Board Assistant

Board Assistant

Miejsce pracy: Warszawa

Twój zakres obowiązków

• Koordynacja pracy Zarządu: Kompleksowe zarządzanie kalendarzem, organizacja spotkań biznesowych oraz priorytetyzacja zadań bieżących.
• Samodzielne prowadzenie projektów zlecanych przez członków Zarządu oraz bezpośredniego przełożonego.
• Pełnienie roli łącznika między Zarządem, pracownikami, a kontrahentami zewnętrznymi.
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą.
• Organizacja wyjazdów służbowych, rezerwacja hoteli, biletów.
• Współpraca z księgowością: Kontrola obiegu faktur i terminowości płatności, rozliczanie delegacji oraz kart służbowych.
• Zarządzanie dokumentacją: Nadzór nad archiwizacją, rejestrami dokumentów oraz wdrażanie procedur usprawniających pracę biura.
• Utrzymanie standardów biura: Dbanie o estetykę przestrzeni, najwyższy standard obsługi gości (w tym serwowanie kawy i poczęstunku) oraz nadzór nad serwisami technicznymi i firmą sprzątającą. Reagowanie na bieżące potrzeby operacyjne i rozwiązywanie problemów związanych z funkcjonowaniem biura.
• Zarządzanie flotą: Obsługa formalna samochodów służbowych oraz łodzi firmowej (umowy leasingowe, ubezpieczenia, przeglądy, serwis).

Nasze wymagania

• Minimum 2-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (min C1).
• Czynne prawo jazdy kat. B (warunek konieczny).
• Umiejętność koordynacji pracy podwykonawców i współpracy z wieloma interesariuszami.
• Znajomość zagadnień z zakresu administracji, podstaw księgowości, w tym obiegu dokumentów księgowych, rozliczeń delegacji krajowych i zagranicznych.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.
• Wysoka kultura osobista i komunikatywność.
• Odpowiedzialność, rzetelność i obowiązkowość.
• Odporność na stres i pozytywne podejście do rozwiązywania problemów.
• Samodzielność i konsekwencja w działaniu.
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne.
• Umiejętność logicznego myślenia i wyciągania wniosków.

To oferujemy

• Realną szansę na rozwój i podnoszenie kwalifikacji.
• Samodzielne stanowisko.
• Pracę pełną wyzwań.
• Pakiet benefitów (bezpłatna opieka medyczna, ubezpieczenie na życie, multisport).
• Nieformalną, przyjazną i kreatywną atmosferę pracy.

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie nauki języków
• ubezpieczenie na życie
• owoce
• spotkania integracyjne

PHOENIX SYSTEMS SP Z O O

Jesteśmy polską spółką high-tech, która od ponad 14 lat rozwija autorski system operacyjny czasu rzeczywistego Phoenix-RTOS, przeznaczony dla inteligentnych urządzeń brzegowych Internetu Rzeczy (Edge-IoT), w takich sektorach jak: smart-grid, lotnictwo, kosmos oraz IIoT. System został wdrożony komercyjnie w ponad 1,6 miliona urządzeń. Obecnie znajdujemy się w fazie intensywnego wzrostu, realizując innowacyjne projekty o wysokim znaczeniu strategicznym dla Europy.

Poszukujemy wszechstronnej i profesjonalnej osoby na stanowisko Board Assistant, która przejmie odpowiedzialność za wsparcie Zarządu z kompleksowym nadzorem nad biurem, administracją i flotą samochodową.

Odpowiadając na powyższą ofertę pracy wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie przez Phoenix Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie danych osobowych zawartych w Państwa zgłoszeniu rekrutacyjnym zgodnie z Polityką Prywatności: Jeśli chcą Państwo wziąć udział również w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez naszą spółkę, prosimy o załączenie do zgłoszenia następującej klauzuli: „Zgadzam się na przetwarzanie przez Phoenix Systems Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie danych osobowych, zawartych w moim zgłoszeniu rekrutacyjnym, w ramach przyszłych procesów rekrutacyjnych”. Dbając o transparentność w procesie rekrutacyjnym, informujemy że w Phoenix Systems Sp. z o.o. została wdrożona wewnętrzna procedura zgłoszeń, dostępna pod linkiem: Zgłoszenia przyjmowane są mailowo, pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl, bądź osobiście w drodze ustnych zgłoszeń (szczegółowe informacje znajdują się pod podanym powyżej linkiem).