Asystent / Asystentka menedżera biura

Praca administracyjna i zamówienia materiałów budowlanych

Safe House Sp. z o.o. | Miejsce pracy: Piła

Lubisz mieć sprawy uporządkowane, dobrze organizujesz swoją pracę i potrafisz dopilnować terminów? Do zespołu Safe House szukamy osoby, która wesprze codzienną pracę biura oraz zajmie się obsługą zamówień materiałów na nasze inwestycje.

Szukamy osoby dokładnej, zaangażowanej i komunikatywnej, która potrafi współpracować z zespołem, dostawcami i wykonawcami oraz doprowadzać powierzone sprawy do końca.

Zakres obowiązków

• Obsługa klienta – bieżący kontakt telefoniczny, mailowy i bezpośredni z klientami, przyjmowanie zapytań i zgłoszeń, udzielanie informacji w zakresie powierzonych spraw oraz przekazywanie kwestii technicznych odpowiednim osobom. Zapisywanie ustaleń, pilnowanie terminów odpowiedzi i dbanie o dobrą jakość relacji z klientami.

• Obsługa zleceń – przyjmowanie i rejestrowanie zleceń, kompletowanie niezbędnych informacji i dokumentów, przekazywanie zadań do realizacji oraz monitorowanie terminów i statusu wykonania. Uzgadnianie szczegółów z klientami, zespołem i wykonawcami, przygotowywanie potwierdzeń oraz zestawień do rozliczeń na podstawie zatwierdzonych ustaleń.

• Wsparcie administracyjne menedżera biura i zespołu – bieżąca obsługa spraw biurowych, przygotowywanie pism i zestawień, prowadzenie korespondencji oraz pilnowanie ustalonych terminów.

• Dbanie o dokumentację i przepływ informacji – porządkowanie, ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentów, przekazywanie ich właściwym osobom oraz monitorowanie spraw wymagających odpowiedzi lub decyzji.

• Obsługa zamówień materiałów budowlanych, w szczególności okien i drzwi – zbieranie zapotrzebowania od zespołu, wysyłanie zapytań do dostawców, porównywanie ofert pod względem ceny, kompletności i terminów oraz składanie zamówień po ich zatwierdzeniu.

• Dopilnowanie zgodności zamówień z ustaleniami – sprawdzanie liczby, wymiarów, kolorystyki, wyposażenia i innych parametrów okien oraz drzwi na podstawie zatwierdzonych zestawień i specyfikacji. Uzgadnianie kwestii technicznych z osobami odpowiedzialnymi za daną inwestycję.

• Monitorowanie realizacji zamówień i dostaw – kontakt z dostawcami, potwierdzanie terminów produkcji i dostaw, uzgadnianie ich z harmonogramem budów oraz informowanie zespołu o zmianach i opóźnieniach.

• Kontrola dokumentacji zakupowej i wyjaśnianie niezgodności – porównywanie potwierdzeń zamówień, dokumentów dostawy i faktur z ustaleniami oraz pomoc w obsłudze braków, korekt i reklamacji.

Czego oczekujemy?

• Dobrej organizacji pracy, dokładności, odpowiedzialności i terminowości.

• Sprawnej obsługi komputera, poczty elektronicznej oraz programów Word i Excel, w tym tworzenia prostych zestawień i porównywania ofert.

• Komunikatywności, samodzielności w prowadzeniu powierzonych spraw oraz umiejętności współpracy z zespołem.

• Zaangażowania, pozytywnego podejścia do pracy i gotowości do poznawania materiałów oraz procesów budowlanych.

• Komunikatywność, kultura osobista i pozytywne podejście do klienta, a także umiejętność prowadzenia kilku spraw jednocześnie i dopilnowania ich zakończenia. Doświadczenie w obsłudze klienta lub obsłudze zleceń będzie dodatkowym atutem.

Mile widziane: doświadczenie w administracji, obsłudze zamówień lub współpracy z dostawcami. Dodatkowym atutem będzie znajomość branży budowlanej, szczególnie stolarki okiennej i drzwiowej.

Co oferujemy?

Pracę łączącą zadania administracyjne z praktycznym udziałem w organizacji zaopatrzenia budów. Współpracę z zespołem realizującym inwestycje budowlane oraz możliwość rozwijania umiejętności w zakresie organizacji biura, zakupów i kontaktów z dostawcami.

Informacje Prawne

Administrator Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Safe House Sp. z o.o. ul. Sikorskiego 29/1 , 64-920 Piła zwany dalej, jako pracodawca. Inspektor ochrony danych Mogą się Państwo kontaktować z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem: Wyświetl e-mail na olx.pl Cel i podstawy przetwarzania Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), natomiast inne dane, w tym dane do kontaktu, na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), orasz na potrzeby wykonywania czynności kadrowo, płacowych i ubezpieczeniowych związanych z stosunkiem pracy. Zgoda na przetwarzanie danych może zostać odwołana w dowolnym czasie, po zakończeniu stosunku pracy. Safe House Sp. z o.o. ONYX Business Point ul. Witaszka 6, 64-920 Piła będzie przetwarzał Państwa dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników, jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO konieczna będzie Państwa zgoda na ich przetwarzanie (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Przepisy prawa pracy: art. 22 Kodeksu pracy oraz §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Odbiorcy danych osobowych Odbiorcą Państwa danych osobowych będzie Safe House Sp. z o.o. ONYX Business Point ul. Witaszka 6, 64-920 Piła. Okres przechowywania danych Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji oraz na czas trwania stosunku pracy. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywane danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą wykorzystywane przez 9 miesięcy. Prawa osób, których dane dotyczą Mają Państwo prawo do: 1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii 2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych; 3) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; 4) prawo do usunięcia danych osobowych; 5) prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa) Informacja o wymogu podania danych Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.