Specjalistka / Specjalista ds. zamówień publicznych

Specjalistka / Specjalista ds. zamówień publicznych

Miejsce pracy: Warszawa

Twój zakres obowiązków

1. Nadzór nad zamówieniami i wydatkami poniżej 170.000,00 zł w tym:

a) organizacja planowania, przygotowania, prowadzenia i udzielania przez Muzeum

zamówień, ze szczególnym uwzględnieniem regulacji dla zamówień, których udziela się

z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, a w oparciu

o obowiązujący regulamin wewnętrzny;

b) prowadzenie spraw z zakresu zamówień dotyczących wydatków publicznych dla których

szacunkowa wartość zamówienia wynosi od 50 000,01 zł do 170 000,00 zł netto, zgodnie

z przyjętą procedurą;

c) weryfikacja i uzupełnianie wniosków zakupowych przygotowywanych przez pracowników

poszczególnych działów;

d) prowadzenie dokumentacji i ewidencji w ww. zakresie;

e) sprawdzanie zgodności wydatków z planem zamówień oraz agregowanie wydatków.

2. Organizowanie i prowadzenie postępowań powyżej 170.000,00 zł (2-3 postępowania w roku)

w tym:

a) sporządzanie i aktualizowanie rocznych planów zamówień publicznych na podstawie

informacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Muzeum;

b) prowadzenie dokumentacji i ewidencji dotyczących zamówień publicznych;

c) kompleksowa obsługa prowadzonych zamówień publicznych;

d) przygotowywanie dokumentacji postępowań dla zamówień publicznych finansowanych

z różnych źródeł;

e) sprawdzanie opisów przedmiotu zamówienia;

f) ogłaszanie postępowań dot. zamówień publicznych w serwisie Urzędu Zamówień

Publicznych lub UE, korespondencja z wykonawcami, ocena formalna ofert, tworzenie

wezwań do uzupełnień, wyjaśnień, wykluczeń, ogłaszanie wyników;

g) koordynowanie czynności związanych z zawarciem umowy z wybranym wykonawcą,

poprzez dokonywanie wstępnej kontroli projektów umów;

h) udział w pracach komisji przetargowych w roli sekretarza lub członka komisji;

3. Opracowywanie i usprawnianie oraz monitorowanie procesów zakupowych na poziomie całej

instytucji.

4. Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowości stosowania

regulaminu wewnętrznego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.

5. Aktualizowanie i szkolenie pracowników z obowiązującego wewnątrz instytucji regulaminu

z zakresu zamówień publicznych.

6. Kontrola i zestawienie zamówień działowych.

7. Sporządzanie sprawozdań do Urzędu Zamówień Publicznych i innych podmiotów w tym

zakresie.

8. Realizacja innych zadań administracyjnych w ramach prowadzonych spraw z zakresu

zamówień np. udzielenie odpowiedzi na zapytania w trybie dostępu do informacji publicznej.

9. Wprowadzanie danych do Centralnego Rejestru Umów i ich publikacja.

10. Prowadzenie centralnego rejestru umów gospodarczych.

Nasze wymagania

Niezbędne wymagania formalne

• Podpisany własnoręcznie lub opatrzony podpisem w elektronicznym systemie EPUAP lub

systemie e-Doręczeń kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

Kwestionariusz dostępny na:

• Udokumentowanie wykształcenia wyższego.

Kopie/skany dyplomów ukończenia studiów wyższych I lub II stopnia lub zaświadczenie

o ukończeniu studiów (uwzględniające uzyskanie odpowiedniego tytułu zawodowego) wydane

przez uczelnię.

• Udokumentowanie doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku, w tym min. 2-

letniego doświadczenia w obsłudze zamówień publicznych zgodnych z ustawą

z 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych, w tym przygotowywanie dokumentacji

związanej z procesem przetargowym.

- Kopie/skany świadectw pracy lub w przypadku trwania stosunku pracy, zaświadczenie

o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia u danego pracodawcy.

- Dokumenty potwierdzające świadczenie usług na podstawie umów zlecenie (np. zaświadczenie

od zleceniodawcy, zaświadczenie ZUS USP)

• Doświadczenie w monitorowaniu realizacji procesu zamówień oraz koordynacji procesu

ofertowania poniżej progu.

• Biegła znajomość obowiązujących przepisów prawa z zakresu zamówień publicznych

i umiejętność ich praktycznego zastosowania.

• Bardzo dobra znajomość pakietu Ms Office.

• Dyspozycyjność w pełnym wymiarze godzin (pełen etat).

Wymagania dodatkowe:

• Znajomość platformy e-zamówienia.

• Mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku w instytucji kultury.

W przypadku dokumentów napisanych w innym języku, niż język polski należy załączyć ich

tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego.

To oferujemy

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin.
• Wynagrodzenie brutto w przedziale 8 800 zł – 11 000 zł (uzależnione od doświadczenia i stażu pracy; obejmujące wszystkie składniki płacowe, tj. wynagrodzenie zasadnicze, premię regulaminową oraz dodatek stażowy zgodnie z Regulaminem Wynagradzania);
• Praca w prężnie działającej instytucji kultury, z dogodnym dojazdem transportem publicznym i parkingiem rowerowym.
• Motywująca atmosfera w zgranym zespole.
• Możliwość przystąpienia do Benefit Systems – Karta Multisport.
• Możliwość przystąpienia do pakietu usług medycznych.
• Możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego.
• Dostęp do platformy MultiLife.
• Możliwość dołączenia do Zielonego Zespołu, który opracowuje i wdraża ekologiczne rozwiązania w Muzeum.
• Legitymacja pracownika Muzeum, która upoważnia do darmowego wstępu do muzeów na terenie kraju oraz możliwość wypożyczenia karty ICOM, która upoważnia do darmowego wstępu do muzeów zrzeszonych w ICOM na całym świecie.

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• ubezpieczenie na życie
• firmowa biblioteka
• dodatkowe świadczenia socjalne
• dofinansowanie wypoczynku
• Darmowy wstęp do muzeów

Zasady aplikacji

• Dokumenty aplikacyjne należy dostarczyć w terminie do 18.10.2026 r.

• Dokumenty aplikacyjne należy dostarczyć w jednej z wybranych form:

*drogą elektroniczną na adres e-mail: Wyświetl e-mail na pracuj.pl w tytule maila

wpisując „PME/2026/5”;

*osobiście lub pocztą tradycyjną na adres Państwowego Muzeum Etnograficznego

w Warszawie, tj. ul. Kredytowa 1, 00-056 Warszawa z dopiskiem na kopercie

„PME/2026/5”

*na adres skrzynki ePUAP - Ethnomuseum/SkrytkaESP

*na adres adres e-Doręczeń - AE:PL-13640-58763-SRBWG-14

• Termin dostarczenia dokumentów uważa się za zachowany, jeśli dokumenty aplikacyjne

wpłyną do Państwowego Muzeum Etnograficznego w Warszawie najpóźniej

w dn. 18.10.2026 r.

• Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną po terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze lub

w niewłaściwy sposób, pozostawia się bez rozpatrzenia.

• Państwowe Muzeum Etnograficzne w Warszawie na każdym etapie naboru może podjąć

decyzję o odstąpieniu od jego przeprowadzenia bez podania przyczyny.

• Zastrzegamy sobie możliwość skontaktowania się tylko z wybranymi kandydatami.

• Muzeum nie zwraca nadesłanych materiałów

Informacje dla kandydata do pracy 1. Od kandydatów wymagamy podania danych osobowych obejmujących: imię i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe (nr tel., lub/ i adres e-mail lub / i adres korespondencyjny) oraz wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia – w zakresie, który pozwoli na ocenę kwalifikacji niezbędnych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 2. Jeśli chcesz dobrowolnie podać nam dodatkowe dane, których nie wymagamy – robisz to z własnej inicjatywy, a tym samym uprawniasz nas do ich przetwarzania. 3. Warto wiedzieć, że: 1) Państwowe Muzeum Etnograficzne w Warszawie z siedzibą w Warszawie, przy ul. Kredytowa 1, 00–056 Warszawa wpisane do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa Mazowieckiego pod nr RIA 23/99 stanie się administratorem danych osobowych podanych w dokumentach aplikacyjnych; 2) dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: a) przepisów prawa – Kodeks pracy (zgodnie z Art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w przypadku danych obowiązkowych, b) dobrowolnych zgód (zgodnie z Art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w przypadku danych dodatkowych; 3) podanie danych wskazanych w Kodeksie pracy jest obowiązkowe do udziału w rekrutacji – jeśli nie podasz danych, które pozwolą na ocenę Twojej kandydatury i kontakt, nie będzie możliwości udziału w procesie rekrutacji; 4) podanie danych dodatkowych jest nieobowiązkowe, a jeśli zechcesz, w każdym momencie możesz odwołać zgodę na ich przetwarzanie – wystarczy, że nas o tym poinformujesz; 5) od zakończenia procesu rekrutacji dokumenty aplikacyjne z danymi osobowymi powinny być przechowywane przez administratora w celu obrony przed potencjalnym przyszłym roszczeniem nie dłużej niż 3 lata, a po tym czasie dokumenty są usuwane; 6) dbamy o ochronę Twoich danych osobowych, a Ty masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl), jeśli przetwarzanie Twoich danych osobowych nie jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych; 7) możesz też skorzystać ze swoich praw przyznanych RODO, w tym: prawo dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do otrzymania ich kopii, żądania usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania – na zasadach określonych w RODO; 8) w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się skontaktować z wyznaczonym Inspektorem ochrony danych drogą mailową na adres: Wyświetl e-mail na pracuj.pl Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych Informacja dotycząca wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, o której mowa w art. 24 ust. 6 ustawy z dnia 14 czerwca2024 r. o ochronie sygnalistów, dostępna jest w Biuletynie Informacji Publicznej Państwowego Muzeum Etnograficznego w Warszawie.