Specjalista / Specjalistka jednostki pomocniczej działającej pod nazwą Polska Akademia Nauk Stacja Naukowa w Rzymie

Specjalista / Specjalistka jednostki pomocniczej działającej pod nazwą Polska Akademia Nauk Stacja Naukowa w Rzymie

Miejsce pracy: Rzym

Twój zakres obowiązków

• organizacja bądź współorganizacja konferencji, sympozjów oraz innych wydarzeń naukowych i networkingowych, w tym z wykorzystaniem narzędzi internetowych i z obsługą systemów audio (konferencje on-line, webinaria);
• dokumentowanie konferencji, sympozjów oraz innych wydarzeń naukowych i networkingowych organizowanych lub współorganizowanych przez Stację w postaci dokumentacji fotograficznej i wideorejestracji;
• prowadzenie ustaleń merytorycznych z partnerami organizowanych wydarzeń;
• przygotowanie wkładów merytorycznych do wydarzeń organizowanych przez Stację;
• sporządzanie notatek dotyczących wydarzeń, ich podsumowań, także w trybie do ich wykorzystania medialnego jako komunikatów prasowych oraz dokumentowanie doniesień prasowych na temat wydarzeń organizowanych i współorganizowanych przez Stację;
• prowadzenie strony internetowej Stacji i jej mediów społecznościowych;
• przygotowywanie i uzgadnianie projektów umów i porozumień;
• przygotowywanie niezbędnych dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi przeprowadzanymi przez Stację;
• zapraszanie gości na wydarzenia, sporządzanie list uczestników wydarzeń;
• przygotowywanie, we współpracy z dyrektorem Stacji, wniosków o działalność upowszechniającą naukę;
• przygotowywanie sprawozdań i rozliczeń dotyczących wniosków o działalność upowszechniającą naukę;
• pomoc w przygotowywaniu publikacji Stacji;
• prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych Stacji: opieka nad obiegiem dokumentów formalno-finansowych zgodnie z obowiązującymi procedurami, współpraca z księgową prowadzącą księgi rachunkowe Stacji oraz prowadzenie kasy i terminowa realizacja zobowiązań finansowych Stacji;
• organizacja zaopatrzenia Stacji w materiały i urządzenia potrzebne do jej funkcjonowania;
• wsparcie Stacji w realizacji bieżących działań, w tym obsługa korespondencji urzędowej.

Nasze wymagania

• wykształcenie wyższe,
• bardzo dobra znajomość języka włoskiego w mowie i w piśmie,
• umiejętność przygotowania i obsługi wydarzeń on-line (znajomość on-line-owych narzędzi konferencyjnych),
• umiejętność obsługi systemów audio,
• min. 3 lata doświadczenia w pracy zawodowej,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• wysoki poziom kultury osobistej,
• biegła obsługa pakietu MS Office,
• gotowość do rozpoczęcia pracy, w ramach delegowania do pracy na prawie polskim (konieczność posiadania polskiej rezydencji podatkowej), od września 2026 r.,
• praca dla wybranego kandydata będzie świadczona na miejscu, w siedzibie Stacji.
• umiejętność pracy w zespole,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• sumienność, zaangażowanie w realizację zadań, dbałość o szczegóły, terminowość,
• znakomita organizacja pracy oraz umiejętność pracy w zespole,
• kreatywność i umiejętność skutecznej komunikacji

Mile widziane

• doświadczenie w realizacji spraw organizacyjno-administracyjnych;
• doświadczenie w prowadzeniu strony internetowej i profilu/profili w mediach społecznościowych (social media manager);
• doświadczenie w organizowaniu wydarzeń kulturalnych i naukowych,
• doświadczenie w dokumentacji fotograficzno-wideo rejestracyjnej wydarzeń - znajomość programów graficznych, montażu filmów, zdjęć i audio,
• doświadczenie w zakresie przygotowania materiałów promocyjnych w postaci komunikatów prasowych, utrzymywania relacji z mediami i prowadzenia działań promocyjnych,
• dobra znajomość języka angielskiego.

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• życiorys (CV) w języku polskim zawierający dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
• zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów.w naboru zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
• inne dokumenty poświadczające spełnienie wymagań dodatkowych.

Wszystkie informacje o przetwarzaniu danych osobowych w tej rekrutacji znajdziesz w formularzu aplikacyjnym, po kliknięciu w przycisk "Aplikuj Teraz".