Pracownik / Pracowniczka sekretariatu - obieg dokumentów i archiwizacja

Pracownik / Pracowniczka sekretariatu – obieg dokumentów i archiwizacja

Kancelaria Pirożek & Pirożek | Katowice | Praca stacjonarna

Dobra organizacja dokumentacji ma bezpośredni wpływ na codzienną pracę kancelarii. Szukamy osoby, która zadba o sprawny obieg dokumentów, uporządkuje zasady ich przechowywania i będzie proponować usprawnienia w tym obszarze. To stanowisko dla kogoś, kto lubi porządkować informacje, pracuje dokładnie i potrafi przełożyć pomysły na praktyczne rozwiązania.

Zakres obowiązków

• Organizowanie i nadzorowanie obiegu dokumentów papierowych oraz elektronicznych.

• Rejestrowanie, ywanie i przyporządkowywanie dokumentów do odpowiednich spraw, klientów oraz wewnętrznych rejestrów.

• Porządkowanie i archiwizacja dokumentacji zgodnie z przyjętymi zasadami oraz nadzór nad jej kompletnością.

• Digitalizacja dokumentów, w tym skanowanie, nadawanie nazw plikom i utrzymywanie przejrzystej struktury folderów.

• Przygotowywanie i aktualizowanie procedur dotyczących przyjmowania, przekazywania, przechowywania oraz udostępniania dokumentów.

• Identyfikowanie problemów w obiegu informacji i proponowanie usprawnień we współpracy z zespołem kancelarii.

• Prowadzenie ewidencji umów i dokumentacji administracyjnej oraz przekazywanie dokumentów do księgowości i kadr.

• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz wsparcie administracyjne pracowników kancelarii.

• Dbanie o poufność dokumentacji i przestrzeganie zasad dostępu do informacji.

Nasze oczekiwania

• Wykształcenie wyższe lub student/studenka V roku studiów, preferowane kierunki: bibliotekoznawstwo, architektura informacji, administracja , a także informacja naukowa, archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją.

• Umiejętność systematycznego porządkowania dokumentów i informacji w sposób ułatwiający ich wyszukiwanie.

• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i terminowe wykonywanie powierzonych zadań.

• Dokładność oraz odpowiedzialne podejście do pracy z dokumentacją zawierającą informacje poufne.

• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Word i Excel, oraz sprawna obsługa urządzeń biurowych.

• Umiejętność jasnego formułowania instrukcji i ywania zasad postępowania.

• Komunikatywność, wysoka kultura osobista i umiejętność współpracy z zespołem.

Mile widziane

• Doświadczenie w sekretariacie, administracji, archiwum lub przy obsłudze dokumentacji.

• Znajomość zasad klasyfikowania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów.

• Doświadczenie w pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów lub systemami zarządzania dokumentacją.

• Udział w tworzeniu procedur, porządkowaniu archiwum lub digitalizacji zasobów.

Co oferujemy

• Możliwość zdobycia doświadczenia w organizacji pracy kancelarii i zarządzaniu dokumentacją.

• Realny wpływ na sposób prowadzenia dokumentacji oraz wdrażanie usprawnień.

• Współpracę z zespołem adwokatów, radców prawnych i pracowników administracyjnych.

• Przyjazną atmosferę i pracę wymagającą samodzielności oraz inicjatywy.

• Pierwszą umowę zlecenia na 12 miesięcy, z możliwością dalszej współpracy na podstawie umowy zlecenia lub umowy o pracę, na uzgodnionych warunkach.

Informacje Prawne

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych kandydatów Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, dalej „RODO”, informujemy: 1. Administrator danych i kontakt Administratorem Twoich danych osobowych jest Kancelaria adwokacka Pirożek & Pirożek R. Pirożek, K. Pirożek, J. Wichura Sp. J. z siedzibą pod adresem aleja W. Korfantego 51, dalej „Administrator”. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się pisząc na adres Wyświetl e-mail na olx.pl lub na wskazany powyżej adres siedziby. 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Twoje dane osobowe będą przetwarzane: w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko pracownika sekretariatu odpowiedzialnego za obieg dokumentów i archiwizację, oceny kwalifikacji oraz kontaktu w sprawie aplikacji — w zakresie niezbędnym do podjęcia na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy zlecenia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie dodatkowych danych, które dobrowolnie zamieścisz w dokumentach aplikacyjnych i na których przetwarzanie wyrazisz zgodę, np. zdjęcia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO; na potrzeby przyszłych rekrutacji — wyłącznie jeżeli wyrazisz na to odrębną, dobrowolną zgodę, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Prosimy o niezamieszczanie w dokumentach aplikacyjnych danych dotyczących zdrowia, przekonań religijnych, poglądów politycznych ani innych szczególnych kategorii danych, a także informacji o wyrokach skazujących. 3. Odbiorcy danych Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu rekrutacji, w szczególności dostawcom poczty elektronicznej, hostingu i obsługi informatycznej, a także podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Podmioty świadczące usługi na zlecenie Administratora przetwarzają dane w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług. 4. Okres przechowywania danych Dane zgromadzone na potrzeby bieżącej rekrutacji będą przechowywane do jej zakończenia, a następnie zostaną usunięte. W przypadku nawiązania współpracy dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy będą przetwarzane dalej na odpowiednich podstawach prawnych, o czym otrzymasz odrębną informację. Jeżeli wyrazisz zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, Twoje dane będą przechowywane przez ustalony okres, np. 12 miesięcy od przesłania aplikacji, nie dłużej jednak niż do wycofania zgody. Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody zostaną usunięte po jej wycofaniu albo ustaniu celu przetwarzania. 5. Twoje prawa Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do: dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii; sprostowania danych; usunięcia danych; ograniczenia ich przetwarzania; przenoszenia danych — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość na adres Wyświetl e-mail na olx.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO. 6. Dobrowolność podania danych Podanie danych jest dobrowolne, jednak dane umożliwiające kontakt oraz ocenę kwalifikacji i doświadczenia są niezbędne do rozpatrzenia aplikacji. Ich niepodanie może uniemożliwić udział w rekrutacji. Podanie dodatkowych danych oraz zgoda na przyszłe rekrutacje są całkowicie dobrowolne i nie wpływają na ocenę kandydatury w bieżącej rekrutacji.