Inspektor/inspektorka ds. obsługi sekretariatu

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• Praca biurowa, wysiłek fizyczny, permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji np. obywatele, przedsiębiorstwa),
• Obciążenie mięśniowo – szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• Narzędzia i materiały pracy – komputer, urządzenia biurowe,
• Budynek nieprzystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo,
• Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie

• prowadzi sprawy związane z korespondencją w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją); ewidencję wychodzącą i wpływającą z ePUAP i e-maili w systemie EZD, przekazuje sprawy po dekretacji w systemie EZD do kancelarii i komórek organizacyjnych Oddziału
• prowadzi kalendarz pracy Dyrektora Oddziału i Zastępców Dyrektora Oddziału celem właściwej i terminowej organizacji narady, konferencji, spotkań.
• prowadzi sprawy związane z obsługą Sekretariatu
• obsługuje pocztę przychodzącą i wychodzącą
• obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu kancelarii, sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału
• udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do merytorycznych wydziałów
• zastępuje współpracowników z Zespołu w obsłudze sekretariatu i kancelarii
• udziela wsparcia pracownikom realizującym obsługę sekretariatów w Rejonach i Wydziale Technologii i Jakości Budowy Dróg Laboratorium Drogowym

WYMAGANIA:

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• znajomość zasad obiegu dokumentów,
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• podstawowa znajomość KPA
• znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych
• posiadanie nieposzlakowanej opinii link do wzoru oświadczenia:
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r. - link do wzoru oświadczenia:
• umiejętność obsługi pakietu MS Office (Excel i Word)
• kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, współpraca, komunikacja, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe administracyjne lub ekonomiczne
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w jednostkach administracji publicznej, w zakresie prowadzenia sekretariatu lub obsługi administracyjnej i/lub kancelaryjnej
• przeszkolenie w zakresie: obsługa poczty w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD),
• poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone

OFERUJEMY:

• Ruchomy czas pracy
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Miejsce do odświeżenia się
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Zniżki na wypoczynek w ośrodkach wypoczynkowych

• Stabilną pracę w jednostce administracji państwowej z wieloletnią tradycją, otwarte i przyjazne środowisko pracy, zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
• Przyjazna lokalizacja (dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej)
• Dodatek za wieloletnią pracę w wysokości od 5% do 20 % wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Trzynaste wynagrodzenie
• Nagrody jubileuszowe
• Odprawy emerytalne i rentowe
• Możliwości rozwoju kompetencji zawodowych m.in. refundacja kosztów nauki na studiach wyższych, studiach podyplomowych, kursach zawodowych i opłaty za egzamin, kursach językowych, kursu przygotowującego do postępowania kwalifikacyjnego i opłaty za egzamin
• Pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach
• Możliwość zakupu legitymacji uprawniającej do 50% zniżek na przejazdy PKP w całej Polsce
• Możliwość zakupu grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie (PZU)
• Dodatkowe ubezpieczenie NNW w przypadku osób wykonujących zadania związane z: utrzymaniem drogi, obszarem technologii, realizacji inwestycji, kierowaniem ruchem drogowym/pojazdem służbowym
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Dofinansowanie do zakupu okularów/soczewek korekcyjnych
• Możliwość zakupu pakietów opieki medycznej (Medicover, Luxmed)
• Możliwość zakupu abonamentów sportowych (Multisport, Medicover Sport, Fitprofit, Fitsport)