Sales Operations & Commercial Administration Specialist

Sales Operations & Commercial Administration Specialist

Miejsce pracy: Radomsko

Twój zakres obowiązków

• Maintain and update standard documentation required for tenders and bids.
• Coordinate the issuance of official documents through notaries, embassies, and other external entities.
• Support the daily submission and registration of commercial offers.
• Create and maintain tender-related deliverables and documentation.
• Provide administrative support for bidding and tender activities.
• Register and maintain customer orders and order lines in company systems.
• Download, distribute, and process customer orders received through procurement platforms such as Ariba.
• Prepare and issue order acknowledgements to customers.
• Maintain order documentation and archive order modifications.
• Verify and review order registrations and modifications.
• Support the administrative follow-up of guarantees and bonds.
• Process supplier invoices related to agents, consultants, certifications, fairs, and homologations.
• Maintain commercial records and databases.
• Register contractual penalties and support related payment processes.
• Follow up on sales commissions and communicate with agents and partners.
• Update sales dashboards and business KPIs.
• Prepare periodic reports for sales and operations meetings.
• Support customer satisfaction surveys and related reporting.
• Gather and consolidate commercial performance data.
• Manage and monitor shared sales mailboxes.
• Organize, archive, and distribute documentation.
• Support export-related administrative activities.
• Assist with international commercial operations and logistics documentation.

Nasze wymagania

• Bachelor’s Degree or Vocational Qualification in Business Administration, International Trade, Economics, Finance, or a related field.
• 2–5 years of experience in Sales Support, Commercial Administration, Order Management, or Sales Operations.
• Experience in an industrial, manufacturing, or international business environment is highly desirable.
• Advanced Microsoft Excel skills.
• Experience working with ERP systems (SAP knowledge is a plus).
• Familiarity with customer procurement platforms such as Ariba.
• Strong document management and administrative capabilities.
• Ability to manage multiple tasks and priorities simultaneously.
• Languages: Native or fluent Polish, English level B2/C1 or higher (Spanish is a plus, additional European languages are an advantage).
• Excellent organizational skills.
• Attention to detail and accuracy.
• Proactive and solution-oriented mindset.
• Strong communication skills.
• Customer service orientation.
• Ability to work autonomously.
• Teamwork in a multicultural environment.
• Analytical and reporting capabilities.

Mile widziane

• Spanish language will be your advantage.

To oferujemy

• Opportunity to work in an international environment.
• Autonomy in managing tasks.
• Progressive ownership of workload.
• Stable employment under an employment contract with a dynamically developing company in the railway industry.
• An attractive benefits package, including private medical care and a Multisport card.

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• ubezpieczenie na życie
• elastyczny czas pracy
• kawa / herbata
• parking dla pracowników

O nas

SKB Rail is a joint venture company launched by SKB Drive Tech and CAF MIIRA companies. This is a well thought and comprehensive project build for long term strategy bussiness.

The Sales Operations & Commercial Administration Specialist will provide administrative and operational support to the Beasain (SPAIN) Sales Organization, ensuring efficient management of tenders, orders, commercial documentation, reporting, and customer-related administrative processes. The role will contribute to improving operational efficiency and enabling the sales team to focus on customer-facing and value-added activities. Based on the identified responsibilities in the current process mapping, the role will support activities related to tenders, orders, invoices, reporting, and commercial administration.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez SKB RAIL sp. z o.o. z siedzibą w: Ignacego Krasickiego 63/71, 97-500 Radomsko (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.