Asystentka Zarządu / Office Manager

Asystentka Zarządu / Office Manager

Miejsce pracy: Skawina

Twój zakres obowiązków

Organizacja pracy biura i wsparcie Zarządu

• kompleksowa obsługa administracyjna biura,

• prowadzenie kalendarza spotkań i organizacja harmonogramów,

• organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli, ubezpieczeń, winiet),

• sporządzanie pism, dokumentów, zestawień i raportów,

• bieżące wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i realizacji projektów,

• koordynacja spraw organizacyjnych oraz rozwiązywanie bieżących wyzwań operacyjnych.

Administracja i obieg dokumentów

• nadzór nad korespondencją i obiegiem dokumentacji,

• obsługa skrzynki e-Dokumenty,

• przygotowywanie umów, aneksów, zapytań ofertowych i dokumentów wewnętrznych,

• kompletowanie dokumentacji do rozliczeń i projektów,

• współpraca z kancelariami prawnymi, notarialnymi oraz instytucjami zewnętrznymi.

Nieruchomości i zarządzanie najmem

• przygotowywanie umów najmu i aneksów,

• publikacja ogłoszeń najmu nieruchomości,

• kontakt z najemcami i prezentacja nieruchomości,

• organizacja usuwania awarii oraz koordynacja prac serwisowych,

• rozliczanie najemców i przygotowywanie dokumentacji kosztowej,

• organizacja sprzątania oraz przygotowania lokali dla nowych najemców.

Wsparcie projektów inwestycyjnych i budowlanych

• koordynacja bieżących spraw związanych z inwestycjami,

• współpraca z wykonawcami i dostawcami usług,

• zbieranie ofert, negocjowanie warunków współpracy,

• wsparcie w rozliczeniach oraz zakupach projektowych.

Organizacja wydarzeń i targów

• organizacja targów krajowych i zagranicznych,

• rezerwacja powierzchni wystawienniczych,

• koordynacja budowy i wyposażenia stoisk targowych,

• organizacja spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych oraz spotkań dla klientów i architektów.

Zakupy i zaopatrzenie

• organizacja zakupów dla biura, magazynu i produkcji,

• wybór dostawców i negocjowanie warunków handlowych,

• optymalizacja kosztów zakupowych.

Flota samochodowa i ubezpieczenia

• administracja flotą pojazdów,

• rejestracja pojazdów oraz zgłoszenia zbycia i nabycia,

• organizacja serwisów, wymian opon i obsługa szkód komunikacyjnych,

• przygotowywanie i porównanie ofert ubezpieczeniowych,

• współpraca z leasingodawcami i brokerami ubezpieczeniowymi.

Wsparcie procesów HR

• publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych,

• selekcja aplikacji i kontakt z kandydatami,

• organizacja spotkań rekrutacyjnych,

• obsługa kalendarza urlopowego,

• przygotowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników (laptopy, telefony, dostęp do systemów).

Rozliczenia i administracja finansowa

• realizacja bieżących płatności,

• obsługa rozliczeń mediów i kosztów eksploatacyjnych,

• przygotowywanie miesięcznych zestawień dla najemców,

• wsparcie w przygotowywaniu rozliczeń premiowych.

Nasze wymagania

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,
• samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu,
• wysoka kultura osobista i komunikatywność,
• bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office
• doświadczenie na stanowisku Asystentki Zarządu, Office Managera lub Specjalisty ds. Administracji,
• znajomość nowoczesnych narzędzi AI wspierających pracę biurową, administracyjną i organizacyjną,
• umiejętność prowadzenia wielu tematów jednocześnie,
• prawo jazdy kat. B.

Mile widziane

• doświadczenie w branży nieruchomości, budownictwa lub zarządzania najmem,
• doświadczenie w organizacji wydarzeń, targów i podróży służbowych,
• doświadczenie w obsłudze floty samochodowej oraz ubezpieczeń.

To oferujemy

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się grupie firm,
• formę zatrudnienia: umowa o pracę,
• praca od pn-pt w godzinach 8:00-16:00,
• miejsce pracy: rtm Witolda Pileckiego 4, 32-050 Skawina,
• darmowy parking na terenie zakładu pracy,
• możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji,
• pracę w dynamicznym środowisku biznesowym obejmującym kilka branż,
• pakiet prywatnej opieki medycznej Lux-Med,
• możliwość przystąpienia do programu Medicoversport.

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie nauki języków
• dofinansowanie szkoleń i kursów
• spotkania integracyjne
• brak dress code’u
• kawa / herbata
• napoje
• inicjatywy dobroczynne
• premie okresowe i zadaniowe
• nowoczesne i komfortowe miejsce pracy

Poszukujemy osoby, która lubi organizować, koordynować i skutecznie doprowadzać sprawy do końca.

Jesteśmy dynamicznie rozwijającą się grupą firm działającą w obszarach nowoczesnego oświetlenia LED, nieruchomości, zarządzania najmem oraz realizacji inwestycji budowlanych. Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i nastawionej na rozwiązywanie problemów, która będzie wspierać Zarząd oraz koordynować codzienne procesy administracyjne i operacyjne.

Jeżeli lubisz działać, organizować, koordynować i skutecznie doprowadzać sprawy do końca, wyślij swoje CV.

Czekamy na Twoją aplikację!

Prosimy o dopisanie następującej klauzuli: „ Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Z 2002 r. Nr 101, poz.926, ze zm.)”