Audit Booking Coordinator

Eurofins Scientific to międzynarodowa firma, która oferuje wszechstronną gamę badań analitycznych klientom różnych sektorów. Grupa Eurofins jest światowym liderem w badaniach żywności, środowiska, produktów farmaceutycznych, kosmetyków oraz testów agrochemicznych (CRO). Jest także jedną z wiodących na świecie firm na rynkach genomiki, farmakologii, medycyny sądowej, CDMO, zaawansowanych nauk o materiałach oraz badań klinicznych. Ponadto Eurofins silnie rozwija dział diagnostyki klinicznej. W 2025 r. Eurofins osiągnęło przychód na poziomie 7. 296 mld euro, zatrudniając około 65 000 pracowników w ponad 900 laboratoriach w 59 krajach. Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów. Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej.

Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy: - odpowiedzialność, - dobra organizacja własnej pracy, - dbałość o szczegóły, - skrupulatność i dokładność, - dyscyplina, - dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi. Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up. Audit Booking Coordinator pełni funkcję: - kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów, - istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego, - osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów. Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy: - przyjmowanie zapytań dotyczących audytów, - kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym: - inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji, - pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m. in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp. , - weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp. , - tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins, - monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat, - potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu, - komunikacja z klientami w razie potrzeby, - przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań, - stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów, - cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego, - przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów, - przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków, - przydzielanie audytorów do audytów, - przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach, - udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane, - promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług, - utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami, - wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach, - wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.