Asystent / Asystentka biura zarządu

Asystent / Asystentka biura zarządu

Miejsce pracy: Brzeziny

Twój zakres obowiązków

• Organizacja spotkań i prowadzenie kalendarza zarządu — umawianie terminów, kontakt z uczestnikami oraz przygotowywanie potrzebnych materiałów.
• Udział w spotkaniach — sporządzanie notatek i podsumowań, zapisywanie ustaleń oraz tworzenie list zadań z terminami i osobami odpowiedzialnymi.
• Monitorowanie realizacji ustaleń — przypominanie o zadaniach, pilnowanie terminów i zbieranie informacji.
• Obsługa dokumentów zakupowych — opisywanie faktur, przypisywanie wydatków do odpowiednich projektów oraz przekazywanie kompletnej dokumentacji do księgowości.
• Przygotowywanie umów dla kontrahentów na podstawie zatwierdzonych wzorów i ustaleń, uzupełnianie danych oraz koordynacja podpisywania i archiwizacji dokumentów.
• Obsługa korespondencji i obiegu dokumentów — dbanie o sprawne przekazywanie informacji między zarządem, zespołem, kontrahentami i księgowością.
• Przygotowywanie zestawień, pism i materiałów na potrzeby zarządu oraz aktualizowanie danych w firmowych systemach.
• Organizacja podróży służbowych — rezerwowanie noclegów, przejazdów i przygotowywanie informacji organizacyjnych.
• Dbanie o bieżące funkcjonowanie biura — zaopatrzenie, kontakt z usługodawcami i rozwiązywanie codziennych spraw administracyjnych.

Nasze wymagania

• Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów i prowadzenia kilku spraw jednocześnie.
• Dokładność, terminowość i odpowiedzialność za powierzone zadania.
• Samodzielność i inicjatywa — umiejętność dostrzegania spraw wymagających działania oraz proponowania rozwiązań.
• Komunikatywność, wysoka kultura osobista i profesjonalne podejście do kontaktu z klientami, dostawcami i zespołem.
• Sprawna obsługa narzędzi biurowych: poczty, kalendarza, Worda i Excela lub ich odpowiedników w Google Workspace.
• Umiejętność pisania czytelnych wiadomości, notatek, podsumowań i dokumentów.
• Dyskrecja oraz odpowiedzialne podejście do informacji firmowych i danych poufnych.
• Gotowość do pracy w dynamicznym środowisku branży eventowej i reagowania na zmieniające się priorytety.
• Doświadczenie na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub w prowadzeniu biura.
• Znajomość języka angielskiego umożliwiająca kontakt z zagranicznymi kontrahentami.
• Doświadczenie w pracy z systemami CRM oraz elektronicznym obiegiem dokumentów.

To oferujemy

• Zaangażowany zespół i rodzinną atmosferę — stawiamy na otwartą komunikację, wzajemną pomoc i dobre relacje.
• Bezpłatny dostęp do zasobów firmy na potrzeby prywatne — możliwość korzystania z naszego sprzętu i wyposażenia również poza pracą.
• Sprzęt Apple do pracy oraz nowoczesne narzędzia, które ułatwiają organizację codziennych obowiązków.
• Elastyczne godziny pracy — przestrzeń do dopasowania godzin do realizowanych zadań i indywidualnych potrzeb.
• Ciekawe i różnorodne projekty eventowe — okazję do poznania branży od środka i udziału w przygotowaniu wydarzeń, z których każde jest inne.
• Możliwość poznawania ciekawych ludzi — współpracę z klientami, partnerami i specjalistami z różnych branż.
• Rozwój kompetencji w praktyce — zdobywanie doświadczenia w organizacji, komunikacji, koordynacji zadań i codziennym funkcjonowaniu firmy, we współpracy z zarządem.
• Możliwość zmiany stanowiska i rozwoju w innych obszarach firmy — wraz ze zdobywanym doświadczeniem, zgodnie z Twoimi zainteresowaniami i mocnymi stronami.

O nas

Eventivity Group to agencja eventowa, która kompleksowo organizuje wydarzenia dla firm — od imprez integracyjnych i pikników, przez konferencje i gale, po wyjazdy oraz stoiska targowe. Zajmujemy się całym procesem: od pomysłu i planowania, przez logistykę i obsługę techniczną, aż po realizację wydarzenia. Dysponujemy własnym sprzętem i zapleczem technicznym, a także tworzymy autorskie atrakcje, gry i rozwiązania technologiczne.

Za każdym wydarzeniem stoją ludzie, dobra organizacja i setki szczegółów, o które trzeba zadbać. Dlatego w naszym zespole cenimy odpowiedzialność, samodzielność, otwartą komunikację i wzajemne wsparcie. Lubimy konkretne działania i osoby, które wychodzą z inicjatywą. Rozwijamy firmę i szukamy kogoś, kto pomoże nam sprawnie organizować codzienną pracę oraz będzie blisko najważniejszych spraw i decyzji.

Szukamy osoby, która wesprze zarząd w codziennej pracy, zadba o sprawny przepływ informacji i pomoże uporządkować sprawy administracyjne oraz organizacyjne. Zależy nam na kimś samodzielnym, dokładnym i dobrze zorganizowanym, kto potrafi pilnować terminów i doprowadzać powierzone sprawy do końca.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez EVENTIVITY GROUP sp. z o.o. z siedzibą w: Żeliwna 45, 95-040 Koluszki (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.