Finance & Administration Manager

Finance & Administration Manager

Miejsce pracy: Łubna (pow. piaseczyński)

Your responsibilities

Role Overview

We are seeking an autonomous, highly organized and proactive professional to take full ownership of our company's statutory accounting, treasury, human resources administration and office management. Accounting has so far been outsourced to an external provider: a central mission of this role is to build and run the accounting function in-house. As our business is co-owned by an international corporate partner, the successful candidate will play a pivotal role in bridging local Polish accounting requirements with group management reporting and stakeholder communication in English. This is a broad, evolving, hands-on role in a small industrial structure — it calls for an entrepreneurial mindset and a genuine appetite for topics beyond pure accounting.

1. Internal Accounting Set-Up & Full Statutory Accounting

• Implement an Internal Accounting System: To date, bookkeeping has been performed by a third party. You will select and deploy the accounting/ERP solution, design the chart of accounts, document flows and month-end close procedures, and manage the full transition of the books from the external accounting office in-house.

• End-to-End Accounting: Manage complete accounting processes in accordance with the Polish Accounting Act and applicable tax laws.

• Tax & Compliance Filings: Prepare, review and submit all tax declarations (VAT, CIT, PIT, JPK files) and ensure full compliance with statutory deadlines.

• Financial Statements: Prepare year-end financial statements, annual closings, and support external audit processes when required.

2. Invoicing, Treasury & Cash Flow Management

• Invoicing & Accounts Payable/Receivable: Issue outgoing sales invoices, verify and code incoming supplier invoices, and manage payment schedules.

• Banking: Follow up daily bank account activity and perform regular bank reconciliations.

• Treasury Forecasting: Build and maintain rolling short- and medium-term treasury forecasts. Monitor liquidity, anticipate funding requirements and currency exposure, and flag them to local management and the shareholder in good time.

• Credit Control & Debt Collection: Monitor accounts receivable and payment terms, proactively track overdue balances and chase late and bad payers. Collection here is expected to be firm, structured and effective rather than soft — including escalation to formal demand, payment plans, external collection agencies or legal recovery where warranted.

3. International Reporting & Shareholder Relations

• Monthly Management Reporting: Produce the management reporting pack on a monthly basis — balance sheet, P&L and supporting analysis — in the international partner's reporting formats. This explicitly includes raising all necessary accruals and provisions of costs so that each month presents a complete and faithful view of the result.

• Active English Communication: Serve as the primary operational finance contact for foreign shareholders, participating in status calls and reporting meetings.

• Chart of Accounts Mapping: Align local statutory ledger accounts with group reporting standards and cost-center accounting.

4. Human Resources

• Candidate Research & Recruitment: Support hiring across the company: draft and publish job adverts, actively source and screen candidates, coordinate recruitment agencies, and organize the interview process.

5. Office Management & Administration

• Document Flow & Archiving: Oversee physical and digital document workflows, ensuring proper storage, security and traceability.

• Administrative Procurement: Manage office supplies, equipment, utility providers and vendor relations to ensure seamless daily office operations.

• Executive Support: Provide operational and administrative assistance to local leadership and external service providers (e.g. legal advisors, IT, banks, insurers).

Our requirements

• Professional Experience: Minimum 5 years of independent experience in full accounting or as a Senior / Chief Accountant, ideally including responsibility for an entire accounting function.
• Language Proficiency — English: Fluent English (C1 level) in both spoken and written communication, including strong mastery of financial, tax and business terminology.
• Language Proficiency — French: Knowledge of French is a great advantage and will be considered a significant differentiator between otherwise comparable candidates.
• Accounting Competence: In-depth, up-to-date knowledge of the Polish tax code (VAT, CIT), statutory reporting and financial accounting principles.
• Payroll & Labour Law: Practical working knowledge of Polish payroll, ZUS and labour law, sufficient to run payroll and HR administration for a small organization.
• Technical Skills: Proficiency in modern Polish ERP / accounting software (e.g. Comarch OPTIMA, Symfonia, Enova) and advanced MS Excel skills. Experience implementing or migrating an accounting system is a strong asset.
• Adaptability & Open-Mindedness: A demonstrated ability to take on new and unexpected topics outside a narrow accounting remit and to find solutions without a template. Open-mindedness is vital: in a small industrial structure the scope of the role shifts regularly and unpredictably.
• Entrepreneurial Spirit: An owner's mindset — you identify what needs to be done and do it, propose improvements, build processes where none exist, and take decisions pragmatically rather than waiting for instructions.
• Soft Skills: High level of autonomy, precision, analytical thinking, multitasking capability, and strong interpersonal communication skills.
• Desirable: Previous experience in an international environment, in an industrial / manufacturing SME, or reporting to a foreign parent company.

What we offer

• Competitive salary adapted to experience and qualifications.
• Stable employment under an Employment Contract or B2B agreement.
• High level of professional autonomy and real influence over organizational structures.
• A genuine greenfield mandate: design and implement the internal accounting function.
• Direct exposure to international corporate standards and cross-border management.
• Modern office tools and a supportive work environment.

Benefits

• flexible working time
• no dress code
• coffee / tea
• parking space for employees

Why This Position is Unique

• This role offers complete operational independence without corporate bureaucracy. You will bring the accounting function in-house from scratch and shape the financial, HR and administrative setup of the company, directly impacting business operations while collaborating with an international board. It is a builder's role, not a maintenance role — ideal for someone with an entrepreneurial spirit who wants visible ownership and impact.

NORTEC PHARMA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

NORTEC Pharma sp. z o.o. jest dynamicznie rozwijającą się polską firmą specjalizującą się w projektowaniu i produkcji maszyn oraz urządzeń dla przemysłu farmaceutycznego. Tworzymy innowacyjne maszyny i systemy pracujące w działach produkcyjnych zakładów farmaceutycznych, głównie do form stałych takich jak granulaty, tabletki, kapsułki. W naszym portfolio produkcyjnym posiadamy: tabletkarki, automatyczne urządzenie polerskie, urządzenia podnoszące stacjonarne i przejezdne.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez NORTEC PHARMA sp. z o.o. z siedzibą w: Bażantów 4, 05-532 Łubna (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.