Legal Cashier Assistant (all genders are encouraged to apply)

Legal Cashier Assistant (all genders are encouraged to apply)

Miejsce pracy: Kraków

Your responsibilities

• Processing daily client and office account transactions
• Posting receipts, invoices, disbursements, and ledger transactions
• Allocating receipts against invoices and client ledgers
• Completing daily and monthly bank reconciliations
• Investigating and resolving reconciliation discrepancies
• Supporting compliance with Scottish Law Society accounting rules
• Maintaining accurate audit trails and accounting records
• Carrying out regular spot checks on client ledgers and balances
• Logging and escalating any compliance or reconciliation issues
• Responding to internal queries in a timely manner
• Promote best practices while driving a culture of security excellence across the organisation.
• Comply with organisational security policies, procedures, and control frameworks, including effective management of risks and prompt reporting of security incidents.

Our requirements

• Previous legal cashiering or legal accounting experience
• Reconciliation experience
• Strong attention to detail and accuracy
• Good written and spoken English
• Ability to manage multiple workloads and deadlines
• Microsoft Office / Excel proficiency
• Ability to work independently and follow defined processes
• Experience working within regulated or compliance-driven environments preferred
• Promote best practices while driving a culture of security excellence across the organisation.
• Comply with organisational security policies, procedures, and control frameworks, including effective management of risks and prompt reporting of security incidents.

What we offer

• English lessons
• Breakfasts in the office
• The possibility of hybrid work
• Relaxing massages in the office
• Co-financing for the purchase of a desk and a chair
• Annual co-financing for training
• Anniversary gift cards

Benefits

• sharing the cost of a sports card
• sharing the cost of private medical care
• English lessons
• breakfasts in the office
• the possibility of hybrid work
• integration/social/special events
• relaxing massages in the office
• co-financing for the purchase of a desk and a chair
• annual co-financing for training
• anniversary gift cards

Additional information

• Position: Legal Cashier Assistant (all genders are encouraged to apply)
• Type of contract: Employment contract for a 3-month trial period, then an employment contract for an indefinite period
• Monthly salary: 6,000-7,500 gross/monthly
• Type of work: hybrid
• Working hours: 8:00-16:00
• Required languages: English

Meet the Cashroom team

At LEAP office in Krakow, we will cooperate with Denovo Business Intelligence, who provides

legal technology and outsourced cashiering services to law firms across Scotland. We manage

day-to-day legal accounting and compliance work for multiple firms under Scottish Law Society

Accounts Rules (SOLAS). This role is part of an outsourced cashiering team, supporting several

firms rather than working inside just one firm.

What you’ll do

The Legal Cashier Assistant will deliver outsourced cashiering and legal accounting support to Scottish law firms. The role focuses on compliance with Law Society of Scotland Accounts Rules, accurate financial processing, reconciliations, client account management, and regulatory-compliant record keeping. This role would support The Cashroom team in Glasgow whom support multiple Scottish law firms and would focus on day-to-day legal accounting administration and compliance work under the Law Society of Scotland Accounts Rules (SOLAS).

LEAP Sp. z o.o.

About LEAP

LEAP is the leading provider of Legal Practice Productivity Solutions in the world and is part of

ATI – one of the largest international LegalTech companies. For more than 30 years, our curiosity

and commitment to continual improvement have kept us reimagining productivity tools for lawyers

and their staff to support our guiding purpose, to ‘Help lawyers who help people’. The market

leading software we develop, and support is used by more than 100,000 lawyers and their staff in

small and medium sized law firms.

Working alongside our international team of passionate high achievers, you’ll join a fast-growing

technology business where things seldom stay the same for long. With more than 1000 smart,

caring and ambitious ‘LEAPsters’ working together across Australia, Canada, the United States,

the United Kingdom, the Republic of Ireland, Poland and New Zealand, you’ll find yourself in good

company here.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH W PROCESIE REKRUTACJI LEAP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawia poniżej informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydata w procesie rekrutacji. Przedstawienie poniższych informacji jest dokonywane na podstawie przepisów art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej jako „RODO”. 1. Administrator i jego dane kontaktowe. Administratorem danych osobowych uczestnika rekrutacji jest LEAP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Smoleńsk 29, 31-112 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000237825, posiadająca NIP: 6751327012, korzystająca z numeru telefonu: Wyświetl numer telefonu na pracuj.pl oraz adresu poczty elektronicznej: Wyświetl e-mail na pracuj.pl, zwana dalej „Administratorem”. 2. Inspektor ochrony danych. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą może się Pani/Pan kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Z inspektorem można się kontaktować w następujący sposób: listownie na adres: Inspektor Ochrony Danych LEAP Sp. z o.o., ul. Smoleńsk 29, 31-112 Kraków; przez e-mail: Wyświetl e-mail na pracuj.pl. 3. Cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi przetwarzania. 3.1. Dane osobowe uczestnika rekrutacji obejmujące: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez Panią/Pana; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy - są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z prowadzeniem procesu rekrutacji, w tym w szczególności w celu: w celu podjęcia decyzji w przedmiocie zatrudnienia do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, których dotyczy niniejszy proces rekrutacji (w tym do przeprowadzenia rekrutacji, zapoznania się i zweryfikowania tych danych i informacji w kontekście wymogów obowiązujących na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja), dokonania identyfikacji uczestnika rekrutacji, komunikowania się Administratora z uczestnikiem rekrutacji, przeanalizowania informacji dotyczących uczestnika rekrutacji pod względem spełniania potrzeb Administratora dotyczących pracy wykonywanej na stanowisku, którego dotyczy proces rekrutacji (w tym potrzeb związanych z wykonywaniem pracy we współpracy z kontrahentem Administratora), wykonania obowiązków Administratora w zakresie zapewnienia przeszkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz badań lekarskich dotyczących zdolności do pracy na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja (w przypadku gdyby Administrator planował zatrudnienie uczestnika rekrutacji). 3.2. W przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody, Pani/Pana dane osobowe obejmujące: imiona, nazwisko, informacje dotyczące Pani/Pana wykształcenia i doświadczenia zawodowego, wizerunku i głosu (w trakcie rozmowy), a także dane ujawnione przez Panią/Pana podczas rozmowy kwalifikacyjnej oraz odrębnie opublikowane przez Panią/Pana - mogą być przetwarzane poprzez udostępnienie ich do: LEAP Legal Software Limited, spółki prawa brytyjskiego z siedzibą w Londynie w Wielkiej Brytanii, Station, Unit 7, Circus Road West Battersea Power, London SW11 8EZ, Wielka Brytania oraz spółki prawa brytyjskiego Denovo Business Intelligence Limited z siedzibą w Glasgow, 40 Speirs Wharf, Glasgow G4 9TH, Wielka Brytania (kontrahent LEAP Legal Software Limited) - w celu przeanalizowania informacji dotyczących wykształcenia, doświadczenia zawodowego, dorobku naukowego, wiedzy, kwalifikacji zawodowych uczestnika rekrutacji pod względem spełniania potrzeb Administratora i kontrahenta Administratora dotyczących pracy wykonywanej na stanowisku, którego dotyczy proces rekrutacji oraz podjęcia decyzji w przedmiocie zatrudnienia uczestnika rekrutacji. W przypadku przekazania przez Panią/Pana dobrowolnie i z Pani/Pana inicjatywy informacji innych, niż określone w punkcie 3.1. (w szczególności zawartych w treści przekazanych przez Panią/Pana dokumentów) lub przedstawionych podczas rozmowy kwalifikacyjnej, informacje te będą przetwarzane w celach określonych w zdaniu poprzedzającym. 3.3. Dane osobowe uczestnika rekrutacji, o których mowa w punktach 3.1. i 3.2. mogą być przetwarzane w celu zapewnienia Administratorowi możliwości obrony i odpowiedniej ochrony prawnej w przypadku wystąpienia przez uczestnika rekrutacji z roszczeniami przeciwko Administratorowi. 3.4. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w punkcie 3.1. stanowią przepisy: a) art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.) – przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie; b) art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; c) art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. 3.5. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w punkcie 3.2. w celach wskazanych w punkcie 3.2. jest przepis art. 6 ust. 1 lit. a RODO - osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów. W przypadku danych, o których mowa w punkcie 3.2. zdanie pierwsze, zgoda może być wyrażona w sposób wyraźny, na zasadach określonych w niniejszym dokumencie w części zatytułowanej „Zgoda na przekazanie danych osobowych”. W przypadku danych, o których mowa w punkcie 3.2. zdanie drugie, zgoda może być wyrażona w sposób polegający na przekazaniu przez Panią/Pana tych informacji lub opublikowaniu przez Panią/Pana tych informacji. 3.6. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych wskazanych w punkcie 3.2. w celach wskazanych w punkcie 3.3. jest przepis art. 6 ust. 1 lit. f RODO - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. Prawnie uzasadnionymi interesami realizowanymi przez Administratora jest zapewnienie Administratorowi możliwości obrony i odpowiedniej ochrony prawnej w przypadku wystąpienia przez uczestnika rekrutacji z roszczeniami przeciwko Administratorowi. 3.7. Dane osobowe, o których mowa w punkcie 3.1. i 3.2. mogą być przetwarzane – w przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody – w celu włączenia Pani/Pana do kolejnych procesów rekrutacji prowadzonych przez Administratora w okresie 12 miesięcy od pozyskania przez Administratora Pani/Pana danych osobowych. 4. Odbiorcy danych osobowych. 4.1. Odbiorcami danych osobowych mogą być w niezbędnym zakresie współpracujący z Administratorem i zobowiązani do zachowania danych osobowych w tajemnicy doradcy, specjaliści w dziedzinach związanych z pracą, której dotyczy proces rekrutacji. 4.2. Odbiorcą danych osobowych, o których mowa w punkcie 3.1. mogą być podmioty zapewniające przeszkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz badania lekarskie dotyczące zdolności do pracy na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja (w przypadku, gdyby Administrator planował zatrudnienie Pani/Pana). 4.3. Odbiorcą danych osobowych, o których mowa w punkcie 3.2. mogą być: LEAP Legal Software Limited, spółki prawa brytyjskiego z siedzibą w Londynie w Wielkiej Brytanii, Station, Unit 7, Circus Road West Battersea Power, London SW11 8EZ, Wielka Brytania, oraz Denovo Business Intelligence Limited z siedzibą w Glasgow, 40 Speirs Wharf, Glasgow G4 9TH, które będą te dane przetwarzać wyłącznie poprzez udział swoich przedstawicieli w rozmowie kwalifikacyjnej przeprowadzanej w formie wideokonferencji z uczestnikiem rekrutacji, a także poprzez analizę tych danych osobowych oraz informacji przekazanych przez uczestnika rekrutacji w toku rozmowy rekrutacyjnej. 5. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. 5.1. W przypadku wyrażenia zgody przez Panią/Pana, dane osobowe, o których mowa w punkcie 3.2. będą przekazywane do Wielkiej Brytanii, w związku z przekazywaniem danych osobowych do LEAP Legal Software Limited, spółki prawa brytyjskiego z siedzibą w Londynie w Wielkiej Brytanii, Station, Unit 7, Circus Road West Battersea Power, London SW11 8EZ, Wielka Brytania, oraz do Denovo Business Intelligence Limited z siedzibą w Glasgow, 40 Speirs Wharf, Glasgow G4 9TH - w celach, o których mowa w punkcie 3.2.. Administrator zawarł z powyższymi spółkami umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych i przekazywaniu do państwa trzeciego danych osobowych. Umowa ta określa kontraktowe zasady przetwarzania powierzonych danych osobowych zgodne z RODO. Komisja Europejska uznała Wielką Brytanię za państwo zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, co nastąpiło na podstawie obowiązującej obecnie Decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/1772 z dnia 28 czerwca 2021 r. na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przez Zjednoczone Królestwo (notyfikowana jako dokument nr C(2021) 4800) (opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej L z dnia 11 października 2021 r.). 5.2. Dane osobowe nie są przekazywane do innego państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej. 6. Okres przechowywania danych osobowych. 6.1. Dane osobowe przetwarzane na potrzeby bieżącego procesu rekrutacji są przechowywane do czasu zakończenia tego procesu. 6.2. W przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody, Pani/Pana dane osobowe są przechowywane przez okres 12 miesięcy od pozyskania przez Administratora danych osobowych uczestnika procesu rekrutacji - na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. 7. Prawa osoby, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora. Na zasadach określonych w poniższych przepisach RODO przysługuje Pani/Panu prawo do: a) żądania dostępu do treści swoich danych osobowych (art. 15 RODO); b) żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe (art. 16 RODO); c) żądania usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO); d) żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO); e) przenoszenia danych (art. 20 RODO); f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO). 8. Prawo do cofnięcia zgody. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. 9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 10. Obowiązek podania danych osobowych oraz konsekwencje ich niepodania. 10.1. Nie ma Pani/Pan obowiązku podawania Administratorowi swoich danych osobowych, nie jest wymogiem ustawowym ani umownym. Podanie danych osobowych Administratorowi jest dobrowolne, ale w przypadku podjęcia przez Panią/Pana decyzji o udziału w rekrutacji, jest konieczne do udziału w procesie rekrutacji. 10.2. Konsekwencją niepodania przez Panią/Pana danych osobowych wskazanych w punkcie 3, a także konsekwencją nie wyrażenia zgody na udostępnienie danych, o którym mowa w punkcie 3.2. jest brak możliwości udziału w procesie rekrutacji, a w tym brak możliwości zatrudnienia u Administratora w ramach obecnego procesu rekrutacji. 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie. Dane osobowe mogą być przetwarzane również za pomocą systemu informatycznego i odpowiedniego oprogramowania, przy czym dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.