Koordynator ds. Dokumentacji Inwestycyjnej i Gwarancji

O nas

Ippon Group Sp. z o.o. to jedna z wiodących spółek inwestycyjnych w Polsce, specjalizująca się w realizacji ambitnych projektów w sektorze nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych. Od lat zdobywamy uznanie na rynku:

• SYMBOL NOWOCZESNEGO BUDOWNICTWA 2025

• 7. miejsce w ogólnopolskim rankingu Najlepszych Deweloperów Mieszkaniowych (2025)

• Tytuł Dewelopera Roku przyznawany nieprzerwanie w latach 2020–2025

• Nagroda Lidera Rynków Wschodzących w konkursie OtoDom (2023)

• Członkostwo w Polskim Związku Firm Deweloperskich

Nasze sukcesy budujemy dzięki wyjątkowemu zespołowi. Obecnie poszukujemy Koordynatora ds. Dokumentacji Inwestycyjnej i Gwarancji, który zapewni centralne wsparcie dokumentacyjne i administracyjne Działu Inwestycji na etapie przygotowania, realizacji, zakończenia oraz gwarancji inwestycji.

Koordynator ds. Dokumentacji Inwestycyjnej i Gwarancji

Miejsce pracy: Olsztyn

Praca stacjonarna w siedzibie Spółki, z okresowymi wizytami w urzędach, na realizowanych inwestycjach i w obiektach IPPON GROUP. Stanowisko w Dziale Inwestycji, współpracujące z Dyrektorem ds. Inwestycji, Kierownikami Projektów oraz zespołami budów.

Do Twoich zadań należeć będzie:

• Prowadzenie obiegu, ewidencji i archiwum dokumentacji inwestycyjnej – w wersji papierowej i elektronicznej,

• Kompletowanie, porządkowanie i kontrola aktualności dokumentacji projektowej, formalnej, kontraktowej, odbiorowej i powykonawczej dla wszystkich inwestycji,

• Przygotowywanie wniosków, zgłoszeń, pełnomocnictw, pism przewodnich i wymaganych załączników w postępowaniach administracyjnych,

• Prowadzenie korespondencji oraz bieżąca współpraca z urzędami, gestorami sieci, zarządcami dróg i innymi instytucjami uczestniczącymi w procesie inwestycyjnym,

• Monitorowanie statusu decyzji, uzgodnień, pozwoleń, umów przyłączeniowych, opłat i terminów formalnych oraz sygnalizowanie ryzyk i braków dokumentacyjnych,

• Dokumentacyjne przygotowanie inwestycji do rozpoczęcia robót, w tym kompletowanie zawiadomień, ubezpieczeń, dokumentów dotyczących przyłączy, zajęcia pasa drogowego i przekazania terenu budowy,

• Wsparcie Kierowników Projektów w przygotowywaniu dokumentacji przetargowej i ofertowej, w tym kompletowanie i porządkowanie specyfikacji, zakresów rzeczowych oraz załączników do zapytań ofertowych,

• Wsparcie kontraktacji od strony formalnej – przygotowywanie i obieg umów, aneksów i zleceń, kompletowanie załączników oraz prowadzenie rejestrów dokumentów, zabezpieczeń i terminów,

• Kompletowanie dokumentacji niezbędnej do odbiorów branżowych i instytucjonalnych, uzyskania pozwolenia na użytkowanie, wyodrębnienia lokali oraz przekazania inwestycji,

• Prowadzenie rejestru zgłoszeń gwarancyjnych, korespondencji i zleceń naprawczych oraz monitorowanie terminów usuwania usterek przez wykonawców i serwisy,

• Organizacja przeglądów gwarancyjnych, przygotowywanie protokołów, porządkowanie dokumentacji fotograficznej i historii zgłoszeń oraz kontrola terminów gwarancji i zabezpieczeń,

• Przygotowywanie cyklicznych raportów, zestawień i materiałów decyzyjnych dla Dyrektora ds. Inwestycji i Wiceprezesa oraz dokumentacyjne wsparcie modernizacji obiektów komercyjnych IPPON GROUP.

Od Ciebie oczekujemy:

• Wykształcenia wyższego, preferowane kierunki: budownictwo, inżynieria środowiska, geodezja, administracja, gospodarka przestrzenna, zarządzanie nieruchomościami lub kierunki pokrewne

• Minimum 2 lat doświadczenia w administracyjnej lub dokumentacyjnej obsłudze inwestycji budowlanych

• Znajomości procesu inwestycyjnego – od przygotowania dokumentacji po odbiory i gwarancję

• Umiejętności przygotowywania sprawozdawczości- pism, wniosków, zestawień , rejestrów

• Bardzo dobrej znajomości MS Word i Excel oraz elektronicznego obiegu dokumentów

• Dokładności, systematyczności i umiejętności organizowania procesów

• Samodzielności w prowadzeniu spraw zewnętrznych i wewnętrznych, wizyty w urzędach oraz na inwestycjach

• Podstawowej umiejętności czytania dokumentacji projektowej

• prawo jazdy kat. B

Co możemy Ci zaoferować:

• Atrakcyjne wynagrodzenie – warunki ustalane indywidualnie na rozmowie

• Stabilne zatrudnienie z perspektywą długofalowej współpracy i rozwoju

• Różnorodną pracę łączącą biuro, kontakty z instytucjami i współpracę z budowami

• Pracę w zgranym, profesjonalnym zespole i niezbędne narzędzia pracy

• Szkolenia i rozwój

• Możliwości awansu

Mile widziane:

• Doświadczenie pracy po stronie dewelopera lub generalnego wykonawcy

• Znajomość systemów obiegu dokumentów, e-administracji oraz rejestracji usterek

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.