Sekretarka

Sekretarka

Miejsce pracy: Poznań

Twój zakres obowiązków

• bieżąca obsługa sekretariatu i klientów Kancelarii
• odbieranie telefonów i prowadzenie kalendarza spotkań
• przygotowywanie dokumentów do czynności notarialnych
• przygotowywanie wypisów aktów oraz dokumentów do wydania i wysyłki
• prowadzenie repertorium i innych rejestrów kancelarii
• przygotowywanie korespondencji do sądów, urzędów, gmin i starostw
• obsługa korespondencji tradycyjnej i elektronicznej
• pilnowanie terminów oraz spraw wymagających dalszych czynności
• porządkowanie i archiwizację dokumentacji
• bieżąca organizacja pracy sekretariatu

Nasze wymagania

• doświadczenie w pracy administracyjnej, najlepiej w kancelarii notarialnej, adwokackiej, radcowskiej, sądzie albo innym miejscu wymagającym dokładności i sprawnego obiegu dokumentów
• dokładność, odpowiedzialność i dobra organizacja pracy
• umiejętność zapamiętywania pokazanych czynności i korzystania z przygotowanych instrukcji
• sprawdzanie własnej pracy przed uznaniem zadania za zakończone
• umiejętność zadawania pytań w razie wątpliwości
• zdolność do zauważania bieżących spraw wymagających wykonania bez wskazywania zadania
• informowanie o problemach i sprawach wymagających decyzji
• dobre umiejętności kontaktu z klientami
• umiejętność ustalania priorytetów i doprowadzania zadań do końca
• chęć długofalowego związania się z kancelarią i rozwijania się w pracy

Mile widziane

• doświadczenie w kancelarii notarialnej oraz znajomość czynności takich jak przygotowywanie wypisów, prowadzenie repertorium i innych rejestrów, przygotowywanie korespondencji do sądów i urzędów, obsługa wniosków wieczystoksięgowych, bieżąca organizacja sekretariatu

To oferujemy

• umowę o pracę i możliwość długofalowej współpracy
• stabilną pracę w kancelarii notarialnej w centrum Poznania
• jasne zasady, instrukcje i wdrożenie w sposób pracy Kancelarii
• wynagrodzenie ustalane w zależności od doświadczenia i poziomu samodzielności
• w przypadku osoby rozpoczynającej pracę bez doświadczenia wynagrodzenie początkowe na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę
• możliwość ustalenia wyższego wynagrodzenia na starcie dla osób z doświadczeniem w kancelarii notarialnej
• możliwość dalszego wzrostu wynagrodzenia wraz ze wzrostem samodzielności i zakresu obowiązków

O nas

Kancelaria Notarialna mieści się w centrum Poznania i prowadzi zróżnicowane sprawy z zakresu obrotu nieruchomościami, prawa spadkowego, rodzinnego oraz obsługi spółek. Jest to niewielka kancelaria, dlatego osoba pracująca w sekretariacie ma realny wpływ na jej codzienne funkcjonowanie i współpracuje bezpośrednio z notariuszem.

Zależy mi na długofalowej współpracy z osobą samodzielną, odpowiedzialną i uważną. Nie oczekuję znajomości sposobu działania mojej kancelarii od pierwszego dnia, ale oczekuję gotowości do szybkiego wdrożenia się, zapamiętywania poznanych procedur i stopniowego przejmowania kolejnych obowiązków.

Wdrożenie odbywa się w przyjazny i uporządkowany sposób. Korzystamy z jasnych instrukcji, checklist i materiałów pomocniczych, a poszczególne obowiązki są wprowadzane etapami. Zależy mi na tym, żeby nowa osoba rozumiała nie tylko co ma zrobić, ale także dlaczego dana czynność wygląda właśnie w ten sposób.

Szukam osoby, która nie czeka przez cały dzień na wskazanie każdego kolejnego zadania, lecz po poznaniu zasad pracy potrafi sama zauważyć, co wymaga wykonania, kontrolować własną pracę i doprowadzać rozpoczęte sprawy do końca. W razie wątpliwości zawsze lepiej zapytać niż zgadywać.

Praca w kancelarii wymaga dokładności i odpowiedzialności, ale zależy mi również na normalnej, życzliwej atmosferze i dobrej współpracy. Osobie posiadającej doświadczenie w kancelarii notarialnej i mogącej od początku samodzielnie przejąć część obowiązków mogę zaproponować wynagrodzenie wyższe od minimalnego. W przypadku mniejszego doświadczenia wysokość wynagrodzenia może rosnąć wraz z rzeczywistym wzrostem samodzielności i zakresu przejmowanych obowiązków.

Administratorem danych osobowych kandydatów biorących udział w rekrutacji jest Kancelaria Notarialna Małgorzata Taczkowska Chrobak z siedzibą przy ul. Karola Libelta 14/9, 61-706 Poznań. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji. W zakresie danych wymaganych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane wykraczające poza zakres wymagany przepisami prawa, dobrowolnie zamieszczone w dokumentach aplikacyjnych, będą przetwarzane na podstawie zgody kandydata, wyrażonej poprzez ich przekazanie. Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest konieczne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi związane z prowadzeniem procesu rekrutacji, obsługą informatyczną oraz publikacją ogłoszeń o pracę. Dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia rekrutacji, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacyjnym. Jeżeli kandydat wyrazi odrębną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, dane mogą być przetwarzane również w tym celu. Kandydatowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, a w przypadkach przewidzianych prawem także prawo do przenoszenia danych oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Kandydat ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.