Specjalista ds. administracji

Jesteśmy dynamicznie rozwijającą się polską firmą działającą w branży e-commerce. Każdego dnia realizujemy zamówienia klientów, dbając o sprawny przebieg procesów administracyjnych, logistycznych oraz wysoką jakość obsługi.

Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, komunikatywnej i samodzielnej, która potrafi sprawnie łączyć zadania administracyjne z kontaktem z klientem.

Zakres obowiązków

• Wprowadzanie danych do systemów oraz bieżąca aktualizacja informacji.

• Wystawianie dokumentów sprzedażowych

• Kompletowanie, archiwizacja i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji.

• Obsługa zwrotów prowizji, gotówki oraz innych rozliczeń.

• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

• Współpraca z innymi działami firmy w zakresie spraw administracyjnych i organizacyjnych.

• Przygotowywanie raportów, zestawień oraz analiz na potrzeby firmy.

• Realizacja zamówień produktów zaopatrzeniowych oraz kontrola ich dostępności.

• Poszukiwanie najkorzystniejszych ofert i wycen od dostawców.

• Przygotowywanie oraz ewidencjonowanie dokumentacji kadrowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Bieżące wsparcie Zarządu w zadaniach administracyjno-organizacyjnych.

• Monitorowanie i aktualizacja statusów zamówień w systemie BaseLinker.

• Weryfikacja stanów magazynowych w systemie Optima oraz zgłaszanie ewentualnych rozbieżności.

• Wykonywanie bieżących prac administracyjnych związanych z obsługą systemów sprzedażowych i magazynowych.

• Wsparcie zespołu w codziennych zadaniach operacyjnych.

• Kontakt telefoniczny i mailowy z klientami w celu potwierdzenia poprawności danych niezbędnych do realizacji zamówienia.

• Weryfikacja adresów dostawy oraz danych kontaktowych klientów.

• Informowanie klientów o dostępności produktów oraz proponowanie alternatywnych rozwiązań w przypadku braków magazynowych.

Kogo szukamy?

• Osoby dobrze zorganizowanej, dokładnej i odpowiedzialnej.

• Potrafiącej samodzielnie planować swoją pracę i efektywnie realizować zadania.

• Komunikatywnej, która swobodnie prowadzi rozmowy telefoniczne i korespondencję mailową.

• Nastawionej na rozwiązywanie problemów i szukanie praktycznych rozwiązań.

• Odpornej na pracę pod presją czasu.

• Potrafiącej współpracować z różnymi działami firmy.

• Mile widziane będzie doświadczenie w administracji

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie.

• Atrakcyjne warunki finansowe.

• Pracę na jedną zmianę w godzinach 7:00–15:00.

• Kompleksowy program wdrożenia i wsparcie zespołu od pierwszego dnia pracy.

• Możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji.

• Przyjazną atmosferę pracy opartą na współpracy i wzajemnym wsparciu.

• Kartę sportową Multisport.

• Zniżki pracownicze.

• Niezbędne narzędzia do wykonywania pracy.