Executive Assistant / Project Specialist

Executive Assistant / Project Specialist

Miejsce pracy: Warszawa

Rekrutujemy dla

warszawskiej rozpoznawalnej agencja nieruchomości Premium, która specjalizuje się w obrocie luksusowymi apartamentami, domami oraz prestiżowymi inwestycjami z segmentu de luxe. Firma wyróżnia się nowoczesnym podejściem do marketingu, silną obecnością w mediach społecznościowych oraz wysoką jakością obsługi Klientów.

Poszukujemy osoby, która połączy koordynację procesów związanych z obsługą Klientów Premium z samodzielnym prowadzeniem projektów wewnętrznych. Nie jest to klasyczne stanowisko asystenckie. To rola dla osoby świadomej biznesowo, odpowiedzialnej i proaktywnej, która potrafi uporządkować wiele równoległych tematów, trafnie ustalać priorytety oraz skutecznie doprowadzać zadania do końca.

Rola obejmuje podział zadań:

- 50% etatu: Współpraca z Prezesem i koordynacja operacyjna procesów klienckich.

- 50% etatu: Realizacja projektów wewnętrznych, wdrażanie projektów optymalizacyjnych, technologicznych i organizacyjnych we współpracy z Dyrektor Operacyjną.

Twój zakres obowiązków

• Koordynowanie operacyjnej obsługi sprzedaży nieruchomości premium – kontakt z klientami, monitorowanie kolejnych etapów współpracy, organizacja spotkań, sesji i dokumentacji oraz zapewnienie terminowej realizacji ustaleń.
• Bieżąca obsługa i komunikacja z klientami premium – przekazywanie informacji podczas nieobecności Partnera, prowadzenie wybranych rozmów, sprawne reagowanie na niestandardowe sytuacje oraz dbanie o wysokie standardy obsługi.
• Koordynacja dokumentacji i spraw administracyjnych – kompletowanie, odbieranie i przekazywanie dokumentów, przygotowywanie krótkich podsumowań statusu spraw oraz organizacja działań związanych z nieruchomościami, w tym okazjonalnych wyjazdów do klientów i nieruchomości, również poza Warszawą.
• Samodzielne prowadzenie projektów rozwojowych i operacyjnych – od etapu planowania do pełnego wdrożenia, w tym ustalanie wymagań, harmonogramów, etapów i zadań oraz organizowanie spotkań projektowych i wdrożeniowych.
• Koordynowanie współpracy z partnerami zewnętrznymi – dostawcami, firmami technologicznymi, konsultantami i innymi podmiotami, w tym monitorowanie terminów, egzekwowanie ustaleń oraz reprezentowanie Partnera w wybranych działaniach operacyjnych.
• Optymalizacja procesów i wdrażanie rozwiązań w organizacji – koordynowanie wdrażania nowych narzędzi, systemów i procesów, porządkowanie oraz dokumentowanie sposobu pracy, przygotowywanie instrukcji, procedur i standardów, a także organizowanie szkoleń i komunikacji wewnętrznej.
• Monitorowanie realizacji projektów i rozwiązywanie problemów – identyfikowanie ryzyk i potencjalnych opóźnień, proponowanie konkretnych rozwiązań oraz bieżące, krótkie i uporządkowane raportowanie statusu projektów.

Nasze wymagania

• Minimum kilkuletnie doświadczenie w samodzielnej koordynacji projektów, procesów, wdrożeń lub działań sprzedażowo-operacyjnych, w tym prowadzeniu kilku projektów lub wielowątkowych tematów jednocześnie.
• Praktyczna znajomość zasad prowadzenia projektów – od określenia celu i przygotowania harmonogramu po wdrożenie rozwiązania – oraz doświadczenie w tworzeniu, wdrażaniu i porządkowaniu procedur, instrukcji, standardów i procesów.
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność ustalania priorytetów i elastycznego reagowania na zmieniające się potrzeby, a także samodzielność, proaktywność i odpowiedzialność za powierzone zadania.
• Wysoko rozwinięte umiejętności analityczne i procesowe, umiejętność przekładania informacji i ustaleń na konkretne działania oraz przygotowywania przejrzystych raportów, podsumowań i rekomendacji.
• Precyzyjny i uporządkowany styl komunikacji oraz umiejętność utrzymania wysokiej jakości pracy w dynamicznym, wielowątkowym środowisku.
• Wysoka kultura osobista, profesjonalizm i swoboda w kontaktach z wymagającymi klientami, a także dyskrecja i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
• Umiejętność pracy z dokumentami, harmonogramami i narzędziami biurowymi.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2/C1 - kontakt również z zagranicznymi Klientami.
• Czynne prawo jazdy kat. B oraz gotowość do okazjonalnych wyjazdów.

Mile widziane

• Doświadczenie na stanowisku Koordynatora ds. Projektów, Project Specialist, Sales Coordinator lub w podobnej roli operacyjno-projektowej;
• Doświadczenie w bezpośredniej współpracy z Zarządem, właścicielami firmy lub kadrą menedżerską;
• Doświadczenie zdobyte w organizacji o wysokich standardach procesowych, np. w branży finansowej, bankowości, usługach profesjonalnych lub segmencie premium;
• Doświadczenie w obsłudze klientów biznesowych lub klientów premium;
• Udział w projektach związanych z automatyzacją procesów, wdrażaniem systemów, elektronicznym obiegiem dokumentów lub narzędziami raportowymi;

To oferujemy

• Atrakcyjne wynagrodzenie na kontrakcie B2B.
• Płatne dni wolne.
• Prywatną opiekę medyczną.
• Możliwość finansowania miejsca parkingowego.
• Pokrywanie kosztów przejazdów służbowych.
• Standardowe godziny pracy od 9:00 do 17:00, z możliwością elastycznych ustaleń w uzasadnionych sytuacjach.
• Bezpośrednią współpracę z właścicielami i osobami zarządzającymi firmą.
• Realny wpływ na sposób funkcjonowania oraz dalszy rozwój organizacji.
• Możliwość samodzielnego prowadzenia różnorodnych projektów biznesowych, operacyjnych i technologicznych.
• Rozwój kompetencji w zakresie zarządzania projektami, optymalizacji procesów i obsługi klientów premium.
• Pracę w prestiżowej, stabilnej i dynamicznie rozwijającej się organizacji.
• Współpracę z doświadczonymi ekspertami rynku nieruchomości premium.
• Pracę w zaangażowanym, odpowiedzialnym i koleżeńskim zespole.
• Różnorodność zadań i projektów oraz dużą przestrzeń do samodzielnego działania.
• Pracę stacjonarną w Warszawie, połączoną z okazjonalnymi wyjazdami do klientów i nieruchomości.

Benefity

• prywatna opieka medyczna
• kawa / herbata
• parking dla pracowników
• Pokrywanie kosztów podróży służbowych
• Podstawowe narzędzia pracy
• Rozwój pod okiem eksperta rynku nieruchomości

BIGRAM Sp. z o. o.

Od ponad 30 lat BIGRAM z sukcesem realizuje projekty rekrutacyjne i doradcze. Specjalizujemy się w rekrutacjach na stanowiska menadżerskie oraz specjalistyczne.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez BIGRAM Sp. z o. o. z siedzibą w: Domaniewska 42, 02-672 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.