HR Administration Specialist

HR Administration Specialist

Miejsce pracy: Gdańsk

Your responsibilities

• As an HR Administration Specialist, you will play a key role in ensuring smooth, accurate, and compliant HR operations throughout the employee lifecycle. You will be responsible for a wide range of HR administration activities, from preparing employee documentation and maintaining personnel records to supporting onboarding and providing day-to-day HR guidance for employees and managers.
• In this role, you will monitor working time, absences, annual leave, and employee entitlements, as well as support payroll-related processes and employee benefits administration. You will also coordinate occupational health and safety related activities, prepare HR reports and analyses, and ensure the accuracy of employee data in our HR systems.
• You will work closely with HR and payroll colleagues, managers, employees, and external authorities. As part of our HR team, you will have the opportunity to deepen your expertise in HR administration, labor law, and HR operations while working in an international environment supported by modern HR systems such as Workday and SAP.

Our requirements

• To succeed in this role, you have previous experience in HR administration and employee lifecycle processes, preferably 2-5 years, and a solid understanding of labor law and social security regulations. You are comfortable working with HR systems and Microsoft Office tools, particularly Excel.
• You have a detail-oriented and proactive way of working, combined with strong organizational and time management skills. You are able to prioritize tasks, meet deadlines, and maintain a high level of accuracy even when managing multiple responsibilities.
• We also value excellent communication and stakeholder management skills, a customer-focused mindset, and the ability to collaborate effectively with colleagues and business stakeholders. You are fluent in business English and can work confidently both independently and as part of a team.
• A bachelor's degree in Human Resources, Administration, Law, Business, Economics, or a related field is considered suitable for the role. Experience with Workday or other HCM systems, as well as additional qualifications in labor law, HR administration, or payroll administration, will be seen as an advantage.

What we offer

• Fixed-term employment (15 months)
• Work in an international environment in an centrally located office in Gdańsk
• Stable job and cooperation with a friendly and high qualified team
• We will make sure that you have training that will ensure your proper development
• Benefits including lunch card, Multisport card, health care and life insurance
• Hybrid work (2 days per week working from home allowed)
• Attractive location of the office: 4 minutes to SKM, trams and buses.

Benefits

• sharing the costs of sports activities
• private medical care
• sharing the costs of professional training & courses
• life insurance
• flexible working time
• fruits
• integration events
• corporate library
• coffee / tea
• drinks
• extra social benefits
• pre-paid cards
• holiday funds
• christmas gifts
• charity initiatives
• extra leave

Metsa Group Services sp. z o.o.

Metsä Group is a successful forest industry group with roots in the Finnish forest - Our parent company is a cooperative of over 90,000 forest owners. Metsä Group’s Group Services employ some 1,000 professionals in finance, IT, sourcing and logistics, HR, technology, business process development, communications, law, and many other fields. Their task is to support Metsä Group and its Business Areas in implementing their strategy. Our specialists’ independent work is supported by a strongly networked workplace community.

We welcome people from diverse backgrounds and different stages of life. Metsä has space and opportunities for many kinds of talent, regardless of age, gender, ethnic background, sexual orientation, disability or other characteristics – Metsä is for all. Read more: metsagroup.com/metsaforall.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez METSA GROUP SERVICES SP Z O O z siedzibą w: Jana Heweliusza 18, 80-890 Gdańsk (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 18 miesięcy, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.