Specjalista / Specjalistka ds. rozliczeń i administracji finansowej - 1/2 etatu
Specjalista / Specjalistka ds. rozliczeń i administracji finansowej – 1/2 etatu
Miejsce pracy: Chorzów Wymiar czasu pracy: 1/2 etatu – 20 godzin tygodniowo Rodzaj umowy: umowa o pracę Tryb pracy: stacjonarny Godziny pracy: regularnie od poniedziałku do piątku, preferowane około 4 godzin dziennie; dokładne godziny ustalimy wspólnie
O nas
Grupa WEISS zarządza własnym portfelem nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych, zlokalizowanych głównie w Katowicach, Chorzowie i Mikołowie.
Jesteśmy niewielkim, stabilnym zespołem. Pracujemy bez rozbudowanej hierarchii, a decyzje podejmujemy szybko i bezpośrednio.
Pełną księgowość naszych spółek prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe. Po naszej stronie pozostają między innymi: fakturowanie, przygotowanie płatności, kontrola dokumentów, uzgadnianie rozrachunków oraz przekazywanie kompletnych danych do księgowości.
Szukamy osoby, która przejmie samodzielną odpowiedzialność za ten obszar i zadba o jego terminowe oraz uporządkowane funkcjonowanie.
Zakres obowiązków
wystawianie faktur sprzedażowych dla najemców i pozostałych kontrahentów;
przygotowywanie cyklicznych naliczeń dotyczących czynszów, opłat eksploatacyjnych, mediów i pozostałych usług;
aktualizowanie harmonogramu fakturowania na podstawie umów, aneksów i uzgodnionych zmian;
wystawianie korekt oraz obsługa dokumentów w KSeF;
przyjmowanie, ywanie i przypisywanie faktur kosztowych do właściwych spółek oraz nieruchomości;
kontrolowanie kompletności dokumentów i pozyskiwanie brakujących faktur;
przygotowywanie płatności i kontrolowanie terminów ich realizacji;
uzgadnianie sald, rozrachunków oraz rozliczeń pomiędzy spółkami;
wyjaśnianie nadpłat, niedopłat i rozbieżności w dokumentach;
przygotowywanie zestawień należności oraz kontakt z kontrahentami w sprawie zaległych płatności;
przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do skierowania spraw windykacyjnych do kancelarii prawnej;
bieżąca współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym;
przygotowywanie kompletnego pakietu dokumentów na zamknięcie miesiąca;
informowanie właściciela o nieprawidłowościach, brakach i sprawach wymagających decyzji;
prowadzenie terminów i zadań w Asanie;
usprawnianie powtarzalnych procesów związanych z dokumentami, rozliczeniami i przepływem informacji.
Nasze wymagania
minimum 2 lata doświadczenia w fakturowaniu, rozliczeniach, administracji finansowej lub na podobnym stanowisku;
doświadczenie we współpracy z biurem rachunkowym i organizowaniu obiegu dokumentów;
umiejętność samodzielnego uzgadniania sald i wyjaśniania różnic;
dobra znajomość programu Excel;
znajomość zasad wystawiania faktur, korekt oraz obsługi KSeF;
doświadczenie w pracy z programem księgowym lub finansowo-księgowym;
dokładność, systematyczność i bardzo dobra organizacja pracy;
samodzielność i poczucie odpowiedzialności za powierzony obszar;
umiejętność uprzejmego, ale konsekwentnego egzekwowania dokumentów i płatności;
gotowość do pracy z dokumentami dotyczącymi kilku spółek;
możliwość regularnej pracy stacjonarnej od poniedziałku do piątku.
Mile widziane
doświadczenie w rozliczaniu najmu lub nieruchomości;
znajomość programu Comarch ERP Optima;
doświadczenie w monitorowaniu należności i przygotowywaniu spraw do windykacji;
znajomość Asany lub innego systemu do zarządzania zadaniami;
praktyczne i odpowiedzialne korzystanie z narzędzi AI, takich jak ChatGPT lub Microsoft Copilot, w celu porządkowania informacji, przygotowywania podsumowań i instrukcji oraz usprawniania powtarzalnych czynności;
otwartość na automatyzację procesów, przy jednoczesnym sprawdzaniu poprawności wyników i zachowaniu poufności danych.
Oferujemy
stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę;
stały wymiar pracy wynoszący 1/2 etatu;
możliwość wspólnego ustalenia dokładnych godzin pracy;
uporządkowane wdrożenie i przekazanie obowiązków;
bezpośrednią współpracę z właścicielem firmy;
jasno określony zakres odpowiedzialności i krótką ścieżkę decyzyjną;
możliwość realnego wpływania na organizację i usprawnianie procesów;
pracę w stabilnej, właścicielskiej grupie zarządzającej własnym portfelem nieruchomości.
Informacje Prawne
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY Administratorem danych osobowych kandydatów jest WEISS Spółka Komandytowa z siedzibą przy ul. Lwowskiej 34, 41-500 Chorzów, NIP: 6272741802, KRS: 0000563150, dalej jako „Administrator”. Dane osobowe będą przetwarzane w celu: a) przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy; b) przetwarzania danych przekazanych dobrowolnie przez kandydata, wykraczających poza zakres wymagany przepisami prawa – na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO; c) ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z prowadzoną rekrutacją – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO; d) prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych – wyłącznie w przypadku udzielenia przez kandydata odrębnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane osobowe będą przechowywane do zakończenia bieżącego procesu rekrutacyjnego, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż do upływu właściwego okresu ich przedawnienia. W przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje dane będą przechowywane przez okres 12 miesięcy albo do wcześniejszego wycofania zgody. Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne, hostingowe, rekrutacyjne, kadrowe, prawne oraz podmioty obsługujące portale z ogłoszeniami o pracę – wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia rekrutacji. Kandydat ma prawo do: a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; b) sprostowania danych; c) usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania – w przypadkach określonych przepisami; d) przenoszenia danych; e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora; f) wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem; g) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych wymaganych przez przepisy Kodeksu pracy jest niezbędne do udziału w rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość uczestniczenia w procesie rekrutacyjnym. Dane kandydatów nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem listownie pod adresem: WEISS Spółka Komandytowa, ul. Lwowska 34, 41-500 Chorzów.