Paralegal

We are looking for a proactive and detail-oriented Paralegal to support Legal, Risk & Compliance function. The role focuses on legal entity management and corporate governance across EMEA, while also supporting commercial contracting, compliance activities, and legal operations. This is an excellent opportunity to be a part of newly created Centre of Excellence in Krakow.

Responsibilities:

• Manage and maintain corporate records for approximately 15 legal entities, primarily across EMEA.
• Coordinate corporate governance activities, including board and shareholder resolutions.
• Coordinate work with external service providers, notaries and local law firms.
• Support entity lifecycle matters such as incorporations, restructurings, and liquidations.
• Serve as the key administrator of the legal entity management system (Diligent), ensuring data accuracy and integrity.
• Maintain organized legal records and contribute to the continuous improvement of legal processes and documentation.
• Support commercial contract administration, including document preparation, execution, tracking, and archiving.
• Maintain claims and dispute registers, monitor deadlines, and coordinate documentation.
• Assist with compliance initiatives, reporting, training records, and policy management.

Requirements:

• Legal background (e.g. law degree, paralegal qualification or similar).
• 3-5 years of experience in a corporate legal department, law firm, or professional services environment.
• Fluent English, German or French would be an advantage.
• Experience in legal entity management, corporate governance, corporate housekeeping.
• Familiarity with legal entity management systems such as Diligent or similar platforms.
• Strong organizational and administrative skills with excellent attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities and work independently with minimal supervision.
• Structured, process-oriented approach with a strong focus on accuracy and compliance.
• Excellent communication and stakeholder management skills.

Benefits:

• Unique opportunity to join a newly established organization at the very beginning of its journey.
• Social benefits.
• Full-time employment.
• Hybrid model of work: 3 days per week in the office.
• EMEA working hours.
• Parking.

Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Mokotowska 64, 00-534 Warszawa. (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem:

Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem:

Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329