Koordynator ds. Zarządzania Operacyjnego i Wsparcia Zarządu

Koordynator ds. Zarządzania Operacyjnego i Wsparcia Zarządu

Miejsce pracy: Lublin

Twój zakres obowiązków

• Zarządzanie i koordynacja pracy biur, przedstawicieli handlowych, magazynów oraz działem marketingu, w tym: nadzór nad codziennym funkcjonowaniem firmy, organizowanie pracy zespołów biurowych, delegowanie zadań, ustalanie priorytetów oraz kontrola ich realizacji, wydawanie bieżących poleceń służbowych w ramach powierzonych uprawnień, wspieranie pracowników w rozwiązywaniu problemów organizacyjnych i operacyjnych, dbanie o efektywną współpracę oraz sprawny przepływ informacji pomiędzy biurami, przedstawicielami handlowymi i pozostałymi działami, nadzór nad przestrzeganiem standardów pracy oraz wysoką jakością obsługi klientów.
• Analiza efektywności i usprawnianie procesów, w tym: monitorowanie i analizowanie wyników pracy poszczególnych biur, przedstawicieli, magazynu, kontrolowanie terminowości i jakości realizowanych zadań, identyfikowanie problemów organizacyjnych oraz proponowanie i wdrażanie skutecznych rozwiązań, przygotowywanie raportów, analiz i zestawień dotyczących funkcjonowania biur. przedstawicieli oraz magazynu, optymalizacja procesów administracyjnych i operacyjnych w celu zwiększania efektywności pracy, udział we wdrażaniu nowych narzędzi i rozwiązań organizacyjnych, w tym systemów CRM.
• Bezpośrednie wsparcie Zarządu, w tym: bieżące wsparcie Zarządu w organizacji i koordynacji działań operacyjnych firmy, koordynowanie realizacji zadań i projektów, monitorowanie postępów prac oraz egzekwowanie ustalonych terminów, przygotowywanie zestawień, analiz, raportów i innych materiałów wspierających podejmowanie decyzji, organizacja spotkań, koordynacja ustaleń oraz nadzór nad realizacją wynikających z nich działań, zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy Zarządem a pracownikami firmy.
• Nadzór nad dokumentacją i procesami administracyjnymi, w tym: kontrola prawidłowego obiegu dokumentów i informacji w firmie, nadzór nad przygotowywaniem dokumentacji dla klientów, w tym dokumentów związanych z NFZ, PCPR i innymi instytucjami, kontrola korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentacji wysyłkowej, współpraca z działem księgowości w zakresie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych, koordynacja wybranych procesów związanych z realizacją zamówień i wysyłką produktów, dbanie o prawidłowość dokumentacji oraz przestrzeganie obowiązujących procedur.

Nasze wymagania

• Doświadczenie na stanowisku związanym z koordynacją zespołów, biur, sklepów, przedstawicieli.
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność skutecznego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
• Umiejętność delegowania zadań, egzekwowania terminów i motywowania pracowników.
• Samodzielność, odpowiedzialność, zaangażowanie i inicjatywa w działaniu.
• Umiejętność analizowania danych, wyciągania wniosków i wdrażania usprawnień.
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Umiejętność rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.
• Dobra znajomość pakietu MS Office, szczególnie programu Excel.
• Znajomość języka angielskiego poziom min. B2.
• Dyskrecja i profesjonalizm w pracy z informacjami firmowymi oraz w bezpośredniej współpracy z Zarządem.

Mile widziane

• Doświadczenie w nadzorowaniu kilku biur lub zespołów pracujących w różnych lokalizacjach.
• Znajomość systemów CRM i narzędzi do zarządzania zadaniami.
• Doświadczenie w optymalizacji procesów organizacyjnych.
• Doświadczenie w pracy z Zarządem lub kadrą kierowniczą.
• Znajomość branży medycznej, rehabilitacyjnej lub handlowej.
• Znajomość procedur związanych z refundacją NFZ i dofinansowaniami PCPR.

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie z branży rehabilitacyjnej.
• Samodzielne i odpowiedzialne stanowisko z realnym wpływem na funkcjonowanie firmy.
• Bezpośrednią współpracę z Zarządem oraz możliwość uczestniczenia w realizacji istotnych projektów organizacyjnych.
• Przestrzeń do wdrażania własnych pomysłów i rozwiązań usprawniających pracę.
• Możliwość rozwoju kompetencji menedżerskich i operacyjnych.
• Współpracę z zespołami różnych działów firmy.
• Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i poziomu odpowiedzialności.
• Oferujemy niezbędne narzędzia, tzn. samochód, telefon, laptop.

O nas

ORTLIFE to rozwijająca się firma specjalizująca się w sprzedaży sprzętu rehabilitacyjnego oraz nowoczesnych rozwiązań wspierających mobilność i niezależność osób z niepełnosprawnościami.

W związku z rozwojem naszej działalności poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora ds. Zarządzania Operacyjnego i Wsparcia Zarządu, która będzie odpowiadać za sprawne funkcjonowanie biur w różnych lokalizacjach, koordynację pracy zespołów oraz bieżące wsparcie Zarządu w zarządzaniu firmą.

Szukamy osoby, która potrafi łączyć bardzo dobrą organizację pracy, samodzielność i umiejętność zarządzania ludźmi z analitycznym podejściem oraz nastawieniem na rozwiązywanie problemów, która potrafi spojrzeć na organizację pracy firmy z szerszej perspektywy — dostrzega obszary wymagające poprawy, potrafi wyznaczać priorytety, wspierać pracowników i skutecznie doprowadzać zadania do końca.

Cenimy osoby komunikatywne, samodzielne i dobrze zorganizowane, które potrafią budować pozytywne relacje z zespołem, a jednocześnie konsekwentnie egzekwować realizację powierzonych obowiązków.

Jeśli lubisz organizować pracę, zarządzać zadaniami, usprawniać procesy i mieć realny wpływ na rozwój firmy — zapraszamy do zespołu ORTLIFE!

Aplikuj i rozwijaj się razem z nami!

Zapraszamy na naszą stronę lub fb ortlife.pl

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez ORTOLIFE sp. z o.o. z siedzibą w: Złota 7/1, 00-019 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.