Receptionist

Receptionist

Miejsce pracy: Warszawa

Your responsibilities

• Serving as the primary point of contact for guests, employees, job candidates and vendors, ensuring a positive first impression.
• Managing and supporting front‑desk operations, including answering and directing phone calls, greeting visitors and handling inquiries.
• Maintaining the visitor log and issuing visitor badges.
• Performing general administrative tasks such as handling email, files, mailings and deliveries.
• Coordinating meeting‑room calendars and scheduling appointments.
• Keeping reception and communal areas clean, stocked and organized.
• Ordering office supplies, maintaining inventory and ensuring office equipment is operable.
• Maintaining filing systems, contact databases, employee lists and inventories.
• Assisting in coordinating on‑site and off‑site team events as needed.
• Providing administrative and clerical support to office staff and departments.
• Managing incoming and outgoing mail and deliveries.
• Assisting with basic bookkeeping tasks such as processing invoices and expenses.
• Providing ad hoc support to staff members and departments as required.

Employer requirements

• Proven experience as a receptionist or in a similar administrative role.
• Excellent verbal and written communication skills.
• English at a communicative level, enabling smooth daily interactions with colleagues and visitors.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant software.
• Ability to prioritize tasks and work efficiently in a fast‑paced environment.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• High attention to detail and willingness to adopt effective ways of working.
• Strong customer‑service orientation and professional telephone manner.
• Professional appearance and demeanor.
• Strong organizational skills and ability to multitask effectively.
• Proactive, reliable and punctual, with a strong sense of responsibility.
• Flexible and adaptable to changing priorities.
• Team‑player mindset with a collaborative approach.

What employer offers

• Professional development opportunities within a global, award‑winning organization.
• International working environment with daily exposure to colleagues and teams from multiple countries.
• Modern, comfortable office located in the city center.
• Employment contract.
• On‑site role.
• Private medical care.
• Life insurance.
• MyCafeteria platform.
• Annual bonus.

Benefits

• sharing the costs of sports activities
• private medical care
• sharing the costs of professional training & courses
• life insurance
• integration events

Ogłoszenie jest publikowane we współpracy Grafton Recruitment sp. z o.o. (Nr wpisu do Rejestru Agencji Zatrudnienia: 20329) oraz Grafton Recruitment Services sp. z o.o. (Nr wpisu do Rejestru Agencji Zatrudnienia: 593). Aplikując na ogłoszenie zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym za zasadach określonych pod linkiem: Polityka przetwarzania i ochrony danych | Grafton Recruitment Administratorem Twoich danych osobowych są : Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Mokotowska 64 (KRS: 0000744760), Grafton Recruitment Services sp. z o. o. z siedzibą w Lublinie, ul. Królewska 3 (KRS 0000027957) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę).Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: