Executive Assistant to the CEO

Executive Assistant to the CEO

Miejsce pracy: Poznań

Your responsibilities

• Daily Operations Management: Comprehensive and autonomous management of the entrepreneur’s calendar and email correspondence.
• Logistics & International Travel: End-to-end planning and execution of complex business and private travel at the highest standard (flights, transfers, premium accommodations, and detailed itinerary coordination).
• Lifestyle Management & Ad-hoc Support: Handling ongoing personal and administrative tasks to fully maximize the entrepreneur's time (daily errands, concierge-style requests, and agile responses to emerging needs).
• International Project Coordination: Collaborating with partners, suppliers, investors, and project teams across Europe, the USA, and the Middle East; overseeing timelines, communication, and project delivery.
• Research, Analysis & Reporting: Independently gathering information, conducting market/competitor analysis, vetting potential business partners, investors, or locations, and preparing concise reports and recommendations.
• Documentation & Administration Oversight: Preparing presentations and investor materials; monitoring deadlines in cooperation with accounting, legal firms, and other external entities.
• Communication Hub & Representation: Serving as the primary point of contact - managing daily phone and email communication with contractors, business partners, and the media.
• Events & Public Appearances: Providing coordination support for conferences, podcasts, interviews, business meetings, and events related to the entrepreneur’s activities.
• Personal Branding Support: Coordinating collaboration with marketing, PR, social media, and content production teams to elevate the entrepreneur's personal brand.
• Team & Vendor Coordination: Collaborating with assistants, freelancers, agencies, and external partners who support both business and private operations.
• Absolute Confidentiality: Maintaining the highest standards of discretion, professionalism, and impeccable representation of the CEO's personal and corporate brand.

Our requirements

• A valid Category B driving license and readiness to commute to the office located approx. 50 km from Poznań on agreed dates, as well as willingness to travel for business (including international trips).
• Experience: Proven track record as a Personal Assistant, Executive Assistant, or in a role directly supporting C-level executives / high-profile entrepreneurs.
• Language Skills: Fluency in English is an absolute must, as you will be operating daily in an international environment. Knowledge of German will be considered a strong asset.
• Digital Proficiency: Tech-savviness and complete comfort working within the Microsoft ecosystem (Windows, Outlook, MS Teams, Excel, etc.).
• Autonomy & Organization: Ability to act independently, take full ownership of tasks, and demonstrate exceptional self-organization and high reliability.
• Mobility: A valid Category B driving license and readiness for business travel (including international trips).
• Availability: Full availability during agreed working hours.

What we offer

• Attractive Compensation: Net salary of PLN 12,000 – PLN 15,000
• Stability & Commitment: A long-term B2B partnership.
• Premium Benefits: Private healthcare, alongside full reimbursement of commuting and operational expenses.
• A Unique Environment: Experience working within the premium sector, collaborating directly with a seasoned, high-profile international entrepreneur.
• Professional Growth: A genuine opportunity to elevate your business acumen, gain high operational autonomy, and grow alongside the expanding scale of international projects.

Benefits

• private medical care
• mobile phone available for private use
• no dress code
• coffee / tea
• business apartment
• sharing the commuting costs

About Us

The recruitment process is managed by The Match agency and consists of the following stages:

- Initial Interview: An online conversation with our recruiter conducted in Polish.

- Language Assessment: An interview consisting of 10 questions in English.

- Video Introduction: Candidates advanced to the third stage will be asked to record a one-minute video introduction in English.

- Client Review: Presentation of the recruitment interview report to our client.

- Client Meeting: An interview with the entrepreneur (conducted either online or in person).

- Decision & Feedback: Final outcome, feedback, and summary of the process.

Important Notice: Due to the ongoing holiday season, the entire recruitment process and the wait time for the final decision may take up to 60 days. We truly appreciate your patience.

Submit your CV directly through this job portal.

(please ensure your CV is in English and includes the required GDPR data processing consent)

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez vickypro Wiktoria Pawlak z siedzibą w: Mikołaja Reja 9, 05-532 Kąty (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.