HR & Administration Manager

Cześć!

Jesteśmy agencją marketingową z Warszawy. Projektujemy i realizujemy kampanie dla dużych polskich i międzynarodowych marek w social mediach we współpracy z twórcami internetowymi.

Szukamy HR & Administration Managerki lub Managera, który specyfikę pracy agencyjnej rozumie i potrafi w niej realnie wspierać biznes. Osoby, która jest partnerem dla zarządu i liderów zespołów: zna ludzi w organizacji, wie, czym żyją, i potrafi wychwycić napięcie, zanim urośnie do skali konfliktu lub wypalenia.

To rola o dwóch nogach. Pierwsza to HR: budowanie relacji, doradztwo managerom, rozwój ludzi. Druga to administracja i organizacja funkcjonowania agencji jak dokumenty, umowy, obieg rozliczeń, sprawnie działające biuro. Szukamy kogoś, kto dobrze czuje się w obu i nie traktuje żadnej z nich jako dodatku do tej drugiej.

Szukamy kogoś, kto łączy twardą wiedzę kadrową z dojrzałością w relacjach: potrafi prowadzić trudne rozmowy, stawiać granice i formułować niewygodne, ale biznesowo uzasadnione decyzje.

Zapraszamy Cię do rekrutacji!

Twój zakres odpowiedzialności

HR i współpraca z zespołami:

• Ścisła współpraca z kadrą zarządzającą dostarczanie zarządowi informacji o tym co dzieje się w zespołach
  i rekomendowanie konkretnych działań.

• Budowanie stałego kontaktu z pracownikami: regularne rozmowy 1:1, badania nastrojów, przekładanie zebranych sygnałów na wnioski dla organizacji.

• Wczesne wychwytywanie napięć i ryzyka oraz proponowanie działań zapobiegawczych.

• Doradztwo managerom poszczególnych działów w codziennym zarządzaniu zespołami — od rekrutacji po rozwój i ocenę pracowników.

• Zarządzanie konfliktami: współprowadzenie trudnych rozmów lub przygotowywanie managerów do samodzielnego ich prowadzenia, diagnoza problemów, rekomendacja działań naprawczych, wzmacnianie kompetencji liderskich.

• Zarządzanie talentami - współtworzenie programów rozwojowych i szukanie ścieżek rozwoju w organizacji.

• Wsparcie w employer brandingu wewnętrznym i zewnętrznym.

Kadry i dokumentacja:

• Prowadzenie spraw kadrowych we współpracy z zewnętrznym biurem kadrowym;

• Przygotowywanie i rozliczanie umów oraz dbałość o zgodność dokumentacji z przepisami;

• Ewidencjonowanie i tworzenie dokumentów firmowych: umów zlecenie, umów o dzieło, zleceń z klientami i podwykonawcami.

• Utrzymywanie porządku w dokumentacji, spójne wzory, aktualne wersje, kompletne archiwum i czytelne zasady obiegu dokumentów.

Administracja i organizacja pracy agencji:

• Realizacja działań administracyjnych związanych z bieżącym funkcjonowaniem agencji;

• Ewidencjonowanie dokumentów księgowych i ich rozliczanie we współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym;

• Wsparcie w organizacji funkcjonowania biura jak zaopatrzenie, kontakt z dostawcami i usługodawcami, nadzór nad umowami administracyjnymi;

• Porządkowanie i usprawnianie procesów wewnętrznych tak, żeby zespoły mogły skupić się na projektach.

Czego oczekujemy:

• Wykształcenia wyższego: HR, zarządzanie, administracja lub finanse;

• Minimum 4 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, łączącym obszar HR i administracji;

• Doświadczenia we współpracy z zewnętrznym biurem kadrowym i rachunkowym;

• Dobrej znajomości przepisów kadrowych i podstaw rozliczeń księgowych;

• Znajomości prawa pracy i prawa cywilnego w zakresie umów — redagowania zapisów oraz ich rozliczania;

• Znajomości zasad tworzenia dokumentacji kadrowej i firmowej oraz doświadczenia w prowadzeniu jej ewidencji;

• Sprawnego posługiwania się narzędziami biurowymi (Excel / Arkusze Google) w zakresie zestawień i rozliczeń;

• Analitycznego myślenia i umiejętności wyciągania wniosków;

• Samodzielności w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji w nowych sytuacjach;

• Bardzo dobrej organizacji pracy, terminowości i dbałości o szczegóły a także przy prowadzeniu kilku spraw równolegle.

Mile widziane:

• Doświadczenie w branży agencyjnej, marketingowej, digitalowej lub usługowej;

• Doświadczenie w programach talentowych i rozwojowych, systemach ocen pracowniczych, employer brandingu i komunikacji wewnętrznej;

• Doświadczenie w porządkowaniu lub wdrażaniu procesów administracyjnych i obiegu dokumentów w rosnącej organizacji.

Postawa, na której nam zależy:

• Brak lęku przed konfliktem, umiejętność stawiania granic, asertywność i odwaga do formułowania trudnych, ale biznesowo uzasadnionych decyzji;

• Umiejętność budowania autorytetu i relacji bez wchodzenia w rolę „terapeuty".

• Dyskrecja i zaufanie: praca z wrażliwymi informacjami o ludziach wymaga jednego i drugiego, po obu stronach.

Co oferujemy:

• Realny wpływ na kształt funkcji HR i administracji. Dołączasz do organizacji, w której masz przestrzeń, żeby budować, a nie tylko utrzymywać.

• Bezpośrednią współpracę z zarządem i liderami zespołów.

• Pracę w jednej z najbardziej rozpoznawalnych agencji influencer marketingu w Polsce, przy projektach dla największych marek.

• Model pracy hybrydowej: 3 dni z biura, 2 dni zdalnie.

• Benefity: prywatna opieka medyczna i karta Multisport.