Manager ds. Operacji Eventowych i Partnerstw (m/k)

Polski Związek Lekkiej Atletyki organizuje wiele wydarzeń. Na stałe w naszym kalendarzu są m.in .: Orlen Cup Łódź, Orlen Memoriał Janusza Kusocińskiego i Orlen Gala Złote Kolce. Nadzorujemy komitety organizacyjne mistrzostw Polski we wszystkich kategoriach wiekowych. Kompleksowo opiekujemy się kadrą narodową we wszystkich kategoriach wiekowych - zarówno w procesie szkolenia, jak i podczas startów docelowych na mistrzostwach Europy, świata czy igrzyskach olimpijskich.

Najbliższe lata to kulminacja wielkich wydarzeń. Przed nami Mistrzostwa Europy U20 i U23 w Bydgoszczy oraz Mistrzostwa Europy Silesia 2028.

Każde z tych wydarzeń to kilkanaście obszarów, które muszą się zazębić co do dnia: sport, obiekt, transmisja, marketing, logistyka, partnerzy. Szukamy osoby, która widzi to wszystko w jednym miejscu i dostrzega problemy z wyprzedzeniem, zanim wpłyną na realizację.

Za co odpowiadasz

• Za przekładanie zleceń zarządu na plan działań. Zadanie wielowątkowe analizujesz, dzielisz na obszary - logistyczne, techniczne, merytoryczne i dokumentacyjne - i ustalasz zależności między nimi. Przydzielasz zadania zespołowi, kontraktorom i współpracującym obszarom, wyznaczasz terminy i koordynujesz realizację tak, aby wszystkie elementy były gotowe na czas, a efekty pracy służyły jednocześnie realizacji wydarzenia, raportowaniu wobec partnerów i przyszłej promocji.

• Za harmonogramy, trackery i zależności między obszarami naszych wydarzeń.

• Za branding i produkcję na poziomie decyzji: co zamawiamy, u kogo i za ile, co wraca z magazynu, jaka jest jakość odbioru. Montaże i ekipy techniczne prowadzi specjalista w Twoim zespole, Ty wyznaczasz terminy i odbierasz pracę.

• Za przygotowanie i rozliczanie umów sponsorskich oraz za terminowe raporty dla naszych partnerów. Negocjacje i strategię prowadzi zarząd. Raporty przygotowuje zespół. Ty odpowiadasz za to, żeby wszystko, co uzgodniliśmy, zostało zrealizowane i udokumentowane.

• Za kwartalne przeglądy współpracy z partnerami: co zrealizowaliśmy, z jakim efektem i

• co planujemy w kolejnym kwartale. Przygotowujesz analizę i materiały na spotkanie z partnerem.

• Za merytoryczną część ofert sponsorskich: zestawienie świadczeń, ocena ich wykonalności i koszt realizacji.

• Za nadzór nad realizacją wydarzeń, przy których związek jest partnerem, a nie organizatorem: zgodność z umową, ze standardem marki i z wymaganiami sponsorów.

• Za zbudowanie standardu dla takich wydarzeń: wymagania, wzór umowy, manuale produkcyjne, listy kontrolne, raporty powykonawcze.

• Za zespół: wyznaczasz zadania, priorytety i terminy oraz odbierasz pracę. Monitorujesz postęp, przewidujesz zagrożenia, ograniczasz ryzyka, dbasz o przepływ informacji między obszarami.

• Za porządek w dokumentacji zespołu.

Trzon tej pracy to bieżąca działalność związku i właśnie do niej szukamy osoby. PZLA realizuje też zadania związane z organizacją Mistrzostw Europy Silesia 2028, więc jako pracownik związku naturalnie będziesz uczestniczyć w części z nich. Ich zakres ustalimy w trakcie współpracy.

Z czym i z kim pracujesz

• Podlegasz wiceprezesowi ds. marketingu i komunikacji. W sprawach strategicznych współpracujesz także z prezesem związku.

• Ze stałym zespołem związku.

• Z agencją prowadzącą social media i relacje z mediami, po stronie operacyjnej: briefy, terminy, akceptacje, rozliczenia.

• Z kontraktorami i dostawcami produkcji.

Czego oczekujemy

• Minimum 5 lat w operacjach lub zarządzaniu projektami z twardymi terminami: wydarzenia, produkcja, agencja eventowa lub dział marketingu.

• Doświadczenia w prowadzeniu zespołu, co najmniej trzech osób lub stałej grupy podwykonawców. Takiego, w którym wyznaczało się zadania i egzekwowało terminy, a nie tylko koordynowało. To nasze wymaganie numer jeden.

• Języka angielskiego pozwalającego na swobodną komunikację

• Doświadczenia w prowadzeniu projektów wielowątkowych: takich, w których samodzielnie rozpisywało się zadanie na plan i przydzielało je różnym osobom i dostawcom.

• Praktycznej znajomości logistyki eventowej i produkcji nośników reklamowych, w stopniu pozwalającym ocenić ofertę, wycenę i jakość wykonania.

• Doświadczenia w pracy z dokumentacją kontraktową lub rozliczeniową.

• Dbałości o budżet, efektywności wydatkowania środków, w tym środków publicznych.

• Precyzji, którą potwierdzą Twoje referencje. Terminowość wobec partnerów ma dla nas kluczowe znaczenie.

• Gotowości do pracy w wybrane weekendy w sezonie. Realnie 8-12 weekendów w roku, kalendarz znasz z wyprzedzeniem. Dostajesz za to dodatkową premię uznaniową

Co dajemy

• Realny wpływ na to, jak zorganizowany jest związek. Budujesz procesy od podstaw, zamiast obsługiwać zastane.

• Samodzielność decyzyjną w ustalonym zakresie, w tym własny budżet produkcyjny.

• Pracę przy kadrze narodowej oraz przy wydarzeniach, które ogląda cała Polska.

• Rosnący zakres i rosnące wynagrodzenie wraz z rozwojem zespołu i kalendarza najbliższych lat.

• Możliwość udziału w szkoleniach wewnętrznych podnoszących umiejętności i kwalifikacje

• Dofinansowanie do karty Multisport

• Pakiet medyczny Luxmed

• Możliwość okazjonalnej pracy zdalnej

PROCES REKRUTACJI

1. Analiza CV
Nasz zespół rekrutacyjny dokładnie analizuje wszystkie otrzymane aplikacje, aby wyłonić kandydatów najlepiej dopasowanych do wymagań danego stanowiska. Proces ten może potrwać do 14 dni roboczych .Je śli w tym czasie nie skontaktujemy się z Tobą, będzie to oznaczać, że tym razem nie możemy zaprosić Cię do kolejnych etapów rekrutacji.

2. Rozmowa kwalifikacyjna
Wybrane osoby zapraszamy na rozmowę – w formie online lub stacjonarnej – podczas której porozmawiamy szczegółowo o doświadczeniu, kwalifikacjach i wzajemnych oczekiwaniach.

3. Dodatkowe etapy (opcjonalnie)

W zależności od stanowiska, może pojawić się prośba o wykonanie krótkiego zadania praktycznego lub udział w teście kompetencyjnym.

4. Informacja zwrotna
Każdemu Kandydatowi, z którym prowadzimy rozmowy, przekazujemy informację zwrotną.

5. Oferta pracy
Osobie lub osobom, które pozytywnie przejdą wszystkie etapy, przedstawiamy ofertę zatrudnienia i ustalamy szczegóły rozpoczęcia współpracy.