Oferta pracy - Koordynator realizacji / organizacji ekip

Poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora realizacji / organizacji ekip , która będzie odpowiedzialna za organizację i koordynację prac, kontakt z klientami i ekipami wykonawczymi oraz bieżące wsparcie realizowanych projektów.

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, komunikatywnej i samodzielnej, która potrafi planować pracę, pilnować terminów oraz sprawnie koordynować wiele zadań jednocześnie.

Praca na początkowym etapie będzie odbywać się w formie zdalnej , z możliwością ustalenia zasad dalszej współpracy wraz z rozwojem firmy i zakresem realizowanych projektów.

Zakres obowiązków

• Organizacja i koordynacja ekip wykonawczych – ustalanie terminów realizacji prac, umawianie ekip oraz bieżące planowanie ich harmonogramów.

• Kontakt z klientami – uzgadnianie terminów, potwierdzanie zakresu prac, przekazywanie informacji o postępach oraz bieżąca obsługa zapytań.

• Kontakt z podwykonawcami i dostawcami – uzgadnianie dostępności, terminów oraz warunków realizacji zleceń.

• Zamawianie materiałów i towarów – przygotowywanie zapotrzebowania, składanie zamówień, kontrolowanie terminów dostaw oraz koordynacja dostarczenia materiałów na miejsce realizacji.

• Przygotowywanie dokumentacji – sporządzanie zleceń, protokołów, zestawień materiałowych, harmonogramów, raportów oraz innych dokumentów związanych z realizacją prac.

• Monitorowanie postępu realizacji zleceń – kontrolowanie terminowości, reagowanie na opóźnienia i rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych.

• Prowadzenie dokumentacji realizacyjnej – porządkowanie dokumentów, aktualizowanie danych i archiwizowanie informacji dotyczących poszczególnych projektów.

• Koordynacja przepływu informacji pomiędzy klientami, ekipami wykonawczymi, dostawcami i osobami odpowiedzialnymi za realizację projektów.

• Wsparcie organizacyjne i administracyjne – przygotowywanie zestawień, kontrolowanie statusów zleceń oraz dbanie o sprawny obieg informacji.

• Kontrola kompletności dokumentacji po zakończeniu prac oraz zbieranie protokołów i innych dokumentów niezbędnych do rozliczenia realizacji.

• Bieżące wsparcie procesu realizacji usług oraz usprawnianie organizacji pracy.

Wymagania

• Dobra organizacja pracy własnej i umiejętność planowania zadań.

• Komunikatywność oraz swoboda w kontakcie telefonicznym i mailowym z klientami oraz ekipami.

• Samodzielność, odpowiedzialność i terminowość.

• Umiejętność koordynowania kilku zadań jednocześnie.

• Podstawowa znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office lub Google Workspace.

• Umiejętność przygotowywania dokumentów, zestawień i raportów.

• Umiejętność szybkiego reagowania na zmiany i rozwiązywania problemów organizacyjnych.

• Gotowość do pracy zdalnej i sprawnej komunikacji z zespołem.

Dodatkowym atutem będzie:

• Doświadczenie w koordynacji ekip, podwykonawców lub prac serwisowych.

• Znajomość branży elektrycznej, instalacyjnej, budowlanej lub technicznej.

• Doświadczenie w zamawianiu materiałów i współpracy z hurtowniami.

• Znajomość procesu realizacji zleceń, przygotowywania protokołów i dokumentacji technicznej.

• Doświadczenie w pracy na stanowisku koordynatora, asystenta kierownika projektu lub pracownika administracyjnego.

Co oferujemy?

• Pracę zdalną na początkowym etapie współpracy.

• Elastyczną formę zatrudnienia: umowę o pracę, umowę zlecenie lub B2B.

• Możliwość wdrożenia i poznania specyfiki realizowanych projektów.

• Wsparcie zespołu oraz jasne zasady współpracy.

• Samodzielność w organizacji codziennej pracy.

• Możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania kompetencji.

• Udział w organizacji i koordynacji ciekawych projektów technicznych.

• Możliwość długofalowej współpracy wraz z rozwojem firmy.

• Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia, umiejętności i zakresu odpowiedzialności.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która potrafi zadbać o sprawną organizację pracy – od umówienia ekipy i klienta, przez zamówienie materiałów, aż po przygotowanie dokumentacji i dopilnowanie zakończenia zlecenia.

Jeśli jesteś osobą zorganizowaną, komunikatywną i lubisz mieć kontrolę nad przebiegiem realizowanych zadań, zapraszamy do kontaktu.

Informacje Prawne

Klauzula informacyjna RODO Administratorem danych osobowych przekazanych w ramach procesu rekrutacji jest [nazwa firmy] z siedzibą w [adres firmy]. Dane osobowe kandydatów będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko Koordynatora realizacji / organizacji ekip, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przepisami prawa jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Kandydatom przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia rekrutacji, a następnie usunięte lub przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, o ile istnieje odpowiednia podstawa prawna.