Osoba odpowiedzialna za koordynację biura

Osoba odpowiedzialna za koordynację biura

Miejsce pracy: Wrocław

Twój zakres obowiązków

• Koordynowanie codziennego funkcjonowania biura
• Współpraca z Najemcami Centrum
• Współpraca z Dyrektorem Centrum w bieżących sprawach administracyjnych i organizacyjnych
• Współpraca z różnymi działami w celu zapewnienia sprawnego przepływu informacji
• Obsługa gości (partnerzy, dostawcy, klienci biznesowi) i dbanie o profesjonalny wizerunek biura
• Obsługa połączeń telefonicznych oraz korespondencji (mailowej i tradycyjnej)
• Organizacja spotkań, zarządzanie kalendarzami oraz rezerwacja sal
• Zarządznie procesem awizacji prac prowadzonych na terenie Centrum
• Przygotowywanie prostych raportów, prezentacji i zestawień
• Zarządzanie zamówieniami biurowymi (artykuły biurowe, kawa, woda, catering)
• Wsparcie w organizacji spotkań i wydarzeń wewnętrznych
• Nadzór nad obiegiem dokumentów i współpraca z dostawcami usług
• Wsparcie w zakresie utrzymania biura (zgłaszanie usterek, kontakt z serwisami)
• Przygotowywanie materiałów dla nowych pracowników (np. welcome pack)
• Rozliczanie drobnych wydatków biurowych
• Wsparcie w podstawowym monitorowaniu budżetu biura
• Realizacja bieżących zadań administracyjnych zlecanych przez Dyrektora Centrum

Nasze wymagania

• Doświadczenie wymagane: 1-3 lat na podobnym stanowisku
• Otwartość i łatwość w nawiązywaniu kontaktów w połączeniu z bardzo dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi oraz wysokim poziomem obsługi klienta
• Umiejętność pracy pod presją czasu i dotrzymywania terminów
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2, umożliwiająca swobodną komunikację, tłumaczenie pism i wykonywanie zadań (warunek konieczny)
• Praktyczna znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Wysokie umiejętności organizacyjne
• Doskonałe umiejętności interpersonalne
• Otwartość i chęć nauki
• Wysoka kultura osobista
• Pozytywna energia i wsparcie pozostałych członków zespołu

Mile widziane

• Doświadczenie w administracji personalnej i podstawowa znajomość prawa pracy
• Zainteresowanie zagadnieniami związanymi ze zrównoważonym rozwojem (ESG)

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w renomowanej firmie na podstawie umowy o pracę,
• Zdobywanie doświadczenia zawodowego w środowisku międzynarodowym,
• Atrakcyjne wynagrodzenie,
• Pakiet medyczny oraz ubezpieczenie na życie,
• Pakiet kafeteryjny,
• Szkolenia.

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• ubezpieczenie na życie
• spotkania integracyjne
• kawa / herbata
• parking dla pracowników

O nas

Czy lubisz pracę z ludźmi i dobrze zorganizowane środowisko pracy? Masz oko do szczegółów i proaktywne podejście? Chcesz rozwijać się w dynamicznym środowisku retail?

Wrocław Fashion Outlet to obiekt należący do grupy VIA Outlets – jednego z wiodących operatorów centrów outletowych premium w Europie.

Poszukujemy dobrze zorganizowanej, komunikatywnej i zorientowanej na współpracę osoby do koordynacji biura, która wesprze codzienne funkcjonowanie biura zarządu centrum. Osoba na tym stanowisku będzie ściśle współpracować z Dyrektorem Centrum oraz koordynować działania pomiędzy różnymi zespołami i partnerami zewnętrznymi.

To rola o zróżnicowanym zakresie, łącząca zadania administracyjne, organizacyjne i koordynacyjne — od zapewnienia sprawnego funkcjonowania biura, przez wsparcie zespołu zarządzającego, po budowanie wysokiego standardu pracy i profesjonalnego środowiska, odpowiadającego premium charakterowi VIA Outlets.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez VIA OUTLETS POLAND MANAGEMENT sp. z o.o. z siedzibą w: Złota 59, 00-120 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.