Koordynatorka/Koordynator Rejestracji w Centrum Medycznym

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

koordynowanie pracy rejestracji medycznej i bieżące wspieranie zespołu

odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie rejestracji i ciągłość obsługi pacjentów

nadzór nad sprawnym obiegiem informacji oraz wysoką jakością obsługi pacjenta

organizowanie pracy zespołu rejestracji, ustalanie priorytetów i wspieranie w codziennych zadaniach

bieżąca współpraca z personelem medycznym i niemedycznym placówki, firmami współpracującymi, podwykonawcami

dbanie o prawidłową rejestrację wizyt i badań oraz poprawność danych w systemie

wsparcie w rozwiązywaniu bieżących spraw organizacyjnych i obsługowych

monitorowanie standardów obsługi pacjenta i wdrażanie usprawnień w pracy rejestracji

nadzór nad prawidłową obsługą pacjenta (telefoniczną i osobistą, online)

monitorowanie jakości wykonywanych zadań rejestracji oraz zarządzanie terminami wizyt

tworzenie i wprowadzanie standardów obsługi pacjentów

przygotowywanie raportów i statystyk dotyczących pracy rejestracji oraz przedstawianie rekomendacji zmian.

udzielanie informacji o usługach dostępnych w placówce

grafik podzielony na obsługę pacjentów i sprawy administracyjne

obsługa indywidualna pacjentów (umawianie pacjentów na wizyty, obsługa bezpośrednia, telefoniczna, mailowa), obsługa systemu rejestracyjnego

przyjmowanie płatności, obsługa kasy fiskalnej, wystawianie faktur, przygotowywanie raportów kasowych

układanie i optymalizacja grafików pracy rejestratorek, z uwzględnieniem godzin największego obciążenia

analiza wyników pracy rejestracji i wdrażanie działań zwiększających jej efektywność

szkolenie, wdrażanie oraz bieżący rozwój pracowników rejestracji

nadzór nad prawidłową rejestracją wizyt, zmianami terminów, odwołaniami oraz właściwym wykorzystaniem dostępnych grafików lekarzy

aktywne działania mające na celu ograniczanie niewykorzystanych terminów i zwiększanie obłożenia grafikównadzór nad obsługą pacjentów komercyjnych, abonamentowych i korzystających ze świadczeń finansowanych przez NFZ

identyfikowanie problemów organizacyjnych i samodzielne proponowanie oraz wdrażanie rozwiązań

udział w rozwoju automatyzacji rejestracji, rejestracji online, systemów telefonicznych oraz innych narzędzi wspierających obsługę pacjentów

realizacja ustalonych KPI dotyczących jakości obsługi, dostępności rejestracji, efektywności zespołu oraz wykorzystania dostępnych terminów wizyt

WYMAGANIA:

• doświadczenie w kierowaniu rejestracją w placówce POZ
• dobra organizacja pracy własnej i zespołu, tworzenie harmonogramów i grafików, wdrażanie i szkolenie nowych pracowników
• obsługa pakietu Office (w tym Word, Excel, PowerPoint) na poziomie średniozaawansowanym
• umiejętność organizowania pracy zespołu, delegowania zadań i egzekwowania ich realizacji
• nastawienie na wynik oraz umiejętność pracy w oparciu o mierzalne wskaźniki i KPI umiejętność analizy danych, wyciągania wniosków i wdrażania działań naprawczych
• samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w rozwiązywaniu problemów
• umiejętność pracy pod presją czasu i sprawnego reagowania w sytuacjach wymagających szybkich decyzji
• wysokie umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
• swoboda w pracy z systemami informatycznymi oraz gotowość do nauki nowych narzędzi
• mile widziane doświadczenie z systemami do obsługi placówek medycznych, call center lub rejestracji pacjentów
• wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do pacjenta.

OFERUJEMY:

• stabilną współpracę w formie dopasowanej do wzajemnych ustaleń
• możliwość koordynowania pracy rejestracji w miejscu, które obsługuje pacjentów zarówno w ramach NFZ, jak i prywatnie, wdrażanie nowych programów profilaktycznych itp.
• udział w organizacji obsługi pacjenta w placówce korzystającej z kilku kanałów kontaktu, w tym rejestracji telefonicznej, kontaktu SMS i formularza, co sprzyja uporządkowanym procesom i nowoczesnej komunikacji
• przyjazną atmosferę pracy, wsparcie zespołu
• pracę w dobrze rozpoznawalnym miejscu o ugruntowanej pozycji na rynku
• wsparcie Zastępcy Koordynatora Rejestracji, kilutygodniowe wdrożenie  zniżki pracownicze na usługi medyczne dla Ciebie i Twoich bliskich
• wynagrodzenie: wg. siatki płac + dodatek zależny od posiadanego doświadczenia i wykształcenia