Referent/referentka Zespół Obsługi Kancelaryjnej w Wydziale Komunikacji Społecznej

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca biurowa przy komputerze.

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

• praca w pomieszczeniu biurowym, w ramach podstawowego systemu czasu pracy obowiązuje ruchomy czas pracy (od poniedziałku do piątku rozpoczynanie pracy w zależności od decyzji procpwnika w przedziale czsowym 07:00-09:00),
• miejsce pracy usytuowane w budynku pięciokondygnacyjnym (obecność windy),
• konieczność przemieszczania się po obiekcie,
• obiekt wyposażony w podjazd dla osób niepełnosprawnych,
• stanowisko pracy wyposażone w niezbędne urządzenia służące do realizacji zadań tj. komputer, drukarka, telefon, kserokopiarkę, niszcarkę, itp.

• odbiera z Poczty Specjalnej korespondencję wpływającą do Komendy Wojewódzkiej Policji w Gorzowie Wielkopolskim: a) bez dokładnie wskazanego adresata, b) adresowanej do kierownictwa KWP,c) adresowanej do komórek organizacyjnych, których obsługę kancelaryjną prowadzi Wydział Komunikacji Społecznej KWP;
• prowadzi Kancelarię Ogólną KWP, w tym dokonuje podziału, ewidencji korespondencji w celu przekazania jej do właściwych komórek organizacyjnych KWP/jednostek Policji woj. lubuskiego, ustala z nadawcami korespondencji właściwego adresata w przypadku braku na niej informacji umożliwiającej identyfikację komórki organizacyjnej/jednostki Policji, w celu jej przekazania;
• odbiera, weryfikuje oraz przekazuje korespondencję wpływającą za pośrednictwem skrzynki e-Doręczeń oraz ePUAP do właściwych komórek organizacyjnych KWP/ jednostek Policji woj. lubuskiego;
• obsługuje skrzynki poczty elektronicznej KWP (Wyświetl e-mail na aplikuj.pl), w tym przekazuje zgłoszenia/informacje do komórek merytorycznych oraz udziela odpowiedzi podmiotom zwracającym się z zapytaniem;
• w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentacji wykonuje obsługę kancelaryjno-biurową w zakresie Zespołu Psychologów, Zespołu Ochrony Pracy oraz Pełnomocnika Komendanta Wojewódzkiego Policji w Gorzowie Wielkopolskim ds. Ochrony Praw Człowieka,w tym:a) przyjmuje, rejestuje, przekazuje korespondencję, b) prowadzi urządzenia ewidencyjne, c) prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników i policjantów Zespołu Psychologów, Zespołu ds. Ochrony praw Człowieka, Zespołu Ochrony Pracy: - list obecności, - urlopów i absencji chorobowej, - ewidencji wyjść w godzinach służbowych, - rejestru poleceń wyjazdów służbowych, d) prowadzi dokumentację związaną z medycyną pracy pracowników i policjantów Zespołu Psychologów, Zespołu Ochrony Pracy oraz Pełnomocnika Komendanta Wojewódzkiego Policji w Gorzowie Wlkp. ds. Ochrony praw Człowieka;
• odbiera i ewidencjonuje korespondencję jawną ze Stanowiska Kierowania KWP oraz korespondencję o klauzuli zastrzeżone ze Stacji Szyfrów, Telegrafii i Telekopii KWP adresowanej do kierownictwa KWP;
• sporządza spisy akt przekazanych do archiwum i protokołów brakowania dokumentacji niearchiwalnej dla dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji Zespołu Psychologów, Zespołu Ochrony Pracy oraz Pełnomocnika Komendanta Wojewódzkiego Policji w Gorzowie Wlkp. ds. Ochrony praw Człowieka;
• sporządza i redaguje pisma oraz dokumenty służbowe zlecone przez Naczelnika Wydziału Komunikacji Społecznej KWP w Gorzowie Wlkp.

WYMAGANIA:

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” – w przypadku braku – zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu w myśl ustawy o ochronie informacji niejawnych w celu uzyskania odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa,
• oświadczenie kandydata – zgodnie z art.4a ustawy z dnia 14 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw – czy od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracował/nie pracował, pełnił/nie pełnił służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub był/nie był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• biegła obsługa komputera,
• samodzielne redagowanie tekstów,
• znajomość zasad komunikacji interpersonalnej,
• umiejętność planowania i organizacji pracy,
• dokładność w wykonywaniu powierzonych zadań,
• umiejętność pracy w zespole, komunikatywność.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe administracyjne lub humanistyczne,
• co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego pracy w administracji publicznej,
• szkolenie z zakresu zasad pracy kancelaryjnej,
• wysoka kultura osobista, odpowiedzialność.

OFERUJEMY:

• Ruchomy czas pracy
• Stołówka pracownicza
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Miejsce parkingowe na terenie urzędu
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

• Dodatek za wieloletnią pracę w wysokości od 5% do 20%
• Nagrody jubileuszowe
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. "trzynastka")
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego