Office Assistant

Office Assistant

Miejsce pracy: Sopot

Twój zakres obowiązków

Bieżąca administracja i organizacja biura:

-Obsługa sekretariatu: Odbieranie połączeń telefonicznych, selekcja i przekierowywanie ruchu do odpowiednich agentów, obsługa skrzynki e-mailowej biura.

-Koordynacja korespondencji: Przyjmowanie i wysyłanie poczty tradycyjnej oraz przesyłek kurierskich, prowadzenie rejestru pism.

-Zaopatrzenie: Dbaniem o dostępność materiałów biurowych, artykułów spożywczych (kawa, herbata, woda dla klientów) oraz materiałów marketingowych (ulotki, teczki, wizytówki).

-Witanie klientów: Zapewnienie profesjonalnej obsługi gości odwiedzających biuro (serwowanie napojów, wskazywanie sal spotkań).

Wsparcie agentów nieruchomości i back-office:

-Zarządzanie systemem CRM: Wprowadzanie i aktualizacja danych dotyczących nieruchomości, właścicieli oraz klientów poszukujących.

-Koordynacja kalendarza: Rezerwacja sal konferencyjnych na spotkania i umowy, pomoc w planowaniu harmonogramu spotkań zespołu.

-Kompletowanie dokumentacji: Pomoc przy zbieraniu i weryfikacji dokumentów niezbędnych do transakcji (np. odpisów z Ksiąg Wieczystych, wypisów z rejestru gruntów, zaświadczeń).

-Przygotowywanie pism: Tworzenie szablonów umów pośrednictwa, protokołów przekazania nieruchomości, wezwań czy pism przewodnich pod nadzorem prawnika lub managera.

Rozliczenia i raportowanie:

-Współpraca z księgowością: Opisywanie faktur kosztowych, zbieranie paragonów, przekazywanie dokumentów finansowych do biura rachunkowego.

-Rejestr umów: Prowadzenie ewidencji zawartych umów pośrednictwa i monitorowanie terminów ich wygasania.

-Raporty: Przygotowywanie zestawień dotyczących np. liczby nowych ofert, skuteczności działań marketingowych czy statystyk portali.

Umawianie spotkań rekrutacyjnych:

-Koordynacja kalendarza managera/właściciela biura z kandydatami do pracy (zarówno agentów, jak i personelu administracyjnego).

-Wysyłanie zaproszeń na rozmowy kwalifikacyjne (mailowo/SMS-owo) wraz z instrukcją dojazdu do biura lub linkiem do spotkania online (np. Teams, Zoom).

-Dbanie o tzw. candidate experience – witanie kandydatów w biurze, przekazywanie podstawowych informacji o przebiegu rekrutacji.

-Koordynacja podróży i noclegów (dla współpracowników i kadry zarządzającej):

-Kompleksowa organizacja wyjazdów służbowych, delegacji oraz udziału zespołu w szkoleniach i targach nieruchomości.

-Rezerwacja i zakup biletów lotniczych, kolejowych (PKP) lub autobusowych.

-Wyszukiwanie i rezerwacja optymalnych miejsc noclegowych (hoteli, apartamentów) z uwzględnieniem budżetu firmy.

-Zarządzanie flotą samochodową biura (jeśli dotyczy) – np. koordynacja kalendarza rezerwacji aut służbowych na wyjazdy z klientami lub delegacje.

Rozliczanie kosztów podróży:

-Zbieranie i weryfikacja faktur za hotele, bilety oraz paliwo.

-Przygotowywanie zestawień kosztów delegacji dla działu księgowości.

Nasze wymagania

• Doskonała organizacja pracy: Umiejętność ustalania priorytetów, wielozadaniowość (multitasking) i zarządzanie czasem.
• Komunikatywność i wysoka kultura osobista: Umiejętność jasnego przekazywania informacji oraz uprzejmość w kontakcie z klientami i zespołem.
• Skrupulatność i dokładność: Dbanie o szczegóły w dokumentach, fakturach.
• Proaktywność i samodzielność: Szukanie rozwiązań zamiast czekania na instrukcje
• Odporność na stres: Zdolność do zachowania zimnej krwi, gdy kilka rzeczy dzieje się naraz.

To oferujemy

• Pracę w prężnie rozwijającym się zespole, w nowo otwartym oddziale,
• Wdrożenie w pracę agenta nieruchomości,
• Wsparcie na każdym etapie – od pozysku oferty, po transakcję
• Możliwość realizacji rekordowych transakcji,
• Fantastyczną atmosferę,
• Skuteczne narzędzia wsparcia sprzedaży,
• Wsparcie marketingowe,
• Możliwość rozwoju w oparciu o współpracę i szkolenia z najlepszymi ekspertami w kraju,
• Wsparcie doświadczonych pracowników,
• Komputer, telefon służbowy,
• Pakiet medyczny.

Benefity

• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie szkoleń i kursów
• spotkania integracyjne

PARTNERS INTERNATIONAL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Założeniem zespołu De Luxe jest obsługa nieruchomości luksusowych oraz współpraca z najbogatszymi Klientami. Luksus to dla nas nie tylko standard nieruchomości, ale także poziom obsługi, który oferujemy. Naszym założeniem jest nie tylko współpraca przy sprzedaży i zakupie nieruchomości. Oferujemy Klientowi obsługę concierge, zapewniając mu ponad to dostęp do specjalistów od wykończenia wnętrz, architektów, rzeczoznawców i wiele innych.

Oferujemy Tobie coś więcej niż tylko pracę – proponujemy środowisko, w którym możesz się rozwijać, zdobywać nowe umiejętności i umacniać swoją markę jako ekspert w branży nieruchomości premium. Otrzymasz pełne wsparcie od managera, zespołu, działu marketingu, szkolenia dostosowane do Twoich potrzeb oraz dostęp do ekskluzywnych ofert i Klientów na najwyższym poziomie. Pracujemy w kulturze partnerstwa i wzajemnego wsparcia, a sukces jednego z nas oznacza sukces całego zespołu.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez PARTNERS INTERNATIONAL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w: ul. Fort Piłsudskiego 2, 02-704 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.