Specjalista ds. rozliczeń i administracji

Zakres obowiązków:

• bieżące przyjmowanie, porządkowanie i wstępna weryfikacja faktur oraz innych dokumentów zakupowych i sprzedażowych,

• ywanie dokumentów i przypisywanie ich do odpowiednich oddziałów, działów, zleceń lub osób,

• kontrola dokumentów i faktur w KSeF ,

• przygotowywanie i terminowe przekazywanie kompletnych dokumentów do zewnętrznego biura księgowego,

• bieżący kontakt z księgowością i wyjaśnianie braków, korekt oraz rozbieżności,

• pilnowanie terminów przekazywania dokumentów oraz zamknięcia miesiąca,

• przygotowywanie list płatności oraz przelewów do akceptacji osób uprawnionych,

• kontrolowanie terminów płatności zobowiązań,

• monitorowanie należności od klientów oraz przygotowywanie informacji o zaległych płatnościach,

• wyjaśnianie rozbieżności pomiędzy fakturami, płatnościami, zamówieniami i dokumentami,

• kontrolowanie prawidłowego rozliczenia zaliczek, faktur końcowych oraz wykonanych zleceń,

• przygotowywanie prostych raportów i zestawień dla przełożonych,

• prowadzenie i aktualizowanie zestawień w Excelu,

• zbieranie i weryfikowanie list obecności oraz danych potrzebnych do rozliczeń pracowników,

• pilnowanie terminów badań lekarskich, szkoleń BHP oraz dokumentów pracowniczych,

• przygotowywanie prostych pism, formularzy i dokumentów administracyjnych,

• archiwizowanie dokumentacji papierowej i elektronicznej,

• bieżąca współpraca z pracownikami i poszczególnymi działami firmy w zakresie dokumentów i rozliczeń.

Nasze oczekiwania:

• doświadczenie w pracy z dokumentami, fakturami, rozliczeniami lub w administracji finansowej,

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność pilnowania terminów,

• dokładność, odpowiedzialność i systematyczność,

• umiejętność wychwytywania błędów i rozbieżności w dokumentach,

• samodzielność w wyjaśnianiu bieżących spraw,

• swobodna obsługa komputera,

• dobra znajomość Excel / Google Sheets ,

• komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi działami firmy,

• umiejętność pracy z poufnymi danymi finansowymi i pracowniczymi.

Mile widziane:

• znajomość Comarch Optima ,

• doświadczenie w pracy z KSeF ,

• doświadczenie we współpracy z zewnętrznym biurem księgowym,

• doświadczenie w przygotowywaniu raportów, zestawień lub kontroli rozrachunków.

Oferujemy:

• stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie,

• wdrożenie w sposób pracy i procedury obowiązujące w firmie,

• niezbędne narzędzia do pracy,

• samodzielne i odpowiedzialne stanowisko,

• możliwość rozwoju wraz z rozwojem organizacji,

• wynagrodzenie uzależnione od doświadczenia i posiadanych umiejętności.

Dodatkowe informacje:

Szukamy osoby, która lubi porządek w dokumentach i liczbach, potrafi pilnować terminów oraz nie przechodzi obojętnie obok niewyjaśnionej faktury, brakującego dokumentu czy niezgodności w rozliczeniu. Zależy nam na osobie samodzielnej, która potrafi znaleźć brakującą informację, skontaktować się z odpowiednią osobą i doprowadzić temat do końca.