Personal Assistant of CEO / Office Manager

Prestiżowa spółka z siedzibą w Krakowie poszukuje doświadczonej osoby łączącej bezpośrednie wsparcie Prezesa Zarządu z nadzorem nad funkcjonowaniem biura. Nowa osoa będzie wspierać pracę CEO nadzorując kalendarz, organizując spotkania, podróże lotnicze (bilety, hotele), będzie zarządzać dokumentacją w zakresie podpisywania dokumentów przez CEO, a także nadzorować będzie pracę biura w tym współpracować z wszystkimi działami, wspierać komunikację, dbać o zarządzanie biurem i koordynować pracę Asystentki Biura. Do obowiązków nowej osoby będzie także wspieranie CEO w sprawach prywatnych takich jak np. kontaktu z firmą ochroniarską, kierowcą, firmami remontowymi, etc. Praca w pełni stacjonarna z biura, standardowe godziny pracy. 

Personal Assistant (PA) to a CEO / Office Manager

Zadania:

• Kompleksowe zarządzanie kalendarzem Prezesa — planowanie, koordynacja i priorytetyzacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych
• Organizacja podróży służbowych: loty, hotele, transfery, itineraria i dokumentacja podróżna
• Przygotowywanie notatek, prezentacji, raportów i korespondencji w języku polskim i angielskim
• Rola pierwszego punktu kontaktu w komunikacji Prezesa z klientami, partnerami i pozostałymi działami firmy
• Koordynacja spraw prywatnych Prezesa — nadzór nad nieruchomościami, kontakt z wykonawcami, współpraca z ochroną, koordynacja kierowcy, rezerwacje prywatne
• Nadzór nad pracą Asystentki Biura oraz codziennym funkcjonowaniem biura
• Kontrola obiegu dokumentów, terminowości podpisywania umów i zgodności z procedurami wewnętrznymi
• Koordynacja współpracy międzydziałowej i zapewnienie płynnego przepływu informacji
• Negocjacje z dostawcami usług biurowych oraz zarządzanie budżetem administracyjnym

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe 
• Kilkuletnie doświadczenie na stanowisku asystenckim lub w roli Office Managera, najlepiej przy bezpośredniej obsłudze kadry zarządzającej
• Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie — warunek konieczny
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office
• Dyskrecja, sumienność, doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne
• Bardzo dobre referencje
• Proaktywna postawa, wysoka kultura osobista i profesjonalna prezencja

Oferta:

• Bardzo dobra atmosfera w prestiżowej organizacji
• Wynagrodzenie na umowe B2B - 12.000 - 15.000 + VAT
• Możliwość poszerzania kompetencji i rozwój w organizacji