Koordynator Operacyjny Firmy Praca Biurowa K/M

Szukamy osoby, która będzie koordynowała bieżącą pracę firmy i spinała ze sobą kluczowe obszary działalności: obsługę klienta, montaże, serwis, logistykę, dokumentację i organizację pracy.

Pracujemy na zaawansowanych, autorskich systemach i programach , które wspierają organizację pracy, procedury, procesy, komunikację oraz kontrolę realizacji zadań. Systemy w dużej mierze pilnują terminów, statusów, kolejnych etapów oraz przypomnień-rolą pracownika jest działać na bieżąco, realizować wskazane czynności, reagować na wyjątki i skutecznie egzekwować wykonanie zadań od innych osób .

Dlatego bardzo ważna jest dla nas ponadprzeciętna sprawność cyfrowa i technologiczna -swobodne i szybkie korzystanie z komputerów, smartfonów, aplikacji, systemów online, CRM, poczty, komunikatorów oraz nowych narzędzi cyfrowych.

Szukamy osoby, która nie tylko potrafi korzystać z technologii, ale bardzo szybko odnajduje się w nowych programach i intuicyjnie rozumie sposób ich działania .

Kogo szukamy?

Szukamy osoby:

• bardzo dobrze zorganizowanej,

• samodzielnej,

• odpowiedzialnej,

• terminowej,

• konsekwentnej,

• skrupulatnej,

• w pełni komunikatywnej,

• odpornej na stres,

• potrafiącej ustalać priorytety,

• potrafiącej pracować nad wieloma tematami jednocześnie,

• posiadającej wysoką kulturę osobistą,

• potrafiącej prowadzić trudne rozmowy z klientami,

• potrafiącej egzekwować ustalenia,

• szybko reagującej na zmiany i nieprzewidziane sytuacje,

• nastawionej na rozwiązywanie problemów,

• potrafiącej brać odpowiedzialność za powierzony temat,

• doprowadzającej rozpoczęte sprawy do końca.

Najważniejsza jest dla nas odpowiedzialność za rezultat , a nie samo wykonanie pojedynczej czynności.

Nie szukamy osoby, która mówi:

„Napisałam do dostawcy i czekam.”

Szukamy osoby, która działa:

„Dostawca nie odpowiedział, więc zadzwoniłam, potwierdziłam termin, ustaliłam dostawę i przekazałam informację dalej.”

Zakres obowiązków

Do Twoich zadań będzie należało:

• koordynowanie bieżącej pracy firmy,

• obsługa klientów telefonicznie, mailowo i bezpośrednio,

• planowanie i koordynowanie montaży,

• organizowanie pracy ekip montażowych,

• koordynowanie wyjazdów serwisowych,

• przyjmowanie i prowadzenie zgłoszeń serwisowych,

• kontrolowanie realizacji zadań i terminów,

• kontakt z klientami, monterami, dostawcami, hurtowniami i partnerami,

• organizacja logistyki firmy,

• zamawianie materiałów i urządzeń,

• kontrolowanie terminów dostaw,

• pilnowanie kompletności materiałów przed realizacją,

• reagowanie na zmiany w harmonogramach,

• prowadzenie CRM i wewnętrznych systemów firmy,

• aktualizowanie statusów klientów i realizacji,

• kompletowanie oraz kontrolowanie dokumentacji,

• doprowadzanie rozpoczętych tematów do zamknięcia,

• dbanie o prawidłowy przepływ informacji w firmie,

• kontrolowanie, czy klienci otrzymali odpowiedź i czy ich sprawy zostały rozwiązane,

• przekazywanie właścicielom jedynie spraw wymagających decyzji lub eskalacji.

Warto podkreślić, że większość procesów, terminów, statusów i kolejnych kroków jest wspierana przez nasze systemy . Nie oczekujemy, że pracownik będzie pamiętał wszystko z głowy. Oczekujemy natomiast, że będzie regularnie pracował na systemie, reagował na zadania i powiadomienia, wykonywał kolejne kroki oraz egzekwował ich realizację od odpowiednich osób .

Wymagania

• wykształcenie minimum wyższe,

• doświadczenie w obsłudze klienta

• bardzo wysoka komunikatywność,

• wysoka kultura osobista,

• umiejętność obsługi trudnego klienta,

• ponadprzeciętna sprawność cyfrowa i technologiczna,

• pełna swoboda w obsłudze komputerów, smartfonów i innych urządzeń cyfrowych,

• bardzo dobra znajomość środowiska Windows / macOS oraz aplikacji mobilnych,

• bardzo dobra znajomość pakietu Office / Google Workspace,

• swobodna obsługa poczty elektronicznej, kalendarzy, komunikatorów i systemów online,

• umiejętność pracy z CRM,

• bardzo szybkie przyswajanie nowych programów i narzędzi,

• poprawna polszczyzna w mowie i piśmie,

• bardzo dobra organizacja własnej pracy,

• umiejętność pracy pod presją czasu,

• umiejętność ustalania priorytetów,

• samodzielność w podejmowaniu codziennych decyzji.

Dodatkowym atutem będzie:

• doświadczenie w logistyce,

• doświadczenie w koordynowaniu pracowników lub ekip,

• doświadczenie w administracji,

• doświadczenie w firmie technicznej, instalacyjnej lub budowlanej,

• doświadczenie w planowaniu pracy zespołów terenowych.

Znajomość branży OZE nie jest wymagana.

Jak wygląda ta rola w praktyce?

Osoba na tym stanowisku powinna na bieżąco mieć kontrolę nad tym:

• jakie montaże są zaplanowane,

• gdzie pracują ekipy,

• jakie serwisy są otwarte,

• którzy klienci czekają na kontakt,

• jakie materiały zostały zamówione,

• jakie dostawy są w drodze,

• gdzie pojawił się problem,

• kto odpowiada za jego rozwiązanie,

• do kiedy sprawa ma zostać zakończona.

Nie oznacza to ręcznego pilnowania wszystkiego.

Systemy pomagają kontrolować większość tych informacji i przypominają o kolejnych działaniach. Zadaniem Koordynatora jest korzystanie z tych narzędzi, reagowanie na bieżąco, kontaktowanie się z odpowiednimi osobami i egzekwowanie wykonania zadań , zanim problem zacznie wpływać na klienta lub realizację.

To stanowisko dla osoby, która chce koordynować, organizować, reagować i usprawniać pracę całej firmy , a nie jedynie wykonywać pojedyncze zadania administracyjne(choć one też są).

Co oferujemy?

• stabilne zatrudnienie,

• pracę stacjonarną w Suwałkach,

• wdrożenie w branżę i wewnętrzne systemy firmy,

• pracę na nowoczesnych i autorskich narzędziach wspierających organizację pracy,

• dużą samodzielność,

• realny wpływ na sposób funkcjonowania firmy,

• możliwość usprawniania procedur i procesów,

• pracę w niewielkim zespole,

• możliwość rozwoju wraz z firmą.

• imprezy firmowe

• Miłe i ciepłe środowisko pracy

Jeżeli jesteś osobą, która lubi mieć kontrolę nad sytuacją, świetnie radzi sobie z technologią, potrafi zarządzać wieloma tematami jednocześnie i doprowadza sprawy do końca - zapraszamy do aplikowania.

Wyślij swoje CV oraz kilka zdań o sobie przez OLX.