych

Administrator / Administratorka ds. Zakupu i Sprzedaży Samochodów Używanych

Miejsce pracy: Warszawa

Twój zakres obowiązków

• Kompleksowe wsparcie administracyjne procesów zakupu, odkupu, przyjęcia w rozliczeniu, sprzedaży i wydania samochodów używanych.
• Kompletowanie dokumentacji zakupowej pojazdów do płatności dla działu księgowości.
• Przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji sprzedażowej, zakupowej, wydaniowej, gwarancyjnej, rejestracyjnej i finansowej.
• Kontrola poprawności i kompletności teczek transakcyjnych doradców handlowych.
• Współpraca z działem księgowości w zakresie faktur, płatności, rozliczeń, dekretacji oraz dokumentacji VAT.
• Obsługa dokumentacyjna transakcji transgranicznych, w tym kompletowanie dokumentów na potrzeby prawidłowego rozliczenia VAT.
• Procedowanie akcyzy za pośrednictwem platformy PUESC.
• Monitorowanie terminów zgłoszenia zbycia pojazdów do urzędów w ustawowym terminie 30 dni.
• Współpraca z rejestratorami oraz pilnowanie terminów rejestracji pojazdów zgodnie z obowiązującym terminem do 90 dni.
• Kontrola jakości danych pojazdów w systemach wewnętrznych
• Bieżąca aktualizacja statusów pojazdów, lokalizacji, dokumentów, płatności, rejestracji i gotowości do sprzedaży.
• Wsparcie procesu buyback w zakresie dokumentacji, statusów pojazdów oraz współpracy z partnerami RAC.
• Przygotowywanie i monitorowanie raportów connectivity / Mercedes me.
• Wsparcie audytów wewnętrznych oraz audytów związanych z programem Mercedes-Benz Certified / CPO.
• Koordynacja obiegu pojazdów pomiędzy działem sprzedaży, serwisem, myjnią, detailingiem, fotografem, logistyką i placami składowymi.
• Monitorowanie procesu przygotowania pojazdu do sprzedaży od momentu zakupu do publikacji oferty i wydania klientowi.
• Przygotowywanie raportów, zestawień i analiz dotyczących stoku, dokumentacji, statusów pojazdów, płatności, braków formalnych i efektywności procesu.
• Wspieranie doradców handlowych w zakresie administracyjnym, aby mogli skoncentrować się na pracy z klientem.

Nasze wymagania

• Doświadczenie w pracy administracyjnej, operacyjnej lub sprzedażowej w branży motoryzacyjnej.
• Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i konsekwencja w pilnowaniu terminów.
• Umiejętność pracy z dokumentacją sprzedażową, zakupową, finansową lub rejestracyjną.
• Swobodna obsługa MS Office, szczególnie Excel.
• Umiejętność pracy na kilku systemach jednocześnie.
• Wysoka odpowiedzialność za jakość danych i poprawność dokumentów.
• Komunikatywność oraz umiejętność współpracy z wieloma działami: sprzedażą, księgowością, serwisem, rejestracją, finansowaniem, ubezpieczeniami i logistyką.
• Odporność na pracę pod presją czasu.
• Umiejętność wychwytywania błędów, braków formalnych i niezgodności procesowych.
• Samodzielność w prowadzeniu powierzonych tematów.
• Prawo jazdy kat. B.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1/B2, umożliwiająca pracę z dokumentacją, systemami oraz podstawową komunikację mailową z partnerami zagranicznymi.

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy w autoryzowanym dealerstwie samochodowym.
• Znajomość procesów sprzedaży i zakupu samochodów używanych.
• Znajomość dokumentacji pojazdowej, rejestracyjnej, leasingowej i gwarancyjnej.
• Doświadczenie w obsłudze transakcji transgranicznych, dokumentacji VAT lub akcyzy.
• Znajomość platformy PUESC.
• Doświadczenie we współpracy z księgowością, rejestracją pojazdów lub działem audytu.
• Znajomość procesów buyback, RAC, remarketingu lub zarządzania stokiem samochodów używanych.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w firmie działającej w branży motoryzacyjnej premium.
• Pracę w dynamicznie rozwijającym się Dziale Samochodów Używanych.
• Realny wpływ na uporządkowanie i rozwój procesów administracyjno-operacyjnych DSU.
• Możliwość zdobycia specjalistycznej wiedzy z zakresu zakupu, sprzedaży, remarketingu, CPO, buyback, dokumentacji VAT, akcyzy i zarządzania stokiem.
• Współpracę z doświadczonym zespołem sprzedaży, serwisu, księgowości i rejestracji.
• Pracę z samochodami marek premium.
• Możliwość rozwoju w międzynarodowych strukturach dealerskich.
• Niezbędne narzędzia pracy.

AUTO IDEA

Jesteśmy autoryzowanym dealerem samochodowym działającym w segmencie motoryzacji premium, funkcjonującym w międzynarodowych strukturach Grupy Van Mossel, jednej z największych grup dealerskich w Europie.

Dział Samochodów Używanych odpowiada za zakup, wycenę, przygotowanie, sprzedaż, rozliczenie i wydanie pojazdów klientom. W związku z rosnącą skalą działalności, rozwojem procesów remarketingowych oraz coraz większą liczbą transakcji realizowanych w środowisku krajowym i międzynarodowym, wzmacniamy zespół o stanowisko Administratora / Administratorki ds. Zakupu i Sprzedaży Samochodów Używanych / Dysponenta Stoku DSU.

Praca w naszym zespole oznacza udział w procesach łączących sprzedaż detaliczną, zakupy, buyback, CPO, logistykę, dokumentację transgraniczną, współpracę z księgowością, rejestracją, serwisem oraz partnerami biznesowymi w ramach struktury dealerskiej o europejskim zasięgu.

Szukamy osoby, która rozumie, że w samochodach używanych dokumenty, dane systemowe, terminy i statusy pojazdów są równie ważne jak sama sprzedaż. To stanowisko nie jest klasyczną administracją. To operacyjne centrum kontroli procesu, od zakupu auta do jego wydania klientowi.

Jeżeli Twoje CV zawiera informacje wykraczające poza zakres podany w art. 221 § 1 Kodeksu Pracy, w tym dane szczególnych kategorii, wymaga się dołączenie następującego oświadczenia: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych przeze mnie danych osobowych w CV i liście motywacyjnym przez Auto Idea Sp. z o.o.” Jeżeli chcesz wziąć udział również w przyszłych rekrutacjach, dołącz do zgłoszenia poniższe oświadczenie: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych dostarczonych w CV na potrzeby przyszłych rekrutacji, prowadzonych przez Auto Idea Sp. z o.o. przez okres 9 miesięcy.”