Asset & Logistics Program Manager

Asset & Logistics Program Manager

Miejsce pracy: Warszawa

Your responsibilities

• Maintain and improve regional FF&E asset inventories, including asset location, quantity, condition, ownership, storage status, and reuse eligibility, ensuring assets are registered at receipt and updated through relocation, storage and removal.
• Track FF&E through full lifecycle and flag end of life assets for reuse eligibility assessment before disposal. Support periodic asset verification and inventory checks across EMEA sites, warehouses, and storage locations.
• Coordinate with IFM vendors to support FF&E verification across regional sites, tracking completion and escalating gaps.Ensure FF&E records align with Global Engineering Enterprise Asset Management SOPs.
• Help improve data quality and consistency across regional asset records.
• Partner with EMEA Sustainability to ensure FF&E reuse and donation data is captured to support with carbon savings calculations.
• Partner with EMEA Sustainability to identify FF&E available for reuse or donation from decommissioning, consolidation, refresh, retrofit, and new project activities.
• Maintain a practical regional catalog of available furniture and equipment for reuse across EMEA.
• Coordinate with project teams to match available inventory with upcoming demand before new procurement is initiated.
• Support reuse-first planning with Design, Construction, MAC, Portfolio, Procurement, and Facilities teams.
• Track avoided purchases, reuse outcomes, donation volumes, waste diversion, and estimated carbon benefits where data is available.
• Coordinate the movement, storage, refurbishment, redistribution, donation, resale, recycling, or disposal of FF&E across EMEA.
• Work with warehouse, logistics, relocation, IFM, and vendor partners to ensure assets are properly collected, stored, protected, and made visible for reuse.
• Help solve regional logistics challenges, including timing, transportation, space constraints, inventory availability, and cross-site demand matching.
• Support process improvements to make reuse easier and faster for project and site teams.
• Coordinate with regional stakeholders and approved partners to donate or responsibly dispose of assets that cannot be reused internally. Support regional stakeholders in vendor selection for waste disposal, ensuring reporting requirements can be met.
• Support documentation for donation, sale, recycling, transfer, or waste disposal.
• Ensure disposition decisions follow applicable regional requirements, internal policies, and local procedures.
• Prepare simple regional updates on asset availability, reuse activity, logistics issues, cost avoidance, and sustainability outcomes.
• Identify process gaps and recommend improvements to the global program lead.
• Document lessons learned from EMEA implementation to help refine global standards, tools, and playbooks.
• Support regional pilots and scaling efforts for FF&E reuse and circularity.

Our requirements

• Experience in facilities operations, FF&E coordination, asset management, workplace services, logistics, project coordination, or related fields.
• Strong understanding of furniture inventory, workplace moves, storage, reuse, donation, or disposal processes.
• Ability to coordinate across multiple sites, vendors, warehouses, and internal teams.
• Strong organizational skills and attention to data accuracy.
• Comfortable working with asset management systems, spreadsheets, dashboards, or inventory tools.
• Strong communication skills and ability to drive follow-through with regional stakeholders.
• Experience supporting operational programs across multiple countries or sites in EMEA.

Optional

• Experience with circular economy, furniture reuse, waste diversion, embodied carbon, or sustainability programs.
• Familiarity with CMMS/CAFM systems, barcode/RFID tracking, or visual inventory platforms.
• Experience working with Design & Construction, MAC, IFM, Procurement, or Portfolio teams.
• Knowledge of donation, resale, recycling, or sustainable disposition processes in EMEA.
• Experience coordinating warehouse, relocation, or logistics vendors.

What we offer

• You’ll join an entrepreneurial, inclusive culture. One where we succeed together – across the desk and around the globe. Where like-minded people work naturally together to achieve great things.
• Our Total Rewards program reflects our commitment to helping you achieve your ambitions in career, recognition, wellbeing, benefits and pay. We’ll offer you a competitive salary and benefits package.
• Join us to develop your strengths and enjoy a fulfilling career full of varied experiences. Keep those ambitions in sights and imagine where JLL can take you...
• Apply today!

Benefits

• sharing the costs of sports activities
• private medical care
• sharing the costs of foreign language classes
• life insurance
• integration events
• shopping coupons

Success Measures

• Improved visibility and accuracy of EMEA FF&E inventory.
• Increased reuse of existing FF&E before new procurement.
• Reduced waste through redistribution, donation, resale, or recycling.
• Clear regional reporting on reuse, avoided purchases, and disposition outcomes.
• Practical feedback that helps refine the global FF&E circularity process.

Position Summary

The EMEA FF&E Circularity & Asset Manager will support the regional implementation of GREF’s FF&E asset management and circularity program across EMEA. This role will act as the hands-on regional coordinator for furniture, fixtures, and equipment reuse, redistribution, donation, storage, logistics, and asset data quality.

Working under the direction of EMEA IFM leadership, and the global FF&E/circularity program lead, this role will help translate global standards into practical regional execution. The coordinator will partner with Facilities, Design & Construction, MAC, Procurement, Sustainability, Portfolio Management, vendors, and site teams to identify reusable assets, maintain accurate inventories, coordinate movement of materials, and support reuse-first decision-making across projects and operations.

This role is especially important because GREF’s circularity framework prioritizes internal reuse before donation or recycling, with disposal only as a final option, with FF&E identified as a high-impact category for reducing embodied carbon, waste, and unnecessary procurement.

Jones Lang LaSalle & Tétris

For over 200 years, JLL & Tétris have been shaping the real estate industry by combining global expertise, advisory and integrated services to create long‑term value for clients and communities. As a global commercial real estate and investment management leader, we support organizations in buying, building, managing and investing in real estate across all sectors. With a strong presence in Poland, headquartered at the Warsaw Spire, we connect global scale with local market knowledge to deliver practical, future‑ready solutions. Whether your background is in real estate, finance, architecture, facilities support, technology or business services, JLL & Tétris offer the opportunity to apply your experience in an international environment and be part of a company shaping a better future.

Build your next chapter with JLL & Tétris and grow your career with purpose.

We value individuality and are committed to providing the tools, knowledge and opportunities you need to succeed. We support career progression and cross‑functional development, whether you want to advance your role, expand your capabilities or deepen your expertise within a global organization.

Join us to develop your strengths and enjoy a fulfilling career full of varied experiences. Keep those ambitions in sights and imagine where JLL can take you.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych („Dane”) jest podmiot, do którego Pan/Pani się rekrutuje, tj. Jones Lang LaSalle sp. z o.o. lub Tetris Poland sp. z o.o. lub Jones Lang LaSalle Group Services sp. z o.o., każda z nich z siedzibą w Warszawie pod adresem: Plac Europejski 1, 00-844 Warszawa („Administrator”). W sprawach związanych z Danymi prosimy kontaktować się z Administratorem na wskazany adres jego siedziby lub następujący adres email: Wyświetl e-mail na pracuj.pl. Dane będą przetwarzane w celach przeprowadzenia toczącej się rekrutacji, w celach przyszłych rekrutacji (jeśli zostanie udzielona zgoda w tym zakresie) oraz w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w razie konieczności i w uzasadnionych przypadkach. W przypadku podjęcia decyzji o Pana/Pani zatrudnieniu, Administrator przetwarza Dane także, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków przewidzianych przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy. Przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych, żądania dostępu do Danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia Danych. Możliwość skorzystania z powyższych praw może zależeć od podstawy przetwarzania danej kategorii Danych. Przysługuje także Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W zakresie, w jakim Administrator przetwarza Dane na podstawie zgody, przysługuje Panu/Pani prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, do którego doszło przed cofnięciem zgody. Więcej informacji o przetwarzaniu Danych można znaleźć tu:
Dane przetwarzane są w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji. Podstawą przetwarzania Danych jest: art. 6 ust. 1 lit. c RODO - niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze związanego z przeprowadzeniem procesu rekrutacji zgodnie z przepisami prawa pracy (dotyczy głównie rekrutacji dotyczących zatrudnienia na podstawie umowy o pracę), a także innymi przepisami prawa, w tym w zakresie sankcji międzynarodowych; art. 6 ust. 1 lit. b RODO - niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prawie do weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydata, zarządzania procesem rekrutacji oraz, w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa, weryfikacji w zakresie sankcji międzynarodowych; art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - w odniesieniu do Danych (i) podanych przez Panią/Pana w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa pracy lub niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub (ii) w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie Danych na potrzeby przyszłych rekrutacji; art. 9 ust. 2 lit. a) RODO (w przypadku, gdy Pana/Pani dokumenty aplikacyjne zawierają Dane szczególnej kategorii zdefiniowane w art. 9(1) RODO, na przykład Dane dotyczące niepełnosprawności). Podanie Danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji (nie dotyczy to Danych przetwarzanych na podstawie zgody) - niepodanie Danych może uniemożliwić wzięcie udziału w rekrutacji lub wpłynąć na ocenę przydatności kandydata do pracy na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja. Administrator może również, gdy jest to niezbędne i w uzasadnionych przypadkach, przetwarzać Dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora. Podstawą prawną przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1) lit. f) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO. W przypadku podjęcia decyzji o Pana/Pani zatrudnieniu, Administrator przetwarza Dane także, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków przewidzianych przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy. Podstawą przetwarzania Danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO i art. 9 ust. 2 lit. b) i h) RODO. Prawo żądania tych Danych wynika z przepisów prawa. Ich podanie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Administratorowi prawidłowe wykonywanie jego obowiązków lub może uniemożliwić skorzystanie przez Pana/Panią z przewidzianych prawem uprawnień. Administrator będzie przetwarzał Dane w zakresie, w jakim zostały one przez Pana/Panią przekazane Administratorowi w procesie rekrutacji. W przypadku, gdy w procesie zatrudnienia Pana/Pani uczestniczyła agencja rekrutacji, Administrator mógł otrzymać od niej następujące kategorie Danych: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Pana/Panią, a także informacje o Pana/Pani wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, a także inne informacje przekazane przez Pana/Panią. W przypadku, gdy jest Pan/Pani obywatelem państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego Dane (informacje dotyczące rodzaju podstawy legitymizującej Pana/Pani pobyt i pracę, okres trwania takiej podstawy, datę jej wydania i jej oznaczenie, informacje dotyczące dokumentu podróży, w tym jego oznaczenie, numery i okres ważności i inne Dane niezbędne do legalizacji pobytu i pracy) mogą pochodzić także od organów administracji rządowej i samorządowej odpowiedzialnych za legalizację pobytu i pracy cudzoziemców. Dane mogą zostać przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w tym dostawcom usług i rozwiązań IT (w tym hosting), dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, doradcom zewnętrznym, podmiotom świadczącym usługi prawne i audytorom, agencjom rekrutacyjnym, podmiotom należącym do tej samej grupy kapitałowej co Administrator, a w niektórych przypadkach kontrahentom Administratora. W przypadku podjęcia decyzji o Pana/Pani zatrudnieniu możemy przekazać Dane także podmiotom świadczącym usługi medycyny pracy. Pana/Pani Dane będą przetwarzane przez czas trwania procesu rekrutacji, a po jego zakończeniu zostaną usunięte najpóźniej w ciągu 1 (jednego) roku, chyba że wyrazi Pan/Pani zgodę na przetwarzanie Danych na potrzeby przyszłych rekrutacji (i chyba że zostanie Pan/Pani zatrudniony/a - w takim przypadku poinformujemy Pana/Panią o okresach przechowywania odrębnie). Jeśli wyraził/a Pan/Pani zgodę na wykorzystanie Danych do celów przyszłych rekrutacji, Dane będą przetwarzane w takich celach nie dłużej niż przez okres 1 (jednego) roku od momentu udzielenia zgody. W zakresie, w jakim przetwarzanie Pana/Pani Danych odbywa się na podstawie Pana/Pani zgody, Dane będą przetwarzane do czasu wycofania przez Pana/Panią zgody, jednak nie dłużej niż do upływu powyższych okresów. Jeżeli będzie to konieczne i uzasadnione, Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Na potrzeby rekrutacji Administrator może tworzyć profile osób na bazie ich kompetencji, jednak Dane nie są przetwarzane w sposób, który jest związany z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Z uwagi na globalny charakter grupy kapitałowej, w ramach której działa Administrator, w niektórych przypadkach Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie Danych będzie następowało wyłącznie do państw, co do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych lub na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, których kopię można uzyskać kontaktując się z Administratorem. Informacje o przetwarzaniu Danych zawarte w tym miejscu są uzupełniane przez informacje o przetwarzaniu Danych zawarte w dokumencie zatytułowanym: „Oświadczenie o ochronie prywatności pracownika/osoby kandydującej na stanowisko w firmie JLL" ("Informacja Globalna"), który ma zastosowanie do kandydatów do pracy Administratora wyłącznie w zakresie, w jakim przetwarzanie opisane w Informacji Globalnej jest dozwolone na podstawie prawa polskiego. W przypadku rozbieżności między informacjami zawartymi w Informacji Globalnej, a w tym miejscu, pierwszeństwo mają informacje zawarte w tym miejscu.