Specjalista / Specjalistka ds. Wsparcia Sprzedaży i Organizacji Konferencji

Specjalista / Specjalistka ds. Wsparcia Sprzedaży i Organizacji Konferencji

Miejsce pracy: Warszawa

Twój zakres obowiązków

• W tej roli będziesz odpowiadać za realizację powierzonych projektów, inicjatyw konferencji i wydarzeń, współpracując z zespołami sprzedaży, marketingu, działami wspierającymi oraz partnerami zewnętrznymi. W zależności od przypisanego obszaru odpowiedzialności zakres stanowiska może obejmować również bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne zespołów sprzedażowych. Do zadań osoby na tym stanowisku będzie należało:
• samodzielna realizacja lub udział w realizacji powierzonych projektów, wydarzeń i inicjatyw biznesowych,
• organizacja konferencji, kongresów, warsztatów, szkoleń oraz wydarzeń dla klientów i pracowników firmy,
• koordynowanie działań związanych z realizacją projektów i wydarzeń, od planowania i przygotowania budżetu, przez realizację, po rozliczenie i podsumowanie,
• współpraca z dostawcami, hotelami, organizatorami konferencji, partnerami zewnętrznymi oraz zespołami wewnętrznymi,
• monitorowanie harmonogramów, budżetów i postępu realizowanych działań,
• prowadzenie wymaganej dokumentacji oraz dbanie o zgodność realizowanych działań z obowiązującymi procedurami i regulacjami,
• przygotowywanie raportów, analiz, zestawień, prezentacji oraz komunikacji związanej z realizowanymi zadaniami,
• koordynowanie przepływu informacji pomiędzy zaangażowanymi zespołami i interesariuszami,
• w zależności od przypisanego zakresu odpowiedzialności, bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne zespołów sprzedażowych,
• aktualizacja danych i informacji w wykorzystywanych systemach oraz narzędziach,
• współpraca przy realizacji procesów zakupowych, administracyjnych i organizacyjnych,
• identyfikowanie możliwości usprawnienia realizowanych procesów oraz proponowanie praktycznych rozwiązań.

Nasze wymagania

• wykształcenie wyższe,
• minimum 1–2 lata doświadczenia w realizacji lub koordynacji projektów, organizacji wydarzeń, wsparciu sprzedaży, administracji lub obsłudze procesów biznesowych,
• bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów,
• samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu,
• umiejętność prowadzenia kilku tematów równolegle i terminowego doprowadzania ich do końca,
• dokładność, skrupulatność i dbałość o szczegóły,
• rozwinięte umiejętności komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z różnymi grupami interesariuszy,
• umiejętność analizowania informacji oraz poszukiwania rozwiązań,
• bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office / Microsoft 365,
• dobra znajomość języka angielskiego.

Mile widziane

• doświadczenie w realizacji projektów lub organizacji konferencji, wydarzeń i szkoleń,
• doświadczenie we współpracy z zespołami sprzedażowymi lub innymi klientami wewnętrznymi,
• doświadczenie w branży farmaceutycznej, medycznej lub FMCG,
• znajomość procesów zakupowych i administracyjnych,
• doświadczenie w pracy z systemami ERP, zakupowymi lub innymi systemami wspierającymi procesy biznesowe,
• doświadczenie w monitorowaniu budżetów, raportowaniu lub analizie danych.
• Praktyczna znajomość narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję (AI) oraz umiejętność stosowania ich w codziennej pracy.

To oferujemy

• Zatrudnienie na umowę o pracę
• Hybrydowy system pracy
• Prywatną opiekę medyczną
• Ubezpieczenie na życie
• Kartę lunchową
• Dopłatę do karty Multisport,
• System kafeteryjny (bilety do kina, teatru, bony na zakupy itp.)
• Premię okolicznościową
• Dopłatę do dojazdów do pracy
• Paczki świąteczne dla dzieci
• Pracowniczy Program Emerytalny – 3,5% płatne przez pracodawcę

Benefity

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• ubezpieczenie na życie
• program emerytalny
• bony żywieniowe
• pakiet relokacyjny
• paczki świąteczne
• Dodatkowy 1 dzień urlopu - Święto Polpharmy

W tej roli będziesz odpowiadać za realizację powierzonych projektów, inicjatyw konferencji i wydarzeń, współpracując z zespołami sprzedaży, marketingu, działami wspierającymi oraz partnerami zewnętrznymi. W zależności od przypisanego obszaru odpowiedzialności zakres stanowiska może obejmować również bieżące wsparcie organizacyjne i administracyjne zespołów sprzedażowych.

Polpharma S.A.

JESTEŚMY DRUŻYNĄ POLPHARMY

Odważnie wybiegamy w przyszłość, co sprawia, że jesteśmy czołowym zawodnikiem w obszarze farmacji. Nasz cel – dbanie o zdrowie – realizujemy dzięki wspólnemu działaniu wszystkich naszych zespołów od Produkcji po Sprzedaż. Możesz zostać częścią jednego z nich.

Klauzula informacyjna Poprzez przekazanie danych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym (w szczególności w formularzu aplikacyjnym, CV, liście motywacyjnym i przedłożonych referencjach) wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych innych niż: imię (imiona), nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przez Warszawskie Zakłady Farmaceutyczne Polfa S.A z siedzibą w Warszawie (01-207), ul. Karolkowa 22/24, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000147193, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS, NIP 5250000481, REGON 000043937, kapitał zakładowy: Wyświetl numer telefonu na pracuj.pl złotych, opłacony w całości, Zakłady Farmaceutyczne ”Polpharma” S.A. z siedzibą w Starogardzie Gdańskim (83-200), ul. Pelplińska 19, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000127044, przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, NIP 5920202822, REGON 190929369, kapitał zakładowy: 100.207.830 złotych, opłacony w całości, (dalej jako: „Pracodawca”), w celu niezbędnym do realizacji aktualnie prowadzonego procesu rekrutacji przez Pracodawcę, tj. oceny kwalifikacji oraz zdolności i umiejętności potrzebnych do pracy na stanowisku, oraz wybrania przez Pracodawcę odpowiedniej osoby do pracy na stanowisko, na które aplikujesz – przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej jako: „RODO”) informujemy, że: [Administrator, inspektor ochrony danych, dane kontaktowe] 1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest każdy Pracodawca indywidualnie (dalej jako: „Administrator”). 2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie na adresy powyżej lub na adres mailowy: Wyświetl e-mail na pracuj.pl 3. Administrator powołał inspektora ochrony danych z którym Pan/Pani może się skontaktować we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, pisząc na adres Inspektor Ochrony Danych, Zakłady Farmaceutyczne ”Polpharma” S.A.ul. Bobrowiecka 6, 00-728 Warszawa lub na adres e-mail Wyświetl e-mail na pracuj.pl lub telefonicznie – pod numerem Wyświetl numer telefonu na pracuj.pl. [Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych] 4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w celu: (a) niezbędnym do realizacji aktualnie prowadzonego procesu rekrutacji przez Administratora, tj. oceny Pana/Pani kwalifikacji oraz zdolności i umiejętności potrzebnych do pracy na stanowisku, na które Pan/Pani aplikuje, oraz wybrania przez Administratora odpowiedniej osoby do pracy na stanowisko, na które Pan/Pani aplikuje – na podstawie:  art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów prawa pracy (w szczególności art. 221 § 1 Kodeksu pracy) w zakresie następujących danych osobowych: Pana/Pani imienia (imion), nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;  art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie dobrowolnie wyrażonej przez Pana/Panią zgody w zakresie pozostałych danych osobowych podanych przez Pana/Panią dobrowolnie w dokumentach aplikacyjnych (w szczególności w CV, liście motywacyjnym i przedłożonych referencjach); (b) niezbędnym do realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych przez Administratora, tj. oceny Pana/Pani kwalifikacji oraz zdolności i umiejętności potrzebnych do pracy w ramach przyszłych rekrutacji, oraz wybrania przez Pracodawcę odpowiedniej osoby do pracy w ramach przyszłych rekrutacji, przez okres nie dłuższy niż 18 miesięcy – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie dobrowolnie wyrażonej przez Pana/Panią zgody – w zakresie wszystkich podanych przez Pana/Panią danych osobowych; (c) ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń pomiędzy Panem/Panią a Administratorem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, którym jest możliwość dochodzenia roszczeń – w zakresie wszystkich podanych przez Pana/Panią danych osobowych. 5. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych w zakresie wskazanym w art. 221 § 1 Kodeksu pracy (tj. imienia (imion), nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), wykształcenia, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia) jest dobrowolne, przy czym niezbędne do uczestniczenia w procesie rekrutacyjnym (konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości uczestniczenia w procesie rekrutacyjnym). Podanie pozostałych danych osobowych w ramach aktualnie prowadzonej rekrutacji oraz wyrażenie zgody na przetwarzanie wszystkich podanych przez Pana/Panią danych osobowych w celu przyszłych rekrutacji jest dobrowolne i nie stanowi warunku udziału w aktualnym procesie rekrutacji. 6. Wobec Pana/Pani nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym również w następstwie profilowania. [Kategorie odbiorców danych osobowych] 7. Pana/Pani dane osobowe mogą być ujawniane następującym podmiotom: pracownikom i współpracownikom Administratora, podmiotom realizującym w imieniu i na rzecz Administratora procesy rekrutacyjne, dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawnicze. 8. Pana/Pani dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa. 9. Administrator nie zamierza przekazywać Pana/Pani danych osobowych do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ani organizacji międzynarodowej. [Okres przechowywania danych osobowych] 10. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane: a. W celu realizacji aktualnie prowadzonego procesu rekrutacji na stanowisko na które Pan/Pani aplikuje będą przetwarzane przez okres trwania tego procesu rekrutacyjnego i zostaną zniszczone niezwłocznie po jego zakończeniu; b. W celu realizacji przyszłych procesów rekrutacji będą przetwarzane przez okres 18 miesięcy i po upływie tego okresu zostaną zniszczone. c. do czasu wniesienia sprzeciwu (jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora) lub do czasu wycofania zgody (jeśli podstawą przetwarzania jest udzielona zgoda) – w zależności, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej. 11. Później Administrator będzie je przechowywać do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń. [Prawa] 12. Przysługuje Panu/Pani prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. 13. Przysługuje Panu/Pani prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora Pana/Pani danych osobowych, które Pan/Pani dostarczyła Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pan/Pani żądać od Administratora przesłania tych danych innemu administratorowi. 14. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest zgoda, ma Pan/Pani prawo do jej wycofania. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które zastosowano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 15. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych. 16. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem lub z inspektorem ochrony danych, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych (dane kontaktowe wskazane wyżej). 17. Nadto, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli sądzi Pan/Pani, że przetwarzanie danych narusza RODO.