Specjalista ds. administracji i rozliczeń / Back Office

Do naszego zespołu poszukujemy osoby, która przejmie bieżącą obsługę administracyjną i rozliczeniową firmy transportowo-spedycyjnej.

Szukamy osoby bardzo dobrze zorganizowanej, dokładnej i odpowiedzialnej , która potrafi samodzielnie pilnować terminów, kontrolować otwarte sprawy i doprowadzać rozpoczęte tematy do końca.

Nie jest to stanowisko samodzielnej księgowej. Pełna księgowość firmy prowadzona jest przez zewnętrzne biuro księgowe.

Twój zakres obowiązków

Do głównych zadań będzie należało:

• wystawianie faktur sprzedażowych,

• kontrolowanie terminów płatności i monitorowanie należności od klientów,

• kontakt z klientami w sprawie przeterminowanych płatności,

• prowadzenie zestawienia należności i bieżąca windykacja miękka,

• prawidłowe rozliczanie wpływających płatności,

• zgłaszanie i eskalowanie przeterminowanych lub problematycznych należności,

• wprowadzanie zleceń transportowych do systemu TMS,

• kontrola kompletności danych w zleceniach,

• skanowanie i archiwizacja dokumentów transportowych, w szczególności CMR i POD,

• przypisywanie dokumentów do odpowiednich zleceń,

• kontrolowanie brakujących dokumentów transportowych,

• obsługa dokumentacji dotyczącej zleceń realizowanych przez przewoźników zewnętrznych,

• kontrolowanie terminów płatności faktur kosztowych,

• przygotowywanie dokumentacji związanej ze zwrotem VAT z krajów UE,

• przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do zewnętrznego biura księgowego,

• bieżący kontakt z biurem księgowym,

• obsługa korespondencji e-mailowej,

• prowadzenie i kontrolowanie otwartych spraw administracyjnych,

• dbanie o porządek w dokumentacji papierowej i elektronicznej.

Kogo szukamy?

Na tym stanowisku doświadczenie jest ważne, ale jeszcze ważniejsza jest bardzo dobra organizacja własnej pracy i odpowiedzialność za powierzone procesy .

Szukamy osoby, która:

• jest dokładna, systematyczna i uporządkowana,

• samodzielnie pilnuje terminów,

• potrafi pracować z wieloma równoległymi sprawami bez gubienia tematów,

• potrafi ustalać priorytety,

• doprowadza rozpoczęte zadania do końca,

• nie odkłada problemów „na później”,

• potrafi zauważyć, że coś się nie zgadza i samodzielnie rozpocząć wyjaśnianie,

• kontroluje sprawy oczekujące na odpowiedź i wraca do nich we właściwym terminie,

• potrafi jasno komunikować problemy i odpowiednio wcześnie je eskalować,

• dobrze radzi sobie z pracą na liczbach i dokumentach,

• swobodnie korzysta z poczty e-mail i pakietu Microsoft Office,

• dobrze zna Excel,

• szybko uczy się obsługi nowych systemów.

Szczególnie zależy nam na osobie, która rozumie różnicę między wykonaniem pojedynczej czynności a odpowiedzialnością za cały proces i jego rezultat .

Mile widziane

Dodatkowym atutem będzie:

• doświadczenie na podobnym stanowisku administracyjnym lub rozliczeniowym,

• doświadczenie w firmie transportowej, spedycyjnej lub logistycznej,

• znajomość systemów TMS,

• doświadczenie w wystawianiu i rozliczaniu faktur,

• doświadczenie w monitorowaniu należności i kontakcie z klientami w sprawie płatności,

• znajomość dokumentacji transportowej CMR/POD,

• doświadczenie we współpracy z zewnętrznym biurem księgowym,

• znajomość języka angielskiego lub niemieckiego.

Nie wymagamy doświadczenia w prowadzeniu pełnej księgowości.

Jak wygląda praca?

Praca obejmuje kilka równoległych procesów administracyjnych i rozliczeniowych, dlatego dużą wagę przykładamy do dobrej organizacji.

Pracujemy w oparciu o określone procedury, terminy, checklisty oraz system zarządzania zadaniami.

Oczekujemy nie tylko wykonywania powierzonych czynności, ale również pilnowania ich rezultatu .

Jeżeli faktura nie została opłacona – sprawa nie kończy się na odnotowaniu braku płatności.

Jeżeli brakuje dokumentu – temat pozostaje otwarty do momentu jego uzyskania lub wyjaśnienia.

Jeżeli wykonanie zadania zależy od odpowiedzi innej osoby – zadanie pozostaje pod kontrolą aż do jego zamknięcia.

Szukamy osoby, która lubi taki sposób pracy.

Co oferujemy?

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie transportowo-spedycyjnej,

• umowę o pracę,

• pracę stacjonarną w Łodzi,

• jasno określony zakres odpowiedzialności,

• uporządkowany system pracy,

• wdrożenie w procesy firmy oraz wykorzystywane systemy,

• samodzielne stanowisko,

• pracę w niewielkim zespole z bezpośrednim kontaktem z osobami decyzyjnymi,

• możliwość realnego wpływu na organizację procesów administracyjnych firmy.

Kogo szczególnie zapraszamy?

Jeżeli lubisz sytuację, w której:

• faktury się zgadzają,

• należności są pod kontrolą,

• dokumenty są na swoim miejscu,

• terminy są zapisane i pilnowane,

• otwarte sprawy mają określone kolejne działanie,

• a rozpoczęte zadania są faktycznie doprowadzane do końca,

to jest duża szansa, że dobrze odnajdziesz się na tym stanowisku.

Informacje Prawne

Klauzula informacyjna RODO Administratorem Twoich danych osobowych jest Flexi Logistics Group Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Wileńska 4/8, 94-029 Łódź, e-mail: Wyświetl e-mail na olx.pl. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy, a w zakresie danych podanych dobrowolnie i wykraczających poza zakres wymagany przepisami prawa – na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia aktualnego procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – również przez okres wskazany w tej zgodzie lub do czasu jej wycofania. Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi związane z obsługą procesu rekrutacji, systemów informatycznych oraz inne usługi niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług. Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz – w przypadkach przewidzianych przepisami – prawo do przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody masz prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem: Flexi Logistics Group Sp. z o.o. ul. Wileńska 4/8 94-029 Łódź e-mail: Wyświetl e-mail na olx.pl