Starszy specjalista/starsza specjalistka ds. obsługi sekretariatu Komendanta Miejskiego PSP w Rzeszo

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

Warunki pracy

• praca w siedzibie Komendy, w systemie codziennym od poniedziałku do piątku w godz. 7.30–15.30;

• praca administracyjno-biurowa, w większości wykonywana w pozycji siedzącej;

• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie oraz obsługa urządzeń biurowych;

• częsty bezpośredni i telefoniczny kontakt z interesantami;

• praca pod presją czasu i przy okresowym zwiększeniu obciążenia zadaniami;

• wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt, dokumentów i materiałów archiwalnych.

• prowadzi kancelarię ogólną Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Rzeszowie, w tym przyjmuje, rejestruje, rozdziela i wysyła korespondencję w systemach kancelaryjnych wykorzystywanych w Komendzie;
• prowadzi sekretariat Komendanta Miejskiego PSP w Rzeszowie, organizuje obieg informacji i dokumentów oraz zapewnia obsługę korespondencji i kontaktów Komendanta;
• prowadzi kalendarz spotkań Komendanta Miejskiego PSP w Rzeszowie i czuwa nad jego realizacją;
• udziela informacji interesantom oraz kieruje ich do właściwych komórek organizacyjnych;
• obsługuje elektroniczne systemy komunikacji i obiegu dokumentów, w szczególności EZD RP, e-Doręczenia, ePUAP, pocztę elektroniczną oraz system eNADAWCA Poczty Polskiej;
• prowadzi archiwum zakładowe oraz sprawy związane z przejmowaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem i przekazywaniem dokumentacji archiwalnej zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi;
• prowadzi sprawy związane z przyznawaniem świadczeń ratowniczych na podstawie ustawy o ochotniczych strażach pożarnych, w tym obsługuje system teleinformatyczny wykorzystywany do realizacji tych zadań;
• prowadzi dokumentację dotyczącą użytkowania, ewidencjonowania, przechowywania i likwidacji pieczęci oraz stempli;
• prowadzi dokumentację dotyczącą dyscypliny służby i pracy oraz ewidencjonuje czas pracy pracowników cywilnych;
• archiwizuje dokumentację Wydziału Organizacyjno-Kadrowego;
• realizuje zadania z zakresu skarg i wniosków, w tym prowadzi ich ewidencję;
• opracowuje dane do sprawozdań, analiz i planów w zakresie wykonywanych zadań;
• przygotowuje projekty zaproszeń, listów okolicznościowych, wykazów gości, materiałów informacyjnych i standardowych pism;
• zapewnia obsługę organizacyjną uroczystości, spotkań, narad, odpraw i konferencji organizowanych przez Komendę;
• prowadzi kronikę Komendy Miejskiej PSP w Rzeszowie;
• rozdziela prasę, publikatory, akty prawne i inne dokumenty do właściwych komórek organizacyjnych;
• prowadzi i ewidencjonuje druki ścisłego zarachowania.

WYMAGANIA:

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowiskach administracyjno-biurowych lub w administracji publicznej albo odbyty staż na stanowisku administracyjno-biurowym lub w administracji publicznej – łącznie co najmniej 6 miesięcy;
• umiejętność obsługi komputera, pakietu Microsoft Office, poczty elektronicznej oraz elektronicznych systemów obiegu dokumentów; • znajomość zasad postępowania kancelaryjnego i archiwizacji dokumentacji; • znajomość przepisów dotyczących funkcjonowania Państwowej Straży Pożarnej, ochrony przeciwpożarowej, służby cywilnej, ochotniczych straży pożarnych, ochrony danych osobowych, postępowania administracyjnego i prawa pracy – w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań; • biegła obsługa urządzeń biurowych; • umiejętność organizacji pracy, skutecznej komunikacji i współpracy w zespole; • samodzielność, rzetelność, terminowość i umiejętność analitycznego myślenia; • nieposzlakowana opinia; • spełnienie warunku określonego w art. 4a ustawy o służbie cywilnej – osoba nie pracowała ani nie pełniła służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była ich współpracownikiem w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r.; wymóg nie dotyczy osób urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe Dodatkowym atutem będzie – wymagania dodatkowe• wykształcenie wyższe magisterskie na kierunku: prawo, administracja, zarządzanie lub kierunku pokrewnym;• ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny;• doświadczenie w prowadzeniu sekretariatu, kancelarii ogólnej lub archiwum zakładowego;• znajomość systemów EZD RP, e-Doręczenia, ePUAP, PUE ZUS, systemu obsługi świadczeń ratowniczych lub eNADAWCA;• umiejętność działania pod presją czasu, sprawność działania, dyspozycyjność i wysoka kultura osobista.
• doświadczenia zawodowego

OFERUJEMY:

Co oferujemy

• stabilne zatrudnienie w administracji publicznej;

• dodatek za wieloletnią pracę zgodnie z obowiązującymi przepisami;

• dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz nagrody uzależnione od wyników pracy;

• dofinansowanie do wypoczynku pracowników oraz dzieci pracowników;

• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze;

• możliwość korzystania z miejsca do ćwiczeń lub zajęć sportowo-rekreacyjnych w miejscu pracy;

• miejsce parkingowe na terenie urzędu;

• możliwość rozwoju zawodowego i udziału w szkoleniach.