Senior Finance and Accounting Specialist (m/f)

We are currently looking for candidates for the Senior Finance and Accounting Specialist (m/f) position, who would like to join a new office in Warsaw of a large and established international pharmaceutical company.

The position supports the Poland branch by performing day to day operational activities across finance, administration and procurement.

Work from the office 5 days a week.

Your duties:

Financial Controlling & Accounting (Operational Focus):

• Book daily accounting transactions for the Polish entity, ensuring adherence to group procedures.
• Manage accounts payable including booking invoices into ERP system, supplier reconciliation and preparation of payments.
• Manage receivables, including sales orders, client reconciliation, and ensuring invoices and credit/debit notes are correctly issued and recorded.
• Prepare and coordinate tax declarations with external advisors, ensuring compliance with local regulations and deadlines.
• Ensure intercompany transactions, including purchase of goods from HQ, are accurately recorded and periodically reconciled with stock.
• Manage employee expense reimbursement, including review and payment of expense reports.
• Maintain the fixed asset register and ensure correct calculation of depreciation and amortization in the ERP system.
• Manage the drafting of the annual budget and forecasts and provide support to relevant departments.
• Prepare monthly financial reporting to Corporate (P&L, sales reports, margins)
• Analyse variances against budget and forecasts, and report key issues to management.
• Prepare local financial data and provide required information to external accountants and auditors as per local regulations.
• Partner with the business to develop scenario analyses and evaluate strategic options and their financial impact.

Procurement (Operational Support):

• Manage supplier registration, documentation, and basic evaluations.
• Support contract negotiations and ensure that approved purchases are cost-efficient and of high quality
• Create purchase orders and ensure the correct approval workflow is followed.
• Ensure compliance with internal procurement procedures and policies.

Requirements:

• Strong computer skills, including SAP and MS Office (Excel, Power point)
• 3/5 years of experience in accounting/controlling duties in a major company or division of a large corporation (ideally in a pharmaceuticals sector)
• University degree in Accounting or Business administration or equivalent business experience
• Fluent English and Polish
• Italian would be an extra asset

Benefits:

The package of benefits will be developed with the growth of the team in Warsaw

Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Mokotowska 64, 00-534 Warszawa. (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem:

Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem:

Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329