Koordynator / Koordynatorka Biura Zarządu

Koordynator / Koordynatorka Biura Zarządu

Miejsce pracy: Szczecin

Twój zakres obowiązków

• bieżące prowadzenie biura FlixHome sp. z o.o. i koordynacja spraw administracyjnych spółki i FlixHome S.A.,
• przygotowywanie zestawień, raportów i prezentacji zarządczych,
• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji firmowej, obsługa korespondencji oraz obiegu dokumentów,
• koordynacja umów B2B, umów zlecenia, umów o dzieło oraz innych dokumentów administracyjnych,
• współpraca z biurem księgowym w zakresie spraw kadrowo-administracyjnych,
• koordynacja współpracy z dostawcami usług związanych z funkcjonowaniem biura,
• analiza i kontrola wybranych kosztów stałych związanych z administracją,
• nadzór nad flotą samochodową i dokumentacją z nią związaną.
• prowadzenie i koordynacja kalendarza Zarządu oraz organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych,
• przygotowywanie materiałów, dokumentów i informacji potrzebnych do spotkań,
• sporządzanie notatek, podsumowań i list ustaleń,
• prowadzenie rejestru kluczowych decyzji i zadań oraz monitorowanie terminów ich realizacji,
• zbieranie informacji od poszczególnych działów i osób na potrzeby Zarządu,
• wsparcie Zarządu w bieżących projektach organizacyjnych.
• koordynacja posiedzeń Rady Nadzorczej i innych organów spółki,
• przygotowywanie materiałów, uchwał i dokumentów we współpracy z Zarządem oraz kancelarią prawną,
• koordynacja kontaktów z notariuszami, kancelariami i innymi doradcami,
• organizacja podpisywania aktów notarialnych, pełnomocnictw i dokumentów korporacyjnych,
• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji korporacyjnej spółek.
• nadzór nad recepcją/sekretariatem.

Nasze wymagania

• minimum 3–5 lat doświadczenia na stanowisku związanym z prowadzeniem biura, obsługą Zarządu, administracją lub koordynacją procesów,
• doświadczenie w pracy jako Office Manager, Koordynator Biura Zarządu, Executive Assistant, Asystent/Asystentka Zarządu lub na podobnym stanowisku,
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,
• umiejętność prowadzenia wielu tematów równocześnie,
• samodzielność i odpowiedzialność za powierzony obszar,
• umiejętność pilnowania terminów i konsekwentnego doprowadzania spraw do końca,
• swoboda w kontaktach z osobami na różnych poziomach organizacji,
• wysoka kultura osobista, bardzo dobra komunikacja i dyskrecja,
• dobra znajomość pakietu Microsoft Office,
• praktyczna umiejętność korzystania z narzędzi AI i LLM w codziennej pracy,
• prawo jazdy kat. B.

Podział czasu pracy

• 25% Administracyjne
• 25% Raportowanie i zbieranie danych
• 25% Organizacyjne
• 25% Zarządcze

To oferujemy

• bezpośrednią współpracę z Zarządem grupy,
• dużą samodzielność w organizacji własnej pracy,
• możliwość realnego wpływu na sposób funkcjonowania biura i procesów administracyjnych,
• możliwość współtworzenia standardów pracy Biura Zarządu,
• udział w rozwoju struktury grupy kapitałowej,
• pracę z nowoczesnymi narzędziami, w tym rozwiązaniami opartymi o AI,
• stabilne zatrudnienie i wynagrodzenie uzależnione od doświadczenia i kompetencji,
• pracę stacjonarną w Szczecinie.

FLIXHOME Sp. z o.o.

To stanowisko daje możliwość poznania firmy z bardzo szerokiej perspektywy — od bieżącej administracji i funkcjonowania spółki operacyjnej, przez współpracę z Zarządem, aż po sprawy związane z rozwojem struktury całej grupy.

Jeżeli jesteś osobą, która lubi porządkować procesy, dobrze organizuje pracę swoją i innych, potrafi działać samodzielnie i konsekwentnie doprowadza sprawy do końca — chcemy Cię poznać.