Assistant to the Managing Director

Assistant to the Managing Director

Miejsce pracy: Świdnik

Your responsibilities

• Document handling: Preparing presentations, reports, letters, internal communications, and employee announcements. Keeping records of employee requests.
• Substantive support: Supporting meeting and conference preparation; taking meeting minutes; tracking status and deadlines of assigned tasks; managing document flow and verifying documents before managers signature.
• Representation: Receiving guests, scheduling external meetings, handling correspondence and phone calls.
• Calendar management: Coordinating meetings, board sessions, and business trips.
• Travel organization: Comprehensive business trip logistics (tickets, accommodation, transport).

Our requirements

• Minimum 1 year of experience in an administrative position (executive assistant, secretary, board assistant).
• Higher education (preferred fields: management, economics, law, or related area).
• Fluent spoken and written English are required. Communicative Polish is also required. Knowledge of Czech and German is an asset.
• Excellent command of MS Office (Word, Excel, PowerPoint) and office equipment.
• Basic understanding of economics, law, accounting, and business etiquette.
• Ability to use work organization tools (e.g., calendars, document management systems, AI tools).
• Ability to work under time pressure.
• Discretion in dealing with business partners and colleagues, relationship-building, and empathy.
• Ability to handle crisis situations.
• High accuracy in preparing and verifying documentation.
• Professional image and high ethical standards.
• Availability and time flexibility.

What we offer

• Full-time employment contract.
• Benefits package including, among others, a cafeteria platform, Multisport cards, subsidized meals, holiday vouchers and vacation bonuses, medical cards, and life insurance.
• Work in an international environment within a manufacturing company.

Benefits

• sharing the costs of sports activities
• private medical care
• life insurance
• remote work opportunities
• flexible working time
• integration events
• coffee / tea
• parking space for employees
• extra social benefits
• meal passes
• pre-paid cards
• holiday funds
• employee referral program

KOSTAL AUTOMOTIVE POLAND

We are KOSTAL Group, a global, independent family-owned company headquartered in Germany, specializing in the development and production of advanced electronic and mechatronic products. At 46 locations in 20 countries, more than 19,000 employees work flexibly and competently, always close to our customers.

KOSTAL Automotive specializes in the development and production of technologically advanced electronic, electromechanical, and mechatronic components for the automotive industry.

As part of our growth strategy, we are building a new production facility with greater manufacturing capacity.

This new plant will focus on the efficient production, usage, and storage of energy to drive our business forward and foster the development of environmentally friendly and sustainable technologies with reduced environmental impact.

Join the KOSTAL team now and enjoy a unique working culture!

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez KOSTAL AUTOMOTIVE POLAND SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w: Nadleśna 12, 21-040 Świdnik (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem: Wyświetl e-mail na pracuj.pl.