Facilities Coordinator

Facilities Coordinator

Miejsce pracy: Kraków

Your responsibilities

• Manage vendors and contractors — oversee daily performance, run inspections and spot checks, review RAMS documentation and confirm HSE readiness before work starts, and schedule supplier activity (including outside standard hours when the site needs it).
• Lead health and safety on site — carry out regular H&S inspections to keep the site compliant with safety procedures and legal standards, build a proactive "good catch" culture across suppliers, and respond to emergencies and defects.
• Keep building systems running — apply your technical knowledge of HVAC, fire protection, and mechanical and electrical systems to troubleshoot issues, investigate root causes, and put the right fixes in place.
• Run day-to-day operations — handle requests through Corrigo and FM Profesal from logging to completion, manage stock, office orders, and maintenance tracking, and conduct regular floor walks to spot and resolve issues before they escalate.
• Step in as Facilities Manager backup — cover absences and provide flexible support across roles, including reception, so the site never misses a beat.
• Be the go-to for clients and stakeholders — deliver standout service, act as the escalation point for facilities issues, build strong relationships with key contacts, and liaise with the landlord when needed, while spotting opportunities to improve service and reduce cost.
• Own finance and documentation — raise and process POs, manage supplier budgets and approve quotations within your limits, support monthly GR receipting and invoicing, and keep accurate records and manuals.
• Support risk and continuity — contribute to property risk management and business continuity planning, make sure suppliers maintain BCP and incident procedures, and follow escalation protocols in line with JLL guidelines.

Our requirements

• Health and safety know-how — a solid grasp of occupational health and safety requirements and compliance standards in an office environment.
• Technical aptitude — confidence with building systems (HVAC, UPS, BMS, M&E) and the ability to understand technical problems and talk them through with specialists.
• Analytical, problem-solving mindset — you dig into issues, find the root cause, and deliver effective solutions.
• Vendor coordination skills — you can manage contractors, monitor performance, and drive quality improvement.
• Strong organization and multitasking — you keep competing priorities moving across operations, safety, and administration without dropping a ball.
• Adaptability and a can-do attitude — flexible and proactive, happy to cover FM and reception duties as the day demands.
• Clear communication — effective written and verbal skills for working with stakeholders and keeping documentation tight.
• Comfort with FM tools and a learner's mindset — familiarity with systems like Corrigo and FM Profesal (or the drive to learn them fast), plus the self-motivation and focus to keep improving.
• Language Polish and English fluent is mandatory

What we offer

• Competitive Rewards & Benefits - Permanent contract after probationary period, private healthcare, cafeteria system, life insurance, and employee assistance program
• Career Development & Growth - Robust development opportunities with 80% employee participation in structured programs, AI upskilling, and professional training.
• Stability & Recognition - 78% employee recommendation rate, recognized for 18 consecutive years as one of the World's Most Ethical Companies.
• Inclusive & Supportive Culture - Strong commitment to Diversity, Equity & Inclusion across multiple employee resource groups and initiatives.
• Global Perspective - 60 nationalities and 40 languages represented, offering rich cultural exchange and collaboration opportunities.

Benefits

• sharing the costs of sports activities
• private medical care
• sharing the costs of foreign language classes
• life insurance
• integration events
• shopping coupons

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

Jones Lang LaSalle & Tétris

For over 200 years, JLL & Tétris have been shaping the real estate industry by combining global expertise, advisory and integrated services to create long‑term value for clients and communities. As a global commercial real estate and investment management leader, we support organizations in buying, building, managing and investing in real estate across all sectors. With a strong presence in Poland, headquartered at the Warsaw Spire, we connect global scale with local market knowledge to deliver practical, future‑ready solutions. Whether your background is in real estate, finance, architecture, facilities support, technology or business services, JLL & Tétris offer the opportunity to apply your experience in an international environment and be part of a company shaping a better future.

Build your next chapter with JLL & Tétris and grow your career with purpose.

We value individuality and are committed to providing the tools, knowledge and opportunities you need to succeed. We support career progression and cross‑functional development, whether you want to advance your role, expand your capabilities or deepen your expertise within a global organization.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych („Dane”) jest podmiot, do którego Pan/Pani się rekrutuje, tj. Jones Lang LaSalle sp. z o.o. lub Tetris Poland sp. z o.o. lub Jones Lang LaSalle Group Services sp. z o.o., każda z nich z siedzibą w Warszawie pod adresem: Plac Europejski 1, 00-844 Warszawa („Administrator”). W sprawach związanych z Danymi prosimy kontaktować się z Administratorem na wskazany adres jego siedziby lub następujący adres email: Wyświetl e-mail na pracuj.pl. Dane będą przetwarzane w celach przeprowadzenia toczącej się rekrutacji, w celach przyszłych rekrutacji (jeśli zostanie udzielona zgoda w tym zakresie) oraz w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w razie konieczności i w uzasadnionych przypadkach. W przypadku podjęcia decyzji o Pana/Pani zatrudnieniu, Administrator przetwarza Dane także, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków przewidzianych przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy. Przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, żądania dostępu do Danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia Danych. Możliwość skorzystania z powyższych praw może zależeć od podstawy przetwarzania danej kategorii Danych. Przysługuje także Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W zakresie, w jakim Administrator przetwarza Dane na podstawie zgody, przysługuje Panu/Pani prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, do którego doszło przed cofnięciem zgody. Więcej informacji o przetwarzaniu Danych można znaleźć tu:
Dane przetwarzane są w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji. Podstawą przetwarzania Danych jest: art. 6 ust. 1 lit. c RODO - niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze związanego z przeprowadzeniem procesu rekrutacji zgodnie z przepisami prawa pracy (dotyczy głównie rekrutacji dotyczących zatrudnienia na podstawie umowy o pracę), a także innymi przepisami prawa, w tym w zakresie sankcji międzynarodowych; art. 6 ust. 1 lit. b RODO - niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawie do weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata, zarządzania procesem rekrutacji oraz, w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa, weryfikacji w zakresie sankcji międzynarodowych; art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - w odniesieniu do Danych (i) podanych przez Panią/Pana w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa pracy lub niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub (ii) w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie Danych na potrzeby przyszłych rekrutacji; art. 9 ust. 2 lit. a) RODO (w przypadku, gdy Pana/Pani dokumenty aplikacyjne zawierają Dane szczególnej kategorii zdefiniowane w art. 9(1) RODO, na przykład Dane dotyczące niepełnosprawności). Podanie Danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji (nie dotyczy to Danych przetwarzanych na podstawie zgody) - niepodanie Danych może uniemożliwić wzięcie udziału w rekrutacji lub wpłynąć na ocenę przydatności kandydata do pracy na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja. Administrator może również, gdy jest to niezbędne i w uzasadnionych przypadkach, przetwarzać Dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora. Podstawą prawną przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1) lit. f) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO. W przypadku podjęcia decyzji o Pana/Pani zatrudnieniu, Administrator przetwarza Dane także, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków przewidzianych przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy. Podstawą przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO i art. 9 ust. 2 lit. b) i h) RODO. Prawo żądania tych Danych wynika z przepisów prawa. Ich podanie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Administratorowi prawidłowe wykonywanie jego obowiązków lub może uniemożliwić skorzystanie przez Pana/Panią z przewidzianych prawem uprawnień. Administrator będzie przetwarzał Dane w zakresie, w jakim zostały one przez Pana/Panią przekazane Administratorowi w procesie rekrutacji. W przypadku, gdy w procesie zatrudnienia Pana/Pani uczestniczyła agencja rekrutacji, Administrator mógł otrzymać od niej następujące kategorie Danych: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Pana/Panią, a także informacje o Pana/Pani wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, a także inne informacje przekazane przez Pana/Panią. W przypadku, gdy jest Pan/Pani obywatelem państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego Dane (informacje dotyczące rodzaju podstawy legitymizującej Pana/Pani pobyt i pracę, okres trwania takiej podstawy, datę jej wydania i jej oznaczenie, informacje dotyczące dokumentu podróży, w tym jego oznaczenie, numery i okres ważności i inne Dane niezbędne do legalizacji pobytu i pracy) mogą pochodzić także od organów administracji rządowej i samorządowej odpowiedzialnych za legalizację pobytu i pracy cudzoziemców. Dane mogą zostać przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym dostawcom usług i rozwiązań IT (w tym hosting), dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, doradcom zewnętrznym, podmiotom świadczącym usługi prawne i audytorom, agencjom rekrutacyjnym, podmiotom należącym do tej samej grupy kapitałowej co Administrator, a w niektórych przypadkach kontrahentom Administratora. W przypadku podjęcia decyzji o Pana/Pani zatrudnieniu możemy przekazać Dane także podmiotom świadczącym usługi medycyny pracy. Pana/Pani Dane będą przetwarzane przez czas trwania procesu rekrutacji, a po jego zakończeniu zostaną usunięte najpóźniej w ciągu 1 (jednego) roku, chyba że wyrazi Pan/Pani zgodę na przetwarzanie Danych na potrzeby przyszłych rekrutacji (i chyba że zostanie Pan/Pani zatrudniony/a - w takim przypadku poinformujemy Pana/Panią o okresach przechowywania odrębnie). Jeśli wyraził/a Pan/Pani zgodę na wykorzystanie Danych do celów przyszłych rekrutacji, Dane będą przetwarzane w takich celach nie dłużej niż przez okres 1 (jednego) roku od momentu udzielenia zgody. W zakresie, w jakim przetwarzanie Pana/Pani Danych odbywa się na podstawie Pana/Pani zgody, Dane będą przetwarzane do czasu wycofania przez Pana/Panią zgody, jednak nie dłużej niż do upływu powyższych okresów. Jeżeli będzie to konieczne i uzasadnione, Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Na potrzeby rekrutacji Administrator może tworzyć profile osób na bazie ich kompetencji, jednak Dane nie są przetwarzane w sposób, który jest związany z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Z uwagi na globalny charakter grupy kapitałowej, w ramach której działa Administrator, w niektórych przypadkach Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie Danych będzie następowało wyłącznie do państw, co do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych lub na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, których kopię można uzyskać kontaktując się z Administratorem. Informacje o przetwarzaniu Danych zawarte w tym miejscu są uzupełniane przez informacje o przetwarzaniu Danych zawarte w dokumencie zatytułowanym: „Oświadczenie o ochronie prywatności pracownika/osoby kandydującej na stanowisko w firmie JLL" ("Informacja Globalna"), który ma zastosowanie do kandydatów do pracy Administratora wyłącznie w zakresie, w jakim przetwarzanie opisane w Informacji Globalnej jest dozwolone na podstawie prawa polskiego. W przypadku rozbieżności między informacjami zawartymi w Informacji Globalnej, a w tym miejscu, pierwszeństwo mają informacje zawarte w tym miejscu.